法院檔案信息化中應重視的幾個問題

解冰 李瑩

隨著司法公開大力推進，法院信息化建設得到前所未有的重視，審判流程公開、裁判文書公開、執行信息公開三大平臺建設迅速發展。檔案信息化作為法院信息化建設的重要部分，被提上了議事日程。去年，省高院兩次發文，要求兩級法院盡快完成庫藏檔案數字化掃描工作，以便更好地提供利用服務。筆者結合訴訟檔案信息化工作實際，淺談幾點認識，希望對同仁有所幫助。

一、數字化掃描方式

訴訟檔案是人民法院的專業檔案，也是法院檔案中量最多的一類，約占庫藏量的90%。訴訟檔案數字化，主要有外包和自行掃描兩種方式。

外包掃描的特點：一是管理嚴、效率高。專業掃描公司對數字化人員有著一套嚴格的管理制度，如保密制度、安全措施、質量控制制度等，根據任務量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發揮;二是圖像質量高。掃描人員熟悉各項數字化質量標準，能夠迅速地通過去污、去雜質、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標準;三是員工水平高。專業掃描人員經過保密知識、檔案知識的培訓，在工作中磨練了技能，操作水平較高;四是成本高。外包掃描按頁數和著錄數量計費，以本市為例，案件最少的基層法院全部掃描下來也得需要近兩百萬的經費，如此大的支出，一般單位難以承受。

自行掃描的特點：一是經費投入少。僅需支出人工工資和購置掃描設備經費，比較容易實現。二是安全性、保密性高。由于是本單位員工，對檔案的安全和保密有較好的覺悟，無需過多擔心檔案泄秘問題。三是質量不高。本單位員工沒有受過專業的檔案數字化培訓和訓練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數據丟三落四、錯誤百出。四是效率較低。本單位員工實行固定工資制，沒有工作積極性，干多干少一個樣，干好干壞一個樣，工作效率自然不高。

綜上，鑒于訴訟檔案基數大、增幅快、專業要求高，加之法院活多人少、工作量大，筆者建議采用數字化外包的形式，由有資質、懂業務、高效率的專業公司進行數字化加工，更有利于訴訟檔案數字化工作迅速高效完成。

二、檔案部門角色定位

現實工作中，由于檔案部門級別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，由其他部門插手、指揮，甚至全權負責，檔案部門的力量微乎其微，不能起到對檔案信息化的規范作用。

2012年最高人民法院和國家檔案局聯合印發《人民法院檔案工作規定》，其中第十條規定，人民法院檔案機構負責本院檔案信息化工作，開展檔案網絡化服務。這就給法院檔案部門做了角色定位，它總體負責檔案信息化工作，負責全程管理電子訴訟檔案，負責歷史檔案數字化處理，技術部門提供技術支持。明確了檔案部門在檔案信息化中的主導作用，其他部門輔助配合，有利于檔案信息化工作正確開展。

2014年國家檔案局印發《檔案數字化外包安全管理規范》，第二部分對檔案部門的管理職責和內容做了詳細規定，進一步細化了檔案部門的角色定位，進一步將檔案部門在數字化外包中的關鍵作用明確出來。其中2.2-2.4中規定，檔案部門在檔案數字化招標中要提出有關安全管理要求和技術指標，協助制定招標文件，審定合同，對檔案數字化服務機構進行資質、業績、人員、軟件等方面考察。明確檔案部門在數字化招標中要起到配合，監督作用，從源頭上保證了訴訟檔案數字化的質量。

三、數字化質量的把控

確定數字化外包掃描公司后，檔案部門要進行掃描加工場地的準備，配備必要的設施設備，進行入場前的登記備案。同時要制定各項規章制度，如安全保密制度、人員管理制度、掃描加工設備管理制度等，對數字化全過程進行制度管理。掃描過程中還要派專人負責現場檢查和指導，監督檢查掃描場所安全、工作紀律情況，指導訴訟檔案在掃描、著錄、掛接、裝訂中出現的各種問題。

檔案部門在整個數字化過程中要嚴把質量，緊盯加工方的各道工序，確保檔案數字化成果符合標準要求。筆者認為在質量的把控方面有如下幾點需要格外注意：

（一）圖像質量

大部分數字化外包掃描公司對掃描的圖像僅進行簡單的糾偏、裁邊處理，改變了圖像大小，打印出來十分不美觀。按國家檔案局的要求，技術人員需要對掃描影像進行去底色、去雜質、去污、去黑邊、糾偏、居中等操作，才符合相關質量標準。去黑邊、去黑點不是對圖像進行簡單的裁邊，而是在不改變圖像大小的前提下，將這些雜質去除。去底色是將掃描圖像的灰底去掉，變為純白。糾偏處理，同樣是在不改變圖像大小的前提下，對歪斜、反向、位置偏移的圖像要進行糾偏、正向、居中處理，使每張圖像的歪斜度不得超過1度。對掃描出來顏色較淺或較深、不易看清的圖像，要進行調深或調淺處理，使之達到比原件更易辨識的效果，保證圖像清晰美觀，打印出來能夠正常利用。

