更新觀念是檔案管理信息化建設的關鍵

李威

檔案信息化是以計算機、網絡、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

一、檔案管理信息化建設的重要意義

檔案管理信息化能夠沖破檔案利用中的種種局限，以現代科技手段和設備為依托，挖掘檔案信息的浩瀚資源，利用檔案信息的網上公開，可以為使用者提供更加豐富的館藏檔案以及現行的相關文件，從而提高檔案服務的便捷性和及時性，使檔案管理部門開放化，在檔案保管以及利用方面實現檔案信息資源的合理配置，為社會提供更加高效優質的服務。

二、檔案管理信息化建設工作中存在的問題

（一）缺乏統一的標準體系

檔案信息化管理中缺乏詳細統一的標準，制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容系統性、配套性存在欠缺，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

（二）重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。常見一些信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，導致信息化的應用成果不明顯。

（三）人員知識結構“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員卻僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少，成為制約檔案信息化建設的內在因素。

（四）檔案管理信息化經費缺乏

硬件設備的配備需要很大的經費投入，設備的后期維護成本也會較高，所以如果沒有較大的資金投入保障，設備配備緊張，高效快捷的檔案信息化管理就無從談起。

三、加快檔案管理信息化建設的建議

（一）加快檔案信息標準規范化建設步伐

所謂檔案信息化的標準規范主要是指：管理標準規范、業務標準規范和技術標準規范。標準規范既是檔案信息化建設的“行業法規”，又是衡量檔案管理工作水平的一個重要標志。自上而下地組織制定標準規范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設涵蓋技術、法制、體制、機制問題，須從政府和國家層面入手，協調和解決與之相關的問題。另一方面，與傳統的檔案工作相比，檔案信息化建設更加需要講求標準化和規范化，因此自上而下更加需要統籌規劃，以便最終達成高度的信息共享。

（二）提高認識，加大設施投入

檔案管理部門要充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度;引進先進的檔案管理軟件，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

（三）提升檔案管理人員業務水平

檔案信息化建設是以轉變觀念為前提的創新性檔案工作，如果從業人員只習慣于傳統式的手工管理模式，而不肯更新管理觀念的話，即使單位建起了網絡，購買了最新的軟件系統，也不會真正將系統應用起來，致使軟件成為一種擺設。因此優化組合檔案工作者隊伍，應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才，負責檔案信息化管理系統的設計、建設，給檔案信息化建設提供強有力的智力支持。檔案人員必須更新觀念，提高對檔案信息化建設的認識，改進管理模式，自覺學習新的科學技術知識，提高業務素養和技術技能，提高創新素質。從業人員能力的提高要與時代發展同步。應建立健全激勵機制，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質，讓那些理念先進、業務精通、技術熟練的檔案工作者從事檔案管理工作，為檔案事業心甘情愿地奉獻出他們的聰明才智。

檔案現代信息化建設，不僅需要從業人員的努力，更需要上級檔案業務部門的栽培，上級檔案部門應在過去的單純的檔案知識培訓的基礎上，舉辦檔案現代化信息化知識培訓班，并建立強化學習制度，規定各單位落實人員參加學習，為各單位檔案現代信息化建設提供技術支持，保障檔案現代信息化建設對人才的需求。

（四）切實保障對檔案現代信息化建設的投入

檔案現代信息化建設需要投入必要的資金，網絡化檔案管理信息系統涉及到服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容，即購買軟件，也要購買其它必須的服務設備。所以，政府財政部門要盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給檔案現代化信息化建設提供充足的資金保障。

總之，檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌，同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業務管理部門的共同努力，只有大家齊心協力，檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。

（作者單位：唐山市路南區檔案局）