企業檔案管理信息化研究

韓雪

改革開放以來，我國的企業數量和種類愈來愈多，而在信息技術迅速發展的今天，企業檔案管理的建設與研究對企業來說至關重要。企業的檔案信息是對企業現階段發展狀況的記錄，為企業未來發展提供準確、可靠的信息儲備資源，為企業提供適應社會發展的新方向。隨著檔案建設的逐步展開，人們漸漸意識到檔案管理的重要性，對于檔案信息管理部門而言，單純依靠舊有模式很難做到科學管理。有些公司已經進行的公司檔案網站與數字信息查詢系統的建設，讓檔案管理成為信息化建設的重要組成部分，是值得我們學習和借鑒的。

一、企業檔案管理信息化發展優勢

隨著全球信息化的不斷發展，數據的儲存和處理不斷向又快又準的方向發展。在黨的工作報告中明確指出，要把信息化作為我國在新世紀的重要戰略舉措，把信息化管理放在重要位置，信息化是繼工業化和現代化后一個很重要的發展方向。以下給出的企業檔案信息化發展的幾大優勢具體說明信息化工程在企業內部檔案管理中的重要作用。

1.容量大、速度快

企業檔案信息化管理的最大特點就是容量大、速度快。傳統檔案管理需要檔案管理人員編制相關目錄，再從目錄中查找具體信息存放位置，需要消耗大量人力資源和時間進行記錄和查詢，費時費力。而用計算機進行信息化的處理，能夠保證信息的質量、安全和速度。隨著網絡的發展，企業內部有需要的員工，可經申請自行在網上查找相關內容，真正實現企業資源內部共享。

其次，計算機的大容量為信息載體的形式提供了很大空間，隨著掃描技術、光盤技術、微縮技術的發展，信息儲存的數量和密度比傳統方式大大提高。它改變了過去以紙質文件為主的方式，附加相應的圖形、聲音、動畫、視頻等方式，讓電子文檔更方便工作需要。

2.提高人力資本的利用率

企業采用先進的計算機檔案管理技術不僅可以減少人員設置，精簡人員配備，合理利用有限資源，提高人力資本利用率，提高辦公效率，還可以把檔案管理人員從原來的打字、錄入、保管這類簡單的體力勞動中解放出來，轉變為檔案的收集、分析、整合工作。讓他們保持與企業信息發展的同步，提高崗位技能需求，使他們適應企業發展的需要，提高工作效率，提升企業人才素質水平。

二、企業檔案管理信息化方式

1.建立健全相關規章制度

企業應針對公司特有的經濟、文化、社會需要來制定檔案管理信息化的具體規章制度，做好企業檔案管理的第一步。同時，加強檔案利用的審批制度，加強進入系統內部的人員審核，保證檔案內容的安全完整，保證公司檔案的保密性。切實將公司檔案建設納入科學發展軌道，保證電子資源格式的統一規范，便于長期可讀。

2.建立良好的檔案服務體系

公司應強化檔案管理人員信息服務意識，利用網絡等信息平臺，主動開發和維護公司檔案資源，主動了解公司的生產經營狀況，了解普通員工對檔案信息的需求，主動提供檔案服務，注重檔案信息總結預測性，為公司長期科學發展提供堅實后盾。

3.構建公司檔案信息數據庫

隨著社會數字化、信息化、網絡化建設不斷深入，公司必須建立相關檔案數據庫方便公司數據的匯總、歸納和利用。同時，為了保證檔案信息的高度保密性，避免公司信息流失和盜用，必須針對電子信息查閱的特點和存在漏洞進行管理，控制不安全因素。在系統硬件管理方面，層次分明、角色固定，并設置相關密碼，保證數據庫的安全。

4.完善檔案管理信息化與整個企業管理信息化的對接

檔案管理信息化是企業管理信息化的一個重要組成部分，檔案管理信息化應該要適應企業管理信息化的需要，注重整體利用價值，避免孤立設計實施。要重視企業綜合效率，向企業未來發展有利方向方面建立，在滿足基本檔案管理信息化需要的同時，顧大局，重發展，保持為企業服務的核心，實現檔案管理信息化與整個企業管理信息化的對接。

三、企業檔案管理信息化漏洞分析與對策

1.忽視檔案管理人員培訓教育

檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，這對檔案管理人員的素質有很高要求。面對社會日新月異的今天，要想滿足企業的發展需要，必須要加強檔案工作人員的培訓。現代檔案管理的核心是計算機信息化的處理和應用，所以為保證公司經濟業務完整詳細的記錄，檔案工作人員必須要學會利用現代化的檔案管理手段，了解計算機的電子文件歸檔和管理，這對檔案管理和整個公司的發展大有裨益。在熟練進行電子設備操作的同時，要掌握信息維護工作，提高業務素質，把檔案管理信息化變成促進公司綜合發展的新平臺。

2.公司檔案管理信息化投入與產出性價比不高，盲目性大

有些公司由于過度重視企業的檔案信息化進程而忽視了資金消耗和產出價值的對比，出現了很多企業檔案管理信息化盲目建設現象。檔案管理信息化是在公司發展到一定階段大量檔案信息無法及時做出整理的情況下，用計算機處理檔案管理工作優勢明顯時，才需要引進的項目。

3.忽視檔案信息的安全保障工作

檔案管理信息化的目的就是為了能更好的利用檔案信息開展工作，但是企業管理者在重視檔案管理利用的同時很可能忽視了檔案信息的保密工作。檔案的信息安全包括檔案信息儲存實體的安全和檔案利用流轉過程中的安全，前者的安全大多數企業都能很好的控制，但如何在信息流轉的過程中控制檔案的保密工作，如何確保檔案信息的穩定性和安全性是每個公司都要考慮的問題。

總的來說，企業檔案信息化是企業發展壯大過程中的一把利劍，運用得當定能為企業創造最大的利益。

（作者單位：開灤能源化工股份有限公司范各莊礦業分公司）