淺析商貿企業存貨管理

李才昌

摘要：商業企業的核心管理環節是存貨管理，文章針對商業企業存貨管理中突出問題深入剖析了其原因，提出了加強存貨的日常管理，制定完善的存貨管理制度，強化存貨管理意識等有效建議。進而改善企業的存貨資金占用比例，促進企業流動資金的運轉，提高商業企業的市場競爭力。

關鍵詞：存貨管理；存貨周轉；存貨短溢；解決對策

隨著移動互聯網絡的不斷發展，商業模式的不斷變化，商業在整個經濟中所占的比重越來越大。然而市場的高度競爭，商品不斷地除舊推新，很多商貿企業卻仍停留在傳統的管理模式里，特別是存貨管理，甚至還停留在手工記賬辦法，采用粗放的存貨管理辦法。存貨管理制度作為商貿企業內部管理的重要組成部分，有著舉足輕重的地位。如何健全存貨管理制度，提高工作效率，為采銷提供有效的數據，同時加快存貨周轉，是擺在每家商貿企業面前急需解決的管理問題。

一、存貨管理的發展趨勢

存貨是在企業正常的生產經營周期中持有的準備出售的商品或產成品，或是為出售仍處在生產階段中的產品，或是在未來生產進程中以及提供勞務的過程中需要耗用的材料和物料等。存貨在日常企業管理中占據重要的地位。20世紀70年代，日本豐田汽車公司首先提出了一種低庫存，高質量的生產模式——即時生產。即時生產模式在很大的程度上減少了企業材料庫存，降低了企業庫存倉儲費用及材料資金占用率，加速了企業流動資金的運轉，進而實現企業利潤價值的最大化。即時生產作為第一次存貨管理理論的改革，目的是為了追求建立一種零庫存的狀態，或是一種力求達到最小庫存的生產體系。隨著信息技術和互聯網技術在存貨管理的第三次改革中的運用，美國戴爾公司采用直銷的方式，讓企業的產品市場銷售情況與企業的生產計劃進行信息共享，從而做出最可靠精確的生產計劃，最終讓企業的生產與銷售市場取得同步，做到供應與需求的平衡。消滅了其成品庫存。在中國，今天小米手機及華為手機等饑餓營銷模式把供應鏈結合的更加緊密。但更多的中小企業還處于家族管理模式和方法，企業內部沒有建立完善的內部控制管理制度，導致存貨管理一直是很多商貿企業的短板。

二、商貿企業存貨管理存在的問題及原因分析

（一）缺乏存貨管理專業人才

隨著經濟的發展，企業競爭的加劇，企業管理層都認識到存貨管理越來越重要，卻沒有合適的人才。在經濟高速發展時期，公司對存貨管理很不重視，因為存貨能很快處理出去，如今在經濟新常態下，存貨管理的問題越來越突出。特別是相關專業人才相對缺乏，大多數倉庫管理人員只能從基層培養。而且在大多數人眼里，倉管工作不需要太多知識，因此普通倉管人員更是素質普遍低下，沒有責任心，相互推諉，難以管理。這樣存貨管理主要依靠經驗，導致存貨管理的弊端漏洞較多。非常缺乏有內控管理知識、有責任心肯吃苦的專業人才。

（二）企業沒有建立健全的存貨管理制度

目前，傳統管理思維模式依然占據主導地位，粗放的管理模式往往使企業領導者覺得許多的管理是不必太費時間和心思的，企業的存貨管理常常扮演著企業重要角色卻總是被冷落，忽略。就是因為這樣不經意間忽視細節的管理，很可能導致存貨管理的混亂。大多數管理者更愿意把主要精力放在如何提高產品的占有率及擴大規模等，但對于商貿企業而言，特別是批發企業，品牌品項多，貨品繁多，如果沒有較完善的存貨管理制度，很容易貨品出錯，數量溢缺。同時存貨管理的各崗位職員分工職責義務不明確，如發生問題，職員間就會出現相互推卸責任的現象，借以掩藏自己的錯誤，這種情況的發生會造成存貨的損失卻找不到相關的責任人進行賠償，從而導致企業財富的減少。由于缺少有效的存貨監管制度，庫存管理的帳實往往出現嚴重的不相符現象，一些企業的庫存量大，商品數量繁多，庫存盤點難度較大，所以常用賬面的盤存數代替實地盤點數，常導致庫存資料信息嚴重失真，讓企業管理層不清楚企業存貨的真實數量。從而影響企業的采銷。企業存貨的內部控制作為管理中的重要環節，大多數企業沒有重視落實內部控制制度，從貨品的采購到銷售諸多環節若不分工協作，這極可能出現中飽私囊，營私舞弊的現象。由此可見，存貨管理內部控制制度也應作為企業管理的重要組成部分。

（三）存貨信息化管控不夠完善

應該說很多商貿企業都已實行了存貨管理信息化，也就是使用了供應鏈軟件代替手工記賬。但在軟件的使用上缺乏有效地監督與指導，使得軟件建賬混亂，權限設置不清，操作時常出錯，導致數據與實物嚴重不符，讓管理者在決策時不敢相信數據。原因主要是沒有設置專人管理信息，監督和指導相關操作人員。

