企業人力資源管理信息系統建設常見問題分析及對策

聶宜軍

[摘 要]本文就企事業單位人力資源管理信息化過程中所關注的系統功能定位、需求分析、軟件選型和實施、業務流程規范化、業務和機構覆蓋、海外機構推廣和人力資源統計分析等常見問題進行分析，并給出給出建議和對策，供企業人力資源管理信息化建設參考。

[關鍵詞]人力資源管理系統；eHR；人力資源管理信息化；問題分析；對策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.074

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-03

現代人力資源管理系統的建設和應用是大中型企事業單位規范企業人力資源管理、加強企業人力資源管控及提高人力資源管理效率、質量的有效抓手。近幾年，國內企業人力資源信息化建設方興未艾，以中國石油、中國石化、中國海洋石油、國家電網、鞍鋼集團等一批國有大中型企業為代表，紛紛實施了集團級統一軟件平臺、統一數據庫的人力資源管理信息系統，通過軟件平臺逐步達到統一業務流程、加強集團管控的目的，積累了一定的應用經驗，中國企業eHR系統應用逐步回歸理性走向成熟并進入精耕細作階段。

企業eHR系統建設專注于人力資源管理系統的需求分析、業務藍圖和系統架構設計、系統實現、推廣應用及優化提升，對人力資源業務流程進行梳理、規范和再設計，如崗位分析和崗位體系、薪酬體系、考核和兌現方案、能力素質模型及人才測評方案、職業生涯管理等人力資源管理方法的設計。但作為eHR系統建設者，也應具備理解人力資源業務人員設計的管理方法和制度，然后通過軟件系統來提供工具支持的能力，一方面通過系統固化業流程和管理制度，另一方面可以提高業務的處理速度和效率。

1 人力資源管理系統如何滿足集團型企業對下屬機構的業務管控的問題

如何讓人力資源管理軟件系統滿足國有集團型企業的管控和業務聯動？這對軟件的流程設計、架構設計都是極大的挑戰。國有集團型企業在人力資源管理方面存在以下特點。

1.1 需求比較復雜

大中型集團企業的需求主要體現為在線監控、過程管理、業務操作和維護、查詢統計和度量分析幾個方面，特別是因為流程信息化和內部控制的迫切需要，尤其關注業務過程的管理和控制。

1.2 業務有一定的差異

集團企業由于歷史和特殊的管理需求，下屬機構在人力資源業務管理的政策、制度、流程、表單等方面可能存在差異，在系統建設過程中如何求大同、存小異，系統既要支持共性的業務需求，也能對個性的特色管理要求提供支持。

1.3 分權還是集中管理

總部對下屬企業的管理，有集權和分權兩種情況，前者是集團總部制定管理政策和制度，適用于全集團各下屬企業，后者則是集團總部給出指導原則和意見，下屬企業可以根據自身的特點再制定具體的執行辦法。有時候集團總部和下屬企業存在管理權限上的博弈，集團總部希望加強管理控制下屬企業，希望下屬企業的業務處理過程和數據對集團總部是透明的，而下屬企業則可能希望總部只進行宏觀管理和總量管控，從而保持自己的自主權和獨立性，保留部分敏感信息。

以上幾方面，中國本土集團型企業和歐美國際化企業的管理有比較大的差異，目前的幾個主要國際化人力資源管理軟件都源自歐美，以歐美發達國家的企業人力資源管理需求為主要支持目標。歐美企業的管理成熟規范，不大強調人力資源業務的事前、事中審批和管控，更多的是進行事后統計分析和審計。雖然這些軟件進入中國后，已經根據中國的法律制度做了一些本地化開發和增強，但和中國企業集團管控需求和實踐還存在一些差距，項目實施過程中，在堅持使用系統的成熟方案的前提下，有時候也避免不了要對軟件進行一些改造和擴展，支持集團管控和審批功能的實現。

2 系統建設如何同時滿足總部和下屬企業的管理需求問題

在滿足集團管理層對人力資源業務進行管控和和對人力資源狀況進行分析預測需求的同時，也要兼顧下屬企業管理和實際業務處理需求，上下兼顧、業務聯動，做到合理平衡和取舍。一般來說，下屬基層單位的業務管理及時納入系統，是滿足集團總部需求的前提條件，兩者不可偏廢。針對集團總部和下屬企業的需求調研、流程設計、匯報、演示、培訓，可以有所側重，但實施團隊需要有全局視野，做好頂層設計，特別是業務流程設計要統籌兼顧。

