淺談縣級公安機關檔案信息化管理

王雙

縣級公安機關檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩定中發揮了重要作用。隨著經濟社會的發展，公安實戰工作對檔案管理提出了新的要求。加強檔案信息化管理，進一步提升檔案工作服務打擊犯罪、服務社會管理的水平，成為縣級公安機關檔案工作的當務之急。近年來，樂亭縣公安局在上級檔案部門的大力支持與指導下，不斷加強軟硬件投入，增強人員配備，組織開展了檔案數字化加工工作，機關檔案電子目錄、全文數據庫已經全部建成，為公安檔案信息化打下了堅實的基礎。但是，我們也應該看到，對照檔案管理和實戰工作需要，縣級公安機關檔案信息化還存在一些問題，急需在實踐中努力解決。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

（一）信息化意識不強。少數檔案管理員思想觀念守舊，對檔案工作的認識還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于“整理憑經驗、利用提案卷、查閱翻檔案”的工作模式，對學習應用檔案信息化存在畏難情緒，片面認為信息化管理既難學又不可靠，且加大了檔案員的工作量，學習應用檔案信息化知識的積極性不高。

（二）信息化素質不高。多數檔案管理員專業不對口，大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用“復合型”人才不多。

（三）檔案信息化投入不多。多數基層派出所的檔案信息化管理設備相對落后，不能滿足檔案信息化管理需求。

（四）信息化利用不廣。由于缺乏健全、規范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰效能。一是研判少。大多數單位編研成果質量不高，難以充分發揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。二是應用少。有的單位忽視了檔案資料服務實戰的作用，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、產生問題的主要原因

（一）認識上存在誤區。少數單位領導對檔案工作重視不夠，存在“說起來重要、干起來不要”的現象，檔案員政治待遇低，個人發展前途面窄，經濟待遇不高，導致檔案管理人員缺乏工作積極性。

（二）檔案隊伍不固定。受警力不足制約，基層派出所檔案管理人員基本上由內勤兼任且變動頻繁，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調整崗位，難以形成專業性、系統性、穩定性的專門力量。

（三）經費上缺乏保障。公安機關經費緊張是普遍現象，用于檔案收集、整理、保管、信息化應用的資金投入更是杯水車薪，不利于檔案在各項工作中發揮應有的作用。

（四）機制落實不到位。有的單位檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但沒有一個統一的、完整的、系統的、規劃性的機制，管理與服務存在脫節現象。在實際工作中，檔案工作成效在績效考核中比重很少，檔案信息化考核更是少之又少，導致一些制度、規定難以落實到位。

三、加強縣級公安機關檔案信息化管理的幾點淺見

加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執法，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

（一）提高認識，轉變觀念。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等方式，教育檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實提高其工作的主動性。二要穩定檔案隊伍。要挑選一批懂公安業務、懂檔案工作、懂信息化操作技能的民警，充實到檔案隊伍中來，并保持人員相對固定。對表現突出的檔案民警，要在表彰獎勵、提拔使用中優先考慮，提高檔案隊伍的向心力。

（二）加強培訓，提高素質。一要強化專題培訓。要針對檔案信息化管理要求，有針對性地組織檔案管理人員系統學習檔案專業知識、計算機基礎知識、文字處理技術、檔案管理軟件應用，通過專題培訓和實際操作，進一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平。二要強化崗位培訓。要利用集中培訓、不定期考核等方式，組織檔案管理人員加強對檔案業務知識和相關公安業務知識的學習，使檔案管理員做到“懂公安業務、懂檔案工作、懂信息技術”。三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，使檔案人員自覺地進行業務交流、研究，取長補短，拓寬視野，更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。

（三）科學建設，加強保障。一要積極爭取，保障經費到位。檔案信息化建設投入大、效果不直接顯現。檔案部門要積極宣傳檔案利用的成果，爭取領導的重視和支持，將檔案信息化建設經費納入單位財政經費預算之中，加強對資金的合理使用，提高資金的使用效益。二要打破壁壘，保證高度共享。要根據公安實戰工作需要和檔案信息化建設實際，逐步將各業務部門相關檔案信息系統整合進檔案管理應用平臺，實現檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯互通、高度共享，為基層實戰應用提供更大的便利和信息支持。

（四）完善機制，充分利用。一要明確責任。要根據檔案管理的各項要求，制定完善各項管理制度和操作規范，層層明確責任，以此促進檔案信息化管理工作。二要完善制度。要建立一套適應新時期信息化要求的歸檔、保密、備份、查閱以及監督管理方面的制度，確保檔案管理工作的規范有序。三要強化日?？己恕Ｒn案信息化管理與應用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應用情況進行排名和網上通報，其工作成效與年終績效考核、評優、評先掛鉤，以考核調動檔案管理員應用信息化的主動性和積極性。四要提升應用實效。要緊緊圍繞公安中心工作，充分利用警務信息綜合應用平臺和公安檔案管理系統，加強電子文檔、網上信息與紙質文檔一體化管理，全面實現檔案信息的網上著錄、管理和查詢，以充分利用網上檔案信息服務實戰，更好地為公安工作服務。

（作者單位：樂亭縣公安局）