淺談武警檔案信息化的建設發(fā)展

吳拔亞

隨著武警部隊現(xiàn)代化建設的深入推進和使命任務的不斷拓展，部隊多樣化任務更加頻繁，內容豐富、形式多樣的軍事實踐活動，既拓展了檔案工作的職能范圍，也提出新的更高要求。近年來，武警部隊檔案事業(yè)雖取得了長足進步和發(fā)展，較好地發(fā)揮了服務中心、保障中心的職能作用，但與部隊現(xiàn)代化建設和加強軍事能力建設的要求還有一定差距。

一、檔案信息化建設的發(fā)展趨勢

隨著電子技術的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息化建設是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

二、武警檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀

我們武警部隊組建時間短，檔案工作起步較晚，各級武警部隊機關檔案意識普遍不是很強，不注重文件資料的收集歸檔，造成檔案資源積累相對較少;二是基礎建設水平不高，庫室不達標、保管條件差的問題還沒有根本解決，管理不規(guī)范、收集不齊全的現(xiàn)象還比較普遍;三是工作發(fā)展不夠平衡，單位之間、警種之間還存在較大差距;四是人才隊伍還有待進一步加強，整體素質能力不高、人員不懂不會問題還不同程度存在。隨著部隊的發(fā)展，遂行多樣化任務更加頻繁，形式多樣的軍事實踐活動對檔案工作提出了更高的要求。一方面，建檔管檔的領域更加廣泛，由傳統(tǒng)的執(zhí)勤處突等中心工作，擴大到了反恐維穩(wěn)、搶險救援、海關執(zhí)勤等遂行多樣化任務，檔案主體由過去的首長呈批件、紅頭文件等文書檔案，擴展到了照片、聲像、實物、電子等多元化檔案;另一方面，服務利用的要求更加多樣，由傳統(tǒng)的編史修志、借鑒查考等服務保障，延伸到了為首長決策、重大任務等提供信息支撐，為官兵維護合法權益提供咨詢服務。然而，我們有的學員并不能正確的理解檔案事業(yè)的重要性，反而覺得本專業(yè)沒什么作用，沒有個人發(fā)展前景，想的更多的是個人以后的前途，常常抱怨所學的知識退伍后就沒用了，認為檔案在現(xiàn)實生活中實際意義不大，干不成什么大事，因此，在學習上就沒了興趣和激情，甚至是放棄不學。

三、武警檔案信息化的建設發(fā)展

信息化已成為當今社會發(fā)展和軍事變革的大趨勢，信息技術的不斷發(fā)展和廣泛應用，對部隊檔案工作產生了深刻影響。一是管理對象由單一的紙質文件，發(fā)展為紙質與光盤、磁介質、電子文件并重，載體形態(tài)多元，對文件的真實性、完整性、可靠性、安全性、保密性要求更高;二是管理手段由單一的手工方式，發(fā)展為手工與計算機網絡相結合，數(shù)字化、網絡化、自動化管理成為重要形式，對工作的技術性、專業(yè)性、精確性要求更高;三是開發(fā)利用形式由單一的實體查閱和面對面服務，發(fā)展為信息資源的深度整合和遠程傳遞，智能化檢索、網絡化服務勢在必行，對資源開發(fā)的針對性、及時性、有效性要求更高。這些變化既為我們帶來了新的發(fā)展機遇，也提出了嚴峻挑戰(zhàn)。推進武警檔案信息化建設，應著力把握以下四個方面的問題。

（一）更新觀念，充分認清檔案工作信息化的重要意義。

“信息化要先化人后化物。”檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理信息化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理措施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理信息化的大廈。

（二）提高質量，積極做好檔案信息數(shù)據(jù)的經常性管理

加強檔案信息化建設，要著眼于檔案管理“存儲數(shù)字化、傳輸網絡化、管理自動化、服務利用遠程化”的目標，提高檔案管理信息化水平，更好地服務于各項工作、服務于部隊建設。存儲數(shù)字化是檔案信息化建設的第一個環(huán)節(jié)，也是檔案信息化建設的基礎平臺。要保證信息化建設的質量，存儲的信息必須做到準確、完整。沒有豐富翔實的檔案信息作支撐，沒有經常、細致、認真的維護管理，再完美的系統(tǒng)也沒有實際意義，再先進的設備也不能發(fā)揮其效能。

（三）加強培養(yǎng)，不斷提高檔案管理隊伍綜合素質。

部隊建設，人才為本。加強檔案信息化建設，人才同樣是基礎，是關鍵。當前部隊從事檔案管理人員大多成分較新，流動較快，師、團級單位尤其明顯，檔案業(yè)務方面的專門培訓較少，業(yè)務素質和管理水平得不到提高，精通檔案工作業(yè)務、懂計算機網絡操作、熟悉檔案工作的復合型檔案管理人才匱乏，已經成為制約檔案工作發(fā)展的瓶頸，必須下大力加以解決。

（四）健全制度，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全保密。

加強安全保密是做好檔案信息化管理工作的前提條件。檔案在手工管理時期，各級對保密安全有明確的要求，但在檔案信息化管理中，情況發(fā)生了變化，保密安全形勢顯得更加嚴峻，只靠鐵門、鐵窗、鐵柜已經不能完全保證檔案信息的保密安全了，如果管理措施不嚴密，就容易發(fā)生泄密、黑客攻擊等信息安全方面的問題。

海爾集團總裁張瑞敏有這樣一句話非常值得我們深思：“把每一件簡單的事情都做好就是不簡單;把每一件平凡的事情都做好就是不平凡。”檔案事業(yè)的建設發(fā)展非朝夕之功，也非個人之能，檔案事業(yè)是一項系統(tǒng)工程，我們必須著眼長遠，立足現(xiàn)實，行潛移默化之功，行水滴石穿之效。

（作者單位：武警石家莊士官學校學員十八隊 ）