“互聯網+”模式下高校物資采供改革初探

沈軍

摘 要：伴隨著教育、科研事業的高速發展，高校物資采購問題頻發，引起高校管理人員和社會各界的關注。文章首先對目前高校物資采供現狀進行闡述，并分析了分散采購的弊端所在，分析了高校物資采供改革背景，設計了詳實的改革思路，創新性地提出基于“互聯網+”物資集中采供的管理模式，為管好用好教育經費提供堅實的保障。

關鍵詞：“互聯網+” 物資采供 內部控制

中圖分類號：F253.2 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）11-228-02

伴隨著高校辦學規模的迅速擴大，教育經費、科研經費的快速增長，高校物資采購的數量、金額呈現成倍增長趨勢。然而高校的大多數儀器設備、實驗材料、辦公物資等物資采購仍然以分散采購為主，高校物資采購問題頻發，引起了高校管理人員和社會各界的關注。如何對高校物資采購工作進行有效監督，避免和減少高校資金的損失和浪費，成為擺在財務管理人員面前的一項新課題，本文旨在對高校物資采供深化改革進行探討。

一、高校物資采供的現狀及弊端

目前國內高校物資采購模式中，從物資采供報銷量統計，絕大部分為分散采購，主要是師生員工根據教學、科研需要自行購買物資，這種模式相對靈活，但缺少監督，且需要財務部門根據不同的采購業務逐筆核算;少部分是由學校設立的物資采購部門集中采購，師生員工按需領用，主要有教學、科研大型儀器設備的購置及大宗實驗材料、辦公物資的采購，這種模式通常在招投標管理下進行，采購程序相對規范，但采購后的物資需要庫存化管理，增加采購的存儲成本和管理成本。

目前高校物資采供主要存在以下弊端：

1.分散采購容易形成政府采購工作的“盲區”。自2003年《政府采購法》實施以來，政府采購實行集中采購和分散采購相結合。然而，高校大多數的采購行為卻通過分散采購實現，很容易造成大量的財政性資金游離于政府采購制度之外。從分散采購的特點來看，存在著采購范圍廣、品種多、單次或單項金額小，但是累計采購金額占比較大。如果高校疏于對采購過程中的管理與監督，就會使政府采購工作形成管理上的“盲區”，造成《政府采購法》執行上的“真空”。

2.分散采購容易滋生腐敗現象。分散采購由于從數量和金額上達不到政府集中采購目錄中規定的限額標準，無法實行“陽光下”的公開招投標來確定采購價格。在分散采購方式下，學校物資管理部門無法對物資采供的過程進行管理，難以避免采購人與供應商的直接接觸，為一些暗箱操作的行為提供腐敗的“溫床”。即使有財務、審計、紀檢部門的管理與監督，但是這種監督僅僅是事后核算與事后監督。近年來，在科研經費和專項經費審計中，某些項目負責人利用分散采購的“漏洞”，虛構經濟業務、開具虛假發票騙取科研經費或項目經費屢屢發生。

3.分散采購增加采購成本。分散采購往往單次采購數量和金額較小，難以獲得批量采購時給予“大客戶”的優惠價格，從而增加采購成本。另外，高校教師平時忙于教學和科研事務，分散采購過程中因為尋找貨源、評估供貨商、樣品試用等產生費用支出，也會加大采購成本。分散采購因為時間緊、缺少對市場調研，采購的物資性價比不高，采購后還會面臨物資使用效率低下的風險。

4.物資采供管理成本大幅增加。在高校經費逐年遞增和采購物資大幅增長的背景下，財務人員需要花費大量精力核算和管理，成倍地增加了財務核算壓力。分散采購的財務報銷量大幅增加，會導致學校財務管理費用相應大幅增長。為了應對大量分散采購經費的核算和管理需要，高校不得不聘任更多財務人員，從而使財務人力資源成本大幅遞增。另外，即使是部分物資集中采供，實行庫存化管理，也相應增加了房產占有和管理人員的人力資源成本。

二、高校物資采供改革背景

1.目前高校物資采供模式存在的諸多弊端急需解決。在高校物資采供現有模式下，物資采購容易形成政府采購工作的“盲區”，滋生腐敗現象，增加采購成本和財務管理成本等諸多弊端急需解決。特別是高校新校區建設的開展，出現多校區辦學的情況，給物資管理造成更大的困難。這種現狀催化了高校必須進行物資采供改革，改變現有的物資采購模式、物資管理方式和財務核算方法。

2.IT技術和現代物流業為物資采供改革提供保障。“互聯網+”時代的到來，電子商務可以通過便捷、高效的信息處理手段有效地解決了線上購買時，用戶與供應商的信息流交換。同時，現代物流業的高速發展可以實現及時把商品直接配送到用戶手中。借著互聯網技術與現代物流業協同發展的東風，本文提出高校“互聯網+”物資集中采供模式，采購方式變“分散采購”為“集中采購”，采購資金變“零星結算”為“集中結算”，實現“零庫存”管理，大大減低了采購成本、存儲成本和管理成本。