（四）存貨積壓占用了大量流動資金，存儲量大造成資金周轉期長

現在的企業領導人都非常關注資金的流向，周轉速度卻往往忽略了存貨成本占用了大量的流動資金。雖然存貨是企業財富的標志之一，但存貨的大量囤積必然會導致大量資金的占用。在這幾年里，商貿企業的庫存量明顯增加，特別是代理商，一方面生產企業的訂單量要完成，另一方面隨著消費低迷，商品大量滯銷，存貨反而變成了企業的沉重負擔。品牌強勢的企業，代理商更是苦不堪言，要完成訂單量，貨款要及時結清，否則收回品牌代理權，對代理商而言，完成訂單量，意味著就是存貨的增加，資金的占用，利潤的下降。另外存貨數量過多，品種繁雜加大了核算的工作量，占用倉儲空間，降低職工的工作效率，這會嚴重影響核算工作的準確性和真實性，從而導致帳實不符現象的出現。所以如何控制貨品的庫存量，對每家商貿企業而言，是生死存亡的大事。

三、解決商貿企業存貨管理中存在問題的對策

（一）提高存貨管理人員的素養，組建有責任心的團隊

對于存貨管理人員的素質普遍較低，缺乏專業的存貨管理人才的問題，企業一方面加強內部培養，另一方面找相關行業有經驗的專業人才。不管內部培養還是外部引進，我們首先考慮其責任心和組織管理能力。其次再綜合其專業能力。存貨管理事情繁雜，沒有責任心就很難擔當，沒有管理能力很難調動素質相對較低的員工。至于專業能力，可以通過參觀學習與外部培訓提高。對于不適用員工要堅決辭退，引進獎懲制度，計件工資，加強員工的日常管理，制定制度化人性化透明化的管理制度，提高員工的工作積極性。同時企業管理者要經常關心重視倉管團隊，不因為員工普遍素質較低而疏遠，只有這樣，才能組建一支有戰斗力的倉管團隊。

（二）建立健全的企業存貨管理內部控制制度，提高企業存貨管理水平

內部控制系統的建立要求對存貨采購、庫存、銷售的整個運作流程做到職權分工，互相制約，建立授權審批制度。首先，按內部控制互不相容原則制定合理崗位分工，按區域或品項進行定崗定員管理。第二，針對本企業的特點及內部控制的關鍵控制點，結合采購與銷售環節，建立一套規范的作業流程，嚴格按流程作業，嚴格按授權審批制度執行。第三，合理安排貨物的規范放置，根據品項數量及特性，順序擺放，提高工作效率，同時也減少差錯。第四，加強采購入庫抽檢，有必要全檢，特別是對數量不多情況下，確保入庫品項及數量與廠商單據內容一致，減少不必要差錯失誤。第五，出貨時增加復核環節，即一人配貨一人核對，盡量能在視頻監控下操作，確保單據與實物相符。第六，對于客戶投訴貨差，應及時跟蹤，找原因，增加客戶的信任。第七，加強盤點工作，若庫存量大，可以按季度全盤，月度抽盤，或按月分品項盤點，同時盤點結果與員工業績提成掛鉤，超過企業規定比例盤盈盤虧，由員工賠償。第八，加強安保措施。

（三）完善存貨管理信息系統

如今存貨管理的信息化程度遠高于以往任何時候，但很多商貿企業信息化因權限設置，內部控制不規范，監督不緊等原因，信息化作用被大大降低。因此加強信息系統管理，是每個商貿企業重要任務之一。第一，應設立專門或兼管的系統管理員，一切權限的設置由其操作，操作員的增減、權限的修改都統一由一人操作。第二，系統管理員應對公司作業流程及內部控制熟悉，且參與內部控制的建設，只有這樣，才能使信息系統操作權限與內部控制完美結合，嚴格按授權審批制度執行。第三，加強財務部門的審核監督制度，對商品的建檔與改檔，其他信息的修改，采購入庫單及銷售出庫單等及時復核。第四，加強信息系統操作員培訓，特別是對新進員工進行先培訓后上崗，盡量減少不必要的操作失誤。第五，信息共享。采購、庫存、銷售、財務等部門都能及時看到進銷存信息，為決策提供及時準確的信息。

（四）制定合理的采銷計劃，減少庫存積壓，加快資金周轉

存貨的積壓占用了大量的流動資金和存儲空間，存貨儲存量大，造成存貨周轉期緩慢。要解決存貨積壓需從以下幾方面入手。第一，加強商品部與營銷部溝通，商品部只管采購，營銷部只管有什么商品就賣什么，這樣容易導致商品與市場脫節，應使商品部與營銷部保持一致，都清楚市場需要什么，即市場方向。真正做到利益共享，責任共擔。第二，商品采購部門與管理部門要建立合理的存貨采購計劃，保持最佳的經濟訂貨量和最佳的訂貨次數。商品采購部門要及時與營銷部門進行溝通，借以銷售數據分析暢銷品和滯銷品，從而計算出最佳的采購計劃，確保商品少積壓不缺貨。第三，營銷部與商品部都要負責調研市場，把握市場方向，對于滯銷品，堅決促銷，盡快清空庫存，因庫存時間越長，只會被更新換代取代，最終損失更大，并且還占用資金。

四、結論

經濟全球化和貿易全球化帶來了挑戰與機遇并存的全球貿易市場，我國商貿企業想要在激烈的競爭市場上占據一席之地，就要抓住機遇，注重企業各個環節的管理，尤其要加強存貨管理，針對企業存貨管理存在的問題找出相應的解決方案，制定適合企業自身存貨管理的內部控制機制，建立存貨管理信息系統，提高存貨管理人員素質等有效措施進行存貨管理，最終使存貨管理不再是企業管理的一個難題，而是貢獻利潤的一個重要環節。

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（作者單位：福建農業職業技術學院）