檔案信息化管理中存在的幾個問題

方國玲

隨著檔案規模的擴大，檔案信息量劇增，傳統的手工管理己不能適應和滿足檔案發展的需要。建立檔案信息網，將檔案的實體管理上升為檔案信息化、網絡化管理，對檔案信息的使用真正做到方便、準確、快捷，提高工作效率，滿足工作需求。在今天，信息化已成為當今社會發展的一個標志，隨著信息社會的到來，信息技術在社會發展中扮演了越來越重要的角色。檔案建設的重心也隨著向信息化轉移，檔案現代化管理和信息化建設，是檔案工作發展的必然趨勢。何為檔案信息化，首先了解什么是檔案信息化及其優缺點，才能了解其現在面臨的問題，進而找到解決的對策和方法。

什么是檔案信息化。所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現代化水平。

檔案信息化的優勢。傳統的手工管理，檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。如果實行信息化后，檔案管理只需一次錄入可以多次利用;數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便的打印出相關的收發文單據、匯總表;可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。

傳統的檢索方式是檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

傳統的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

雖然檔案信息有這樣多的優點，但也存在很多問題。對檔案管理整體工作而言，檔案進行信息化管理屬于一種新的管理方式，在管理的過程中難免會走彎路。本文針對當前檔案信息化管理中存在的若干問題，提出自己的幾點看法。

1.增強檔案信息化利大于弊的思想意識。一些檔案管理工作者由于自身工作經歷、年齡層次和文化程度的差異，在一定程度上存在墨守成規、因循守舊的思想。具體表現為一些人認為信息化屬于高投入、低產出的事物;紙質檔案在數字化傳輸過程中容易受到破壞;檔案信息化管理中進行網上信息傳輸時，機器設備容易出現故障，檔案的安全得不到保障等。

檔案信息化在信息量和信息傳輸速度等方面的優勢是紙質檔案無法企及的，但檔案信息化的缺點是受人員和設備的影響比較大。在目前現有的信息技術和經濟條件下，電子檔案還不能完全取代紙質檔案，這兩種方式必須在一段很長的時間內并存并且相互支持，以實現電子檔案和紙質檔案并存的“雙套制”。

2.檔案信息化應該區別于數字化和網絡化。很多人將檔案信息化和檔案數字化、網絡化的概念相互混淆，這是很不對的，這也是沒有弄清檔案信息化建設的實質，沒有理解檔案信息化是一項系統的、有規劃的建設。檔案信息化的建設目標應該將信息資源建設作為核心，將電子信息管理作為重點內容，保障電子文件信息的真實性、完整性和安全性。同時以互聯網作為信息基礎，加快檔案信息資源數據庫的建設步伐，對檔案電子文件進行數據庫建設，實現對電子文件的有效管理和實時利用，并且實現檔案信息的數字化和檔案信息管理的網絡化。

3.檔案信息化應該注重適用性和有效性。檔案信息化建設應該注重適用性和有效性的原則，建設過程中突出重點，并且以點帶面地進行各項信息建設工作。從實際出發注重建設的時效性，在追求投資效益的同時也不能搞形式主義。加強對各項建設工作的統籌兼顧，做到重點突出、循序漸進。檔案信息化建設的總體目標應該具有一定的高度，但在實際建設過程中應該分階段實施，按照適用性和有效性的原則有步驟的進行建設。檔案信息建設過程中不能盲目追求系統的完整性，或者是缺乏對檔案信息化建設復雜性的估計，導致預期目標不符合實際，可能出現后期投入經費不足、建設時間無法保障等問題，甚至讓已有的投入付之東流，帶來巨大的人力、財力損失。檔案信息化建設應該以基礎業務為依托，并且和基礎性業務相互協調、相互兼顧，兩者之間取長補短，以保障信息化建設能夠發揮最大的功能和效益。

如何實現檔案管理的信息化。筆者認為：

一是加快硬件設施建設。實現裝備和技術的現代化， 要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息數字化處理步伐。

二是要統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

三是要建設復合型的管理隊伍，提高管理人員工作技能。檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

（作者單位：住建局釣魚臺房管所）