（二）著錄質量

訴訟檔案著錄項目較多，主要有當事人信息、案件受理信息、結案信息和歸檔信息等。數字化外包公司員工在信息著錄時，經常因不了解訴訟程序而錄錯相關內容。如將當事人名稱錄錯為同音、同義字，將訴訟主體稱謂錄錯，將案號和檔號弄錯。此時，經驗豐富的檔案管理員要緊盯現場，進行詳細指導。一般來說，對于當事人信息，如果出現前后不一致的情況，以最后出具的正式裁判文書為準，判決書會載明訴訟主體稱謂和名稱。承辦法官應以副卷裁判文書簽發稿上的擬稿人為準。案卷號、檔號除了要看裁判文書之外，還要看案卷封面的手寫登記信息。

信息著錄是開展訴訟檔案利用的關鍵，其中的每一項信息都很重要，如若出現錯誤，就可能找不到相關檔案，或者給查找訴訟檔案帶來很大麻煩。對于案卷信息，一定要堅持雙著錄，即兩人同時著錄，一致才可以通過核準并保存，不一致則重新著錄。

（三）裝訂質量

訴訟檔案在整理裝訂過程中會出現如下問題：數字化外包公司員工在拆卷、組卷時，沒有認真核實材料，造成順序錯誤或出現張冠李戴的情況;因案卷材料大小不一，沒有加襯，在裝訂后出現調頁的現象;因沒有對較大的圖紙進行正確的折疊，造成無法翻閱利用等。

在檔案整理方面，必須確保案卷材料的一致性，必須確保順序正確、折疊合規。在檔案裝訂時，要采用三孔一線的方式進行，卷內材料右齊下齊，長度以180mm為宜，盡量在原孔上進行，盡量用線裝（尤其是2000年以前的檔案），線要緊，結要結實。加工方要對訂卷質量負責，不得出現掉頁、錯訂等問題，檔案部門要進行抽查，如若發現有裝訂問題概不接收，加工方要進行全面自查，直到沒有裝訂錯誤為止。

（四）掛接質量

數據的掛接主要是數據關聯和數據入庫。由于掃描的圖像過多，在掛接中很容易出現錯掛、漏掛的現象，導致無法在利用電子檔案時迅速查找相關內容，從而降低工作效率及電子檔案利用率。主要錯誤體現在兩方面：一是案卷圖像與內容掛接錯誤，即把1號檔案數字圖像掛接到了2號檔案里，圖像內容與案卷信息不符;二是一個案卷內數字圖像與卷內目錄不符，如裁判文書掛接到了送達證項內。

必須認真將圖片與目錄一一對應，將卷內目錄內容和掃描圖像對應，實現檔案目錄數據庫與圖像文件的連接，實現檔案數據與原有系統的無縫鏈接，數據掛接合格率要達到100%。

四、訴訟檔案網絡應用

在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內部因審判工作需要在上下級、同級法院之間調閱，檢察院、紀檢、監獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調閱、查閱、借閱量非常大，以本院為例，每年需接待近1000人次的利用，工作量很大。訴訟檔案全部數字化以后，這項工作就變得簡單且易于操作，只需輕點鼠標，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫房找卷，不用擔心訴訟檔案借出總不歸還，不用天天在復印機旁勞累、受污染。具體有以下方面：

（一）內部調閱卷

訴訟檔案全部數字化后，三級法院便可以開展系統網內調卷，不再郵寄紙質卷宗。這節省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調閱不退、丟失的風險。

本院內部調卷，主要包括主審法官本人、本業務庭、其他業務庭等的審判、審查業務工作需要調閱。全部數字化后，法官只要在局域網內提交調卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無需審批），經所在庭、室、處領導和檔案部門同意后，就可以直接在計算機上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

（二）對外查閱

對外查閱需設立電子閱檔室，根據實際情況配備適當數量的計算機和打印機，安裝適合當事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當事人利用。訴訟檔案管理軟件當事人客戶端，建議只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經檔案管理員特別授權才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷利用時只能瀏覽，不得隨意進行下載和打印，確有需要的要進行申請，由檔案管理員來完成。同時還要注意計算機的安全管理，不得插U盤，要設置重啟恢復程序，不得進行查詢瀏覽外的其他操作等等，確保設備和數據安全。

（作者單位：唐山市中級人民法院 ）