淺談檔案在編寫院志中的重要作用

高璇

摘 要：檔案資料是志書編纂工作的重要組成部分和基礎性工作。志書編纂是以檔案資料的收集、整理和利用為基礎的，沒有成功的檔案管理工作，就寫不出一部合格的志書。

關鍵詞：檔案；編寫院志；重要作用

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息和歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也體現了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。在工作生產實踐中提供最原始和真實的第一手資料。

1 檔案資料是編寫院志的基礎

2009年，為紀念建院六十周年，我院編寫出版了《新沂市人民醫院志》一書，全書包括序、凡例、總述、大事記、主要內容和后記。分七個篇章，第一篇組織機構與職工；第二篇醫療；第三篇護理；第四篇教學科研；第五篇財務、設備、后勤、基建；第六篇精神文明建設；第七篇人物。本書以編年體的形式詳實地記錄了人民醫院六十年的發展歷史。在編寫的過程中，必須要有準確的數據和有關材料。醫院的老職工大多已調離或去世，走訪困難重重，因此在新沂市檔案局、檔案館的大力支持下，我們按照年代演進的脈絡，從醫院進館的檔案里找線索，在散發著刺鼻固定液氣味的發黃檔案里，一頁一頁尋找著醫院重大歷史事件的軌跡，通過筆錄、復印、攝影、掃描輸入電腦。期間翻閱了1000多卷歷史檔案，整理完成了100多萬字的史料大綱。在此，還要感謝從事檔案工作的前輩們，沒有他們的辛勤工作，就沒有這么完整、詳實的檔案資料供我們查閱。

2 查閱檔案的過程，既是學習的過程，又是去偽存真鑒別的過程

2.1 一直以來，我們都認為是1949年12月成立新安縣衛生院（新沂市人民醫院前身），直到有一天在一本老舊的檔案里發現了這樣一段文字“1949年1 月，蘇北某部隊南下，留下一扁擔挑來的醫療器械，交付新安縣休養所。2月22日，受縣委、地委指示，王如光所長來新安縣布置建立縣衛生院籌備工作。3月12日新安縣衛生院正式成立，王如光任院長”。可是，只憑借這一段文字也不能確認人民醫院成立時間為1949年3月，在以后的工作中我們處處留意，終于又有幾處文字顯示新安縣衛生院成立于1949年3月，經過多方認證和討論，確認了新沂市人民醫院的成立時間，比之前的成立時間提前了9個月。

2.2 在整理醫院歷屆黨組織成員、行政領導任職時間和職務時又遇到了新問題。以前的職務任免沒有現在那么規范，幾乎沒有什么正式的任職文件，或者收集的也不是很齊全，想要確認任職時間和職務是很困難的，我們只能根據檔案里出現的點滴線索來判斷。檔案里記錄的每一個事件，甚至是每一句話都有可能成為準確判斷的重要依據。

2.3 隨著查閱的越來越多第一手資料，人民醫院六十年的發展也逐步呈現在我們的面前。首先，從人員組織結構上看，建院之初全院只有11名工作人員，兩個行政科室，沒有一個像樣的病區，門診只能治療一些簡單的疾病，到2009年初已發展有820名正式職工，800張床位，24個病區，40多個業務科室，年收治門診患者432251人次，住院患者19951人次的衛生部頒二級甲等醫院；其次，從簡陋的醫療器械到擁有大型的（128排64層）CT等一批先進的醫療設備；最后，從簡單的小手術到開顱、開胸等高難度手術資料，無不一一呈現在文書檔案的記載中。那些為醫院發展做出過貢獻的前輩們，幾代人艱苦創業，不怕困難的精神始終激勵著我們恪盡職守，全力投入，務求志書真實完善。

3 做好檔案工作的重要性

3.1 正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有當利用者需要的時候，拿出來作為憑證或依據這個本質屬性，我們才能得以順利地編寫院志，讓新沂市人民醫院的發展以文字的形式展現在人民的面前。有人曾說"一個國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說。"同樣，一個單位如果沒有檔案，它也將失去歷史。因此，檔案工作是一項"存史、資政、惠民"的重要工作。

3.2 院志完成正式出版已經六年過去了，六年來，醫院無論在業務上還是在硬件設施上都有很大的發展和進步。2013年12月28日，醫院整體搬遷至新院址，綜合檔案室也隨之搬遷，在院領導的大力支持下，新檔案室建設完成，配備了先進的計算機、打印機、文件掃描儀等設備，綜合檔案室也開始著手接收并整理新醫院搬遷完成后的各種門類和載體的資料。老一輩檔案人對工作的積極認真時刻激勵著我們，對新增的大型儀器設備，新醫院建設中形成的各種文件、圖紙，都及時收集完整，整理上架。新參加工作人員的基本信息，各科主任、護士長的任職時間都逐一完善。門診、病房工作量都力爭做到統計準確。各種醫療文件，財務票據報表都能定期收集整理，確保完整。

4 結束語

檔案的管理對醫院的發展是具有一定的影響的，檔案管理的方法也決定著檔案的完整性和準確性。希望我們的認真能為下一部院志的出版，提供更為詳盡準確的第一手資料。