以培訓為載體加強醫院檔案信息化建設

王珊珊

加強醫院檔案信息化建設是提高醫院醫療技術水平，提升核心競爭力，構建現代化醫院的迫切需要。它既能提高醫院整體的業務水平，又能改善醫院內部管理機制，其實質就是學習和工作相結合，通過學習來實現工作創新，把被動接受知識變為主動提高內在素質，把學習轉化為創造性工作。

一、加強醫院檔案信息化培訓的重要性

1.醫院檔案管理的現狀

醫院檔案管理工作涉及很多方面，包括利用文檔處理軟件對數據庫的規范整理;以檔案為依據人力資源管理的提拔晉升;對現存檔案進行信息化的數據管理等。而做到這些工作必須要求檔案管理者要有相應的計算機操作技能、精通檔案業務知識的復合型人才。而目前檔案管理部門人員絕大多數只懂計算機的應用，而對檔案信息的深層化管理少之又少，在一定程度上制約了醫院檔案信息化的發展。

2.檔案培訓的重要性

醫院是一個服務性的衛生醫療機構，絕大多數醫院員工的日常工作都要直接面對病患及其家屬。 培訓不僅可以提高員工的技能，提高醫院的服務效率和檔案服務水平，更重要的是它可以增強員工的主人翁意識、醫療服務質量意識、醫療服務創新意識。系統科學的培訓可以使員工掌握醫院獨特的醫院文化，使員工個人目標與醫院的總體目標保持一致。更新員工原有的知識結構，提高檔案管理的專業技術水平，滿足其自我成長、自我發展需求。當檔案管理者通過培訓后擁有了正確的心態和嫻熟的技術，同時也具備了良好的敬業精神，在醫院自上而下形成良好的氛圍，從而進一步提高了醫院的凝聚力。

二、檔案培訓方式

1.集中培訓與分散培訓在時間相對固定，人員相對集中，培訓目標一致的基礎上，我們采取聘請院內院外專家統一專業類培訓，并在培訓模式上進行了有益的嘗試。如在人事檔案培訓中采取封閉式軍事化管理模式，學習生活統一管理，這樣便于提高學習效率，更好的掌握專業知識。

2.理論知識與操作技能在專業技能培訓中，我們改變以往單一的授課形式，采取講解+演示+指導+訓練+考試考核的綜合模式。利用多媒體幻燈方式講解相關檔案理論理論知識及檔案信息化操作要點，再進行模擬規范性操作演示、現場觀摩、現場提問和課后指導、自我訓練，每半年進行一次考試考核，驗證培訓效果。這種培訓模式體現了形式多樣化，內容系統化，流程合理化，效果突出化的特點。

3.院內、外培訓與長、短期培訓我們本著“向外”取經，“向內”挖掘的原則，在舉辦形式多樣的關于醫院檔案管理的學術講座的同時，邀請國家級、省級檔案學術專家來院講座。如“檔案信息化的管理”的系列講座，講座時間持續了四個月，先后共計16次，對醫院檔案管理部門人員進行針對性的補課。培訓堅持“年有計劃、月有講座、周有培訓”開展實施，將學習滲透到每一名檔案管理者的工作生活中。

三、檔案培訓的目標和內容

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。而實現檔案管理信息化就要全面提高檔案管理人員的信息化意識，建設復合型的管理隊伍，這才是檔案培訓的終極目標。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，相關部門應有計劃地不斷加大對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。要在總結多年檔案管理工作經驗的基礎上，充分論證調研，制定科學合理的培訓計劃與實施方案，在培訓內容的選擇上，本著“補足短板延長長板”的原則，在此基礎上細化培訓內容，挖掘深度，拓展廣度，豐富專業與社會人文知識，達到提高檔案管理的專業技術水平和檔案管理的專業素養目的。

四、檔案培訓的任務和重要意義

1.檔案信息化建設是醫院必須做好的一項基礎性工作。檔案作為一種信息資源，作為醫院技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與醫院同步發展的無形資產，在醫院管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是醫院必須做好的一項基礎性工作，在醫院發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本院業務特點、體現規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于醫院發展速度，它將為醫院各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2.通過檔案培訓，不斷提高檔案管理人員的素質。現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

3.通過檔案培訓，實現檔案管理科學化。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各種人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者的專業結構、年齡結構和知識結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。總之，在信息化條件下檔案信息化建設已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

隨著經濟全球化和信息化的不斷發展，社會對檔案信息的需求與日俱增，傳統的醫院檔案服務觀念已不能適應新的要求。因此，檔案工作人員要有創新精神，不斷地超越自我，成為具有很強自學能力的“終身學習者”，在創新中求生存，在創新中求發展。面對許多新情況、新問題，要走向社會，接受新事物，增加新知識，不斷改變舊的工作方法。要勇于開拓，大膽創新，以培訓為載體，不斷加強醫院檔案信息化建設，積極為深化改革開放和社會主義現代化建設服務。

（作者單位：秦皇島市第一醫院）