以培訓(xùn)為載體加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

王珊珊

加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平，提升核心競爭力，構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院的迫切需要。它既能提高醫(yī)院整體的業(yè)務(wù)水平，又能改善醫(yī)院內(nèi)部管理機(jī)制，其實(shí)質(zhì)就是學(xué)習(xí)和工作相結(jié)合，通過學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新，把被動接受知識變?yōu)橹鲃犹岣邇?nèi)在素質(zhì)，把學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為創(chuàng)造性工作。

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化培訓(xùn)的重要性

1.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理工作涉及很多方面，包括利用文檔處理軟件對數(shù)據(jù)庫的規(guī)范整理;以檔案為依據(jù)人力資源管理的提拔晉升;對現(xiàn)存檔案進(jìn)行信息化的數(shù)據(jù)管理等。而做到這些工作必須要求檔案管理者要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能、精通檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才。而目前檔案管理部門人員絕大多數(shù)只懂計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，而對檔案信息的深層化管理少之又少，在一定程度上制約了醫(yī)院檔案信息化的發(fā)展。

2.檔案培訓(xùn)的重要性

醫(yī)院是一個服務(wù)性的衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)，絕大多數(shù)醫(yī)院員工的日常工作都要直接面對病患及其家屬。 培訓(xùn)不僅可以提高員工的技能，提高醫(yī)院的服務(wù)效率和檔案服務(wù)水平，更重要的是它可以增強(qiáng)員工的主人翁意識、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量意識、醫(yī)療服務(wù)創(chuàng)新意識。系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)可以使員工掌握醫(yī)院獨(dú)特的醫(yī)院文化，使員工個人目標(biāo)與醫(yī)院的總體目標(biāo)保持一致。更新員工原有的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的專業(yè)技術(shù)水平，滿足其自我成長、自我發(fā)展需求。當(dāng)檔案管理者通過培訓(xùn)后擁有了正確的心態(tài)和嫻熟的技術(shù)，同時也具備了良好的敬業(yè)精神，在醫(yī)院自上而下形成良好的氛圍，從而進(jìn)一步提高了醫(yī)院的凝聚力。

二、檔案培訓(xùn)方式

1.集中培訓(xùn)與分散培訓(xùn)在時間相對固定，人員相對集中，培訓(xùn)目標(biāo)一致的基礎(chǔ)上，我們采取聘請?jiān)簝?nèi)院外專家統(tǒng)一專業(yè)類培訓(xùn)，并在培訓(xùn)模式上進(jìn)行了有益的嘗試。如在人事檔案培訓(xùn)中采取封閉式軍事化管理模式，學(xué)習(xí)生活統(tǒng)一管理，這樣便于提高學(xué)習(xí)效率，更好的掌握專業(yè)知識。

2.理論知識與操作技能在專業(yè)技能培訓(xùn)中，我們改變以往單一的授課形式，采取講解+演示+指導(dǎo)+訓(xùn)練+考試考核的綜合模式。利用多媒體幻燈方式講解相關(guān)檔案理論理論知識及檔案信息化操作要點(diǎn)，再進(jìn)行模擬規(guī)范性操作演示、現(xiàn)場觀摩、現(xiàn)場提問和課后指導(dǎo)、自我訓(xùn)練，每半年進(jìn)行一次考試考核，驗(yàn)證培訓(xùn)效果。這種培訓(xùn)模式體現(xiàn)了形式多樣化，內(nèi)容系統(tǒng)化，流程合理化，效果突出化的特點(diǎn)。

3.院內(nèi)、外培訓(xùn)與長、短期培訓(xùn)我們本著“向外”取經(jīng)，“向內(nèi)”挖掘的原則，在舉辦形式多樣的關(guān)于醫(yī)院檔案管理的學(xué)術(shù)講座的同時，邀請國家級、省級檔案學(xué)術(shù)專家來院講座。如“檔案信息化的管理”的系列講座，講座時間持續(xù)了四個月，先后共計(jì)16次，對醫(yī)院檔案管理部門人員進(jìn)行針對性的補(bǔ)課。培訓(xùn)堅(jiān)持“年有計(jì)劃、月有講座、周有培訓(xùn)”開展實(shí)施，將學(xué)習(xí)滲透到每一名檔案管理者的工作生活中。

三、檔案培訓(xùn)的目標(biāo)和內(nèi)容

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就要全面提高檔案管理人員的信息化意識，建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍，這才是檔案培訓(xùn)的終極目標(biāo)。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，相關(guān)部門應(yīng)有計(jì)劃地不斷加大對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。要在總結(jié)多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分論證調(diào)研，制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施方案，在培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上，本著“補(bǔ)足短板延長長板”的原則，在此基礎(chǔ)上細(xì)化培訓(xùn)內(nèi)容，挖掘深度，拓展廣度，豐富專業(yè)與社會人文知識，達(dá)到提高檔案管理的專業(yè)技術(shù)水平和檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)目的。

四、檔案培訓(xùn)的任務(wù)和重要意義

1.檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案作為一種信息資源，作為醫(yī)院技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時作為與醫(yī)院同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在醫(yī)院管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是醫(yī)院必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在醫(yī)院發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本院業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于醫(yī)院發(fā)展速度，它將為醫(yī)院各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。

2.通過檔案培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。

3.通過檔案培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對原有工作人員的培訓(xùn)和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。總之，在信息化條件下檔案信息化建設(shè)已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化的不斷發(fā)展，社會對檔案信息的需求與日俱增，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案服務(wù)觀念已不能適應(yīng)新的要求。因此，檔案工作人員要有創(chuàng)新精神，不斷地超越自我，成為具有很強(qiáng)自學(xué)能力的“終身學(xué)習(xí)者”，在創(chuàng)新中求生存，在創(chuàng)新中求發(fā)展。面對許多新情況、新問題，要走向社會，接受新事物，增加新知識，不斷改變舊的工作方法。要勇于開拓，大膽創(chuàng)新，以培訓(xùn)為載體，不斷加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，積極為深化改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）