燃氣公司檔案的信息化建設

倪志強

現(xiàn)代企業(yè)要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化、體系化管理，必須建立科學的檔案管理制度體系。制定適應現(xiàn)代燃氣企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度體系，是保證檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展和管理水平提高的必然選擇。今年以來，筆者所在市燃氣集團應市檔案局要求認真貫徹《河北省企業(yè)檔案工作目標管理認定辦法》，努力提高企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化水平，并在檔案的信息化建設方面進行了探索和實踐。本文結合燃氣集團檔案信息化建設的實踐對燃氣檔案信息化建設提出一些探索性研究。

一、燃氣公司的檔案信息化管理概述

1978年成立至今，燃氣集團已經(jīng)發(fā)展建立起現(xiàn)代企業(yè)管理制度平臺。回顧燃氣事業(yè)發(fā)展史，檔案記錄已成為歷史的見證。如何科學有效的管理這些珍貴的資料，成為燃氣集團檔案管理者一直探索和追求的事業(yè)。集團公司先后制定《燃氣集團檔案管理制度》及《技術檔案管理制度》等相關制度確保燃氣集團檔案工作的開展。今年以來，為貫徹落實市檔案局3A級認定標準，集團公司購置檔案密集架、計算機、服務器等設施、設備，投資建立地理信息系統(tǒng)，為達到要求標準而努力。現(xiàn)今燃氣集團科學的檔案管理制度將更好地為適應未來燃氣事業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

二、日常檔案管理的信息化建設

檔案工作信息化是當今發(fā)展的大趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在很多弊端和不足。例如，因年代久遠，一些檔案在利用時因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，需要大量的人力和時間去尋找文件。使用計算機檔案管理后，由于計算機的運算速度快，儲存空間大，計算精度高，可以及時給檔案管理人員準確、全面、快速的查找相關文件和有關數(shù)據(jù)。同時計算機管理檔案有利于材料的完整保存，延長了檔案的壽命，節(jié)省了資源。當然檔案管理工作的信息化也存在一些問題，需要我們探討。

建立高標準檔案信息化管理系統(tǒng)，必須要選擇科學、合理的信息軟件系統(tǒng)。

目前圍繞檔案信息化管理的信息軟件系統(tǒng)繁多，技術水平參差不齊，選擇一套可靠的軟件系統(tǒng)成為檔案信息化系統(tǒng)的關鍵。檔案管理人員應該認真考察，實際操作，選擇符合本企業(yè)檔案信息化管理適應的軟件系統(tǒng)。

（2）強化檔案管理人員的檔案信息化管理意識及管理水平。

檔案管理人員應具備科學化和現(xiàn)代化管理的意識，全面實現(xiàn)檔案信息化管理必須要有高素質(zhì)檔案管理人員。加強檔案管理人員的政治素質(zhì)培訓和業(yè)務素質(zhì)培訓尤為重要。只有在政治素質(zhì)過硬的前提下，檔案管理工作才能做到保密性，只有在業(yè)務素質(zhì)提高的情況下，才能實現(xiàn)檔案管理工作的真實性和完整性。只有做到檔案管理的三個特性，保密性、真實性、和完整性才能真正建設起檔案信息化管理。所以現(xiàn)代檔案管理需要學習《檔案法》和檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息管理技術，懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

（3）檔案信息系統(tǒng)的維護。

檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進行更新和維護，要使檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護才能順利進行。信息錄入要準確，只有準確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護才會有意義。培養(yǎng)時時更新意識，要派專門管檔人員及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和核準。只有做到這些，保證了人員信息的真實性和準確性，同時為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，對電子檔案的存儲設備及軟件應進行專人的定期維護和升級。

三、具有燃氣特色的檔案管理工作

去年年底燃氣集團為提升管網(wǎng)安全及檔案管理水平投資建設了地理信息系統(tǒng)，用于日常管線的管理工作。地理信息系統(tǒng)（簡稱GIS系統(tǒng)）是一種近30年才慢慢發(fā)展起來的一種新型的計算機軟件系統(tǒng)。它主要是將地理或空間數(shù)據(jù)信息與其屬性信息結合起來，實現(xiàn)圖與文字數(shù)據(jù)共同處理的一個軟件系統(tǒng)，在計算機硬件與軟件的支持下，結合實際信息與科學的理論，提供對規(guī)劃、管理、決策和研究所需的重要的信息。通過地理信息系統(tǒng)，我公司可以直觀的查看管線的屬性信息，了解管線的所在道路、管線類型、管徑壁厚、修建年代等。簡化了以往管網(wǎng)檔案信息查詢的流程，為燃氣集團管網(wǎng)的安全運行起到保障作用。

地理信息的檔案管理的優(yōu)點在與能夠方便靈活的查詢圖形與屬性數(shù)據(jù)信息，并能快捷的檢索設備、燃氣管線資料的空間信息以及運行狀態(tài);能夠根據(jù)圖形查詢并定位任何一個位置的管網(wǎng)設施;具有完善的管網(wǎng)維護功能，充分滿足管網(wǎng)數(shù)據(jù)的動態(tài)維護的需要;為燃氣管網(wǎng)檔案管理的現(xiàn)代化以及燃氣管網(wǎng)生命周期管理奠定了堅實的基礎。

四、總結

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域。因此充分利用計算機功能，不僅能提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力、物力。然而檔案信息化建設依然是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作。檔案工作從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉變，如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。在開發(fā)過程中檔案工作者應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越。

（作者單位：唐山市燃氣集團有限公司）