興隆礦業(yè)公司檔案信息化管理工作

白亮

承德興隆礦業(yè)有限責(zé)任公司的檔案管理部門，其前身為興隆礦務(wù)局檔案室，成立于1960年，自此開(kāi)始實(shí)施文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理;2002年和2006年分別增加了土地檔案和人事檔案管理。自2009年以來(lái)，在開(kāi)灤集團(tuán)檔案館直接指導(dǎo)下，興隆礦業(yè)公司檔案室開(kāi)始了全方位的針對(duì)所有室藏門類檔案的信息化建設(shè)與利用工作。

一、初步實(shí)現(xiàn)了各門類室藏檔案的電子檢索。興隆礦業(yè)公司，已走過(guò)了五十多個(gè)不平凡的春夏秋冬，形成了大量室藏檔案，這些各門類檔案既記錄著興隆礦業(yè)公司自身企業(yè)發(fā)展歷程，同時(shí)也是不同時(shí)期國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)個(gè)體真實(shí)寫(xiě)照，乃至于是整個(gè)鷹手營(yíng)子礦區(qū)這座城市從無(wú)到有的歷史鑒證。在改制前，興隆礦業(yè)公司在檔案利用環(huán)節(jié)，大量工作時(shí)間都耗費(fèi)在檔案查找階段。在檔案利用時(shí)：借閱人首先要登記，然后需要檔案管理人員根據(jù)紙質(zhì)檢索目錄，在浩如煙海的檔案中查找，這個(gè)過(guò)程中還有可能造成原始檔案損壞，從而給查閱人員及檔案管理者帶來(lái)諸多不便。

在企業(yè)全面劃歸開(kāi)灤集團(tuán)后，根據(jù)上級(jí)檔案管理部門的指導(dǎo)，興隆礦業(yè)公司著力解決了檔案的電子檢索問(wèn)題，截止到2014年11月，興隆礦業(yè)公司檔案室共計(jì)著錄室藏的文書(shū)、科技、聲像、土地、會(huì)計(jì)、資料、實(shí)物、人事等8個(gè)門類檔案的電子檢索目錄57000余條，初步實(shí)現(xiàn)了檔案利用環(huán)節(jié)從“手工查找”到“電子檢索”的檔案信息化管理過(guò)度工作。

二、信息化的初步運(yùn)用，改變了興隆礦業(yè)公司檔案管理工作總體水平。一方面，信息化提高了興隆礦業(yè)公司檔案工作各環(huán)節(jié)效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入，便可以被檔案工作各環(huán)節(jié)多次利用;錄入的數(shù)據(jù)，還能實(shí)現(xiàn)用統(tǒng)一格式，迅捷地打印出相關(guān)文件單據(jù)、匯總表及檔案的各種背脊、封面，案卷目錄、文件目錄和備考表等;也能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息，將需要的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，從而快速形成所需報(bào)表等操作。另一方面，提高了檔案管理人員工作效率。興隆礦業(yè)公司在檔案管理工作中，通過(guò)充分運(yùn)用電子檢索等操作，無(wú)論在時(shí)間還是空間上，都讓檔案管理工作顯得更為方便、簡(jiǎn)捷。借助計(jì)算機(jī)軟件提供多種查詢操作：管理人員也可以實(shí)現(xiàn)從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，大大縮短檔案利用時(shí)間。檔案工作融入了現(xiàn)代信息技術(shù)后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以有更多時(shí)間從事檔案收集和編研工作，極大提高檔案管理部門整體工作效率。

三、進(jìn)一步降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。興隆礦業(yè)公司在并入開(kāi)灤集團(tuán)后，謀劃了“一主兩翼”企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展戰(zhàn)略，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)提出了“提質(zhì)、降本、增效”目標(biāo)。信息化成為興隆礦業(yè)公司，實(shí)現(xiàn)這些理念重要橋梁。而檔案管理工作，作為企業(yè)重要組成部分，便捷、迅速的檔案信息化管理工作，能更好服務(wù)于企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展全進(jìn)程理念，已被越來(lái)越多興隆礦業(yè)公司各部門所接受。目前，興隆礦業(yè)公司初步形成了依托開(kāi)灤集團(tuán)OA電子辦公系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了文檔創(chuàng)建與管理的一體化流程，電子文件經(jīng)過(guò)起草、傳閱、審核、會(huì)簽等虛擬流程，自動(dòng)將電子文件完成歸檔收集，初步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，網(wǎng)上借閱等便捷操作，不僅提高了企業(yè)自身運(yùn)行效率，還進(jìn)一步降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，從而將檔案管理與企業(yè)發(fā)展進(jìn)行“無(wú)縫隙”鏈接，初步實(shí)現(xiàn)了檔案工作要更好的服務(wù)于企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的管理理念。

在行業(yè)發(fā)展動(dòng)力不足大背景下，興隆礦業(yè)公司檔案信息化管理工作，還面臨著許多困難和問(wèn)題。

一、專業(yè)人員不足。興隆礦業(yè)公司若要全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理，就需要大量現(xiàn)代檔案管理專業(yè)人才。而現(xiàn)代檔案管理人員，不僅要掌握計(jì)算數(shù)據(jù)管理技術(shù)，還要熟悉檔案專業(yè)知識(shí)以及敏銳發(fā)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，還需要付出大量的前期布局和后期維護(hù)等專業(yè)性操作，而檔案管理崗位所特有的枯燥性和繁瑣性的特質(zhì)，確實(shí)與當(dāng)今社會(huì)主流的快餐式生活理念格格不入，再加之興隆礦業(yè)公司檔案管理崗位與絕大多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案崗位有著類似的缺乏刺激性工資激勵(lì)機(jī)制，使得興隆礦業(yè)公司的檔案管理崗位，對(duì)于高素質(zhì)專業(yè)人員缺乏足夠吸引力，而且檔案管理人員流動(dòng)性相對(duì)較大，從而制約著企業(yè)自身檔案信息化管理進(jìn)一步升級(jí)。

二、檔案信息化管理水準(zhǔn)還需提高。在電子數(shù)據(jù)安全性和保密性管理方面還要細(xì)化，興隆礦業(yè)公司檔案室現(xiàn)已擁有幾萬(wàn)條機(jī)讀目錄， 但還未完成按照安全性原則進(jìn)行的檔案電子目錄分類保管工作。"開(kāi)放"目錄與"控制"目錄數(shù)據(jù)混合存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有的在檔案信息著錄項(xiàng)目中沒(méi)有"控制"環(huán)節(jié)，把原始目錄數(shù)據(jù)直接提供檢索利用，機(jī)讀信息容易泄露。

三、檔案信息化管理還欠缺諸多軟硬件設(shè)備。目前，還沒(méi)有配備專業(yè)檔案管理軟件，難以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的檔案信息化進(jìn)一步升級(jí)需求。面對(duì)不同門類室藏檔案的信息化管理，也沒(méi)有配備相關(guān)專業(yè)設(shè)備，如管理音頻、視頻等多媒體檔案所需的高畫(huà)質(zhì)相機(jī)（如單反相機(jī)，要求附帶攝錄相功能，大容量存儲(chǔ)卡）、錄音機(jī)（筆）等。

（作者單位：開(kāi)灤集團(tuán)承德興隆礦業(yè)公司）