3.用好管好教育經費是物資采供改革的重要目的。教育部在2013年4月中旬下發文件，要求各地、各校開展“教育經費管理年”活動，進一步用好管好教育經費，促進教育事業科學發展。高校以物資采供改革為契機，利用“互聯網+”物資集中采購的優勢，建立物資采購從訂購、收貨、核算和監督的全過程管理信息系統，加強對物資采購、財務管理的實時監控和數據分析，實現科學化、精細化管理教育經費。

三、高校物資采供改革思路

“互聯網+”時代下，高校借助互聯網在管理要素配置中的信息集成優勢，不斷規范和優化物資采購行為，建立集中物資采購平臺，促進以物聯網、大數據為代表的新一代信息技術與高校物資采購高度整合。充分滿足教學、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務高效的“陽光采購”。

1.成立物資采供中心，實現所有物資集中采購管理。物資采購中心是負責組織實施物資采購的管理部門，根據《政府采購法》、上級部門和學校內部招投標管理的規定，確定物資供應商，協調和安排師生所需物資，將所有物資納入學校集中采購目錄，實現所有物資集中采購管理。

2.開發基于“互聯網+”采供管理平臺，實現所有物資通過平臺購買。基于“互聯網+”采供管理平臺主要包括采購計劃申請模塊、供應商管理模塊、財務指標管理模塊、財務資金結算模塊，通過物資采購系統與財務系統無縫對接，實現所有物資采購在采供管理平臺上進行操作。采供管理平臺實現物資管理過程中大量數據、資源實時共享，實現物資數量與資金管理統一，做到賬賬相符、賬實相符。

3.招標確定供應商，加強對供應商的考核管理。所有物資采購供應商均通過招投標確定，實行“一年一招標”或“兩年一招標”的方式。通過供應商管理模塊，收集師生員工對供應商服務質量評價意見，加強對供應商的考核管理。

4.設計物資采供結算清單，定期進行采購資金和預算指標結算。根據物資管理和財務管理的需要，物資采供結算清單應同時具有以下三項功能：一是作為每次師生員工確認驗收所購物資的有效憑據;二是作為物資采供中心按月、按季、按半年度與供應商進行資金結算的明細清單;三是作為財務處與師生員工（物資使用方）進行校內經費指標結算的重要依據。

實施上述物資采供管理改革后，學校采購各參與主體操作由過去線下操作變為線上操作，需求部門可以通過物資采購平臺發起物資采購申請，供應商直接送貨上門，使用方驗收后確認簽收，實現物資采購“零庫存”管理。師生員工不再需要到財務部門辦理報銷手續，而是由物資采供部門定期集中與供應商進行資金結算，財務部門與物資使用方進行經費項目指標結算，從而為師生員工節約大量報銷時間，大幅度減少物資采供的報銷工作量。假如某高校物資采購有30家供應商，采用按月結算采購資金，月底財務人員只需對30張發票進行會計核算，顯而易見這種結算模式會大大減少報銷差錯率，降低財務管理人力成本。具體物資采供流程如下圖1所示：

四、“互聯網+”物資集中采供的優點

1.有利于加強高校物資采供內部控制。“互聯網+”物資集中采購制度下，實現采購活動在物資部門、財務部門、審計部門的全過程管理和監督下進行，是真正意義上的“陽光采購”。通過采供管理平臺與財務系統無縫對接，杜絕了物資采購環節腐敗現象的發生，保證采供業務真實性、準確性，有效地防范了財務風險。

2.有利于高校的物資管理水平的提升。“互聯網+”物資集中采供制度下，由于財務系統與物資采購系統數據共享，通過物資采供中項目經費的預算控制，原來“事后結算”變為“事前審核”，從而強化了高校的財務預算管理。高校可以取消各校區的材料倉庫，實行“零庫存”管理，減少庫房的資源占用。高校也不再需要配備材料倉庫管理人員，降低人力資源成本的開支，職能部門可以從物資購買、領用、保管物資的繁瑣事務解放出來，有更多的時間和精力加強物資采供管理。

3.有利于高校的財務核算效率的提高。“互聯網+”物資集中采供制度下，高校實行“先簽收后結賬”方式，無須墊支資金，有效提高資金的使用效益。通過物資采供部門定期集中進行采供物資資金結算，大大減少物資采購報銷量，有效減少財務人員的核算工作量，提高與物資供應商之間的往來清算工作的正確性，大大提高財務管理工作的效率和效能，有效降低了財務管理人力資源成本。

綜上所述，在“互聯網+”時代下，借助運行高效的信息化管理系統，從加強內部控制的角度，設計物資采供合理的操作流程和規范，既可為學校節約很大的成本開支（減少房產占用、管理成本和人力資源成本支出等），也可提高學校物資采供的管理水平和管理效能，為管好用好教育經費提供堅實的基礎。

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（作者單位：蘇州大學財務處 江蘇蘇州 215000）

（責編：賈偉）