淺談油田檔案信息化建設

余婷婷

伴隨油田二十多年的勘探生產，冀東油田檔案經過長期的積累，館藏的文書、產品、科研、基建、油氣勘探開發等各門類檔案累計達百萬件，在日常的檔案管理活動中如何應用現代信息技術，更好的對檔案信息資源進行處置、管理和為油田各單位生產經營提供服務，實現檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心的轉變是目前油田檔案管理的首要任務，是實現油田現代化檔案管理的前提。

一、健全管理體系，為檔案

信息化工作做好基礎

冀東油田主體是油田公司模式，檔案管理體系較其他油田有所不同，采用的是扁平化一級管理，油田所有檔案的匯交、整理、保管、利用均由油田檔案館承擔。油田歷來重視檔案信息化工作，更在2003年與信息中心合并成立了油田檔案信息中心，將檔案工作納入油田信息“十二五”規劃，應用信息部門的有力技術支撐，使得油田檔案信息化、數字化程度的不斷提高，檔案信息在生產建設中發揮的作用將越來越突出。

二、加強檔案信息收集，做好檔案

信息化基礎工作

在油田的勘探開發和生產經營活動中產生的檔案信息資料是海量的，有紙介質、磁介質、聲像、電子文件、實物等各種載體。總體看，油田檔案信息資源數量浩大，內容豐富。因此，油田早在2000年就應用中油檔案管理系統對館藏全部檔案進行了計算機著錄整理，按卷進行整理，逐件打印粘貼二維條形碼，有電子附件的在系統內進行掛接，內部員工按照權限可以瀏覽檔案目錄，再依據權限進行實體檔案的利用。

2010年3月，油田按照集團公司統一部署，啟用中國石油檔案管理系統1.0，該系統以中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊為依據，在以往系統的基礎上，按照檔案業務流程的不同，對檔案管理工作進行了重新梳理，歸檔執行歸檔范圍確認制與備案審批制，改變了以往檔案部門收集被動的局面，做到了檔案收集有據可依，系統按照手冊中規定的“誰產生誰著錄”的原則，由歸檔人員用離線客戶端進行歸檔，減少了以往檔案人員從頭進行整理的工作。歸檔審核在系統中，歸檔分為兩步執行，由專業人員對歸檔檔案的專業數據進行審查，通過后再交由檔案保管單位檔案人員進行檔案方面的審查，電子條目全部提交后才能再歸檔實體，避免了實體打印印刷錯誤造成的浪費，也解決了異地歸檔來回奔波路途和時間上的浪費，極大的提高了工作效率。

2011年7月油田又堅持開展館藏歷史檔案的數字化工作，堅持“整體規劃、分步實施、以需促建、突出利用”原則，有計劃、有重點、有步驟地推進原始地質資料數字化工作。目前，已完成原始地質資料50697件數字化工作。將在 “十二五”末完成館藏80%的數字化任務。通過對歷史檔案的采集、掃描、編輯與合成，館藏檔案中的千余口的單井資料，包括每口井的鉆井、完井、測井、錄井、試油、試采、井下作業、分析化驗等原始與成果資料，最終在檔案管理系統中實現了集成發布，內部員工可以依據權限瀏覽與下載，促進了勘探開發檔案資料以信息化與數字化為手段，全面支持油田的勘探開發工作，提升了勘探開發單井檔案的價值與效果，大大縮短了生產科研任務收集資料與利用資料的進程。

三、深化檔案信息利用，提升檔案

信息資源價值

以油田館藏的勘探開發檔案為例，勘探開發綜合資料包括地質勘探、物理化學勘探、鉆井工程、試油試采、油氣開發等方面的規劃、部署、方案設計、技術總結、研究報告、成果報告等等，大型科研項目產生的資料更多，以往要想參加獲得國家級、省部級、局級等科技獎項，需要組織整理的科研檔案頭緒很多，應用檔案管理系統后，已歸檔的勘探開發的綜合檔案經過整理加上后續的佐證材料，就可以重新使用，極大的節省了科研人員準備材料的時間，提高了研究成效。

在實際工作中，油田由總部集團統籌建立了多個數據系統，例如勘探生產數據庫、物探數據庫、完井報表數據庫等等，這些數據庫需要油田生產方方面面的信息，可是他們都沒有檔案管理的優勢，收集信息費時費力，而油田借助檔案管理系統，再堅持收集入館檔案信息屬性的同時，與其他各系統進行了有效對接，將自存的檔案信息與相關系統有序分享，既使得信息得到了二次利用，又節約了油田在采集數據方面的成本。

對于科研人員，他們再也不必為了查找一個數據，來回奔波借閱大本檔案案卷，只需要在電腦前輕輕一點，按流程申請借閱后，授權下載的數字化優化后清晰的圖件就在系統中被打開，異地的可以按需再打印生成新的圖紙，系統中的全庫檢索，又為不清楚檔案分類的利用人員跨類別檢索檔案提供了方便。科研人員無不感嘆檔案信息化帶來的利用方式的改革，館藏的孤本檔案不再怕反復利用產生折損，大批檔案也不再擔心沉睡館中無人參詳。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）