下屬企業一般會更多關注日常業務的處理和統計報表的輸出，對系統的易用性也會有更高要求；而總部則更多關注對重點業務的審批、過程的管控、預算指標的下達和執行、集團級統計分析圖標的輸出，雖然各有側重但兩者實際上是統一的，需要在系統設計時一并考慮。無論是業務發起是自上而下還是自下而上，都要上下聯動，打通業務流程，數據也要可統可分，既要滿足集團匯總要求也要滿足向下挖掘追蹤溯源，否則顧此失彼，最終難以達到預期的目標。

3 通用eHR軟件如何適應不同行業和企業的業務需求問題

人力資源管理軟件的設計和實施，最大的挑戰在于各家企業在組織機構、崗位、人員調配、考勤、薪酬制度和兌現、考核培訓、能力素質模型的搭建、能力和績效地評估的制度方法等都有自己一套具有自身特色的做法，人力資源管理教科書上雖然有基本原理，但沒有一個通用的模式和做法。由于企業所有制類型（如國有、私營、外企、合資等）存在歷史（老企業和新企業）、人員類型（正式工、合同工、勞務派遣工、外籍員工等）等不同情況，很難有一個標準去衡量哪家是好的、哪家是不好的，只能說是適合企業自身的才是最好的，企業的制度在與時俱進，所以系統的可擴展性和適應性就顯得尤其重要。其實每一個企業人力資源管理政策和制度都需要積累，并根據企業的實際情況不斷優化、調整，其中，積累尤為重要，在積累的基礎上優化，系統的建設才最有利于政策、制度的積累、傳承和優化。

通用軟件要能滿足不同行業和不同企業的管理需求，通常需要在廣泛收集各行業典型企業業務需求的基礎上，分析和提取可以計算機化的系統功能，同時對每個功能點提供盡可能多的配置選項，也就是可以由實施顧問進行選擇和組合的“積木塊”，而不是簡單地只提供一個解決方案。如果如此，企事業單位要么削足適履，要么就得進行二次開發。當然，軟件商要提供這些配置選項，軟件開發的復雜度和代價就會成倍增長。并不是軟件系統的第一個版本就能提供很多的“積木塊”，軟件自身也存在一個慢慢積累的問題，好的設計方案能不斷的擴充和增加，而不是另寫一塊代替現有的功能，避免企業在升級的過程中面臨是否切換的選擇。系統設計師要有這種長期的戰略預見性并不容易，要高屋建瓴、高瞻遠矚。當然，有時候重新設計是難以避免的，關鍵是程度的大小和是否提供自動轉換程序，保證系統功能的平滑過渡和數據轉換。

4 企事業單位對通用商業eHR軟件的選擇問題

對市場上不同供應商提供的品牌各異的人力資源管理軟件系統，企業怎么選擇都可能有自己的理由，供應商推銷自己的軟件也可以理解，商業利益有驅動，所謂“王婆賣瓜、自賣自夸”。情感方面也有影響，自己的產品當然認為是好的，但如果對其他公司的軟件沒有深入了解而妄加評論甚至貶低是不明智、不客觀的行為。應專注于自己的軟件宣傳，讓企事業單位真正了解自己公司軟件的長處和不足，對是否適合企業目前的發展階段、管理模式、管理成熟度及實施階段的彌補措施等，有明確的定位。

隨著國內ERP市場的逐漸成熟，很多公司在實施完ERP財務和生產等模塊后再實施eHR系統，企事業單位在對軟件和咨詢公司的選擇方面也逐漸成熟和理性。企事業單位質疑和挑戰一個成熟的商業軟件系統，是可以理解的。企業作為使用者應該有選擇的權利，選擇適合自己的性價比最好的系統。換一個角度看，這也能幫助軟件供應商提高和改進自己的產品。軟件的需求分析和開發，要盡量避免閉門造車的情況，摸清企業的實際的、不斷變化的業務需求，提供真正靈活的、有適應性、有生命力的軟件解決方案。既不崇洋媚外、盲目排外，也不固步自封，要多看多聽，站在前人的肩膀上，汲取經驗教訓，少走彎路。軟件選型沒有最好，適合自己的才是正道，在應用過程中不斷優化完善，不斷提升系統功能和應用水平。

5 企事業單位對咨詢公司和咨詢顧問的選擇問題

承擔企事業單位項目實施的咨詢公司，一方面要有足夠的資質及合格的顧問資源，不是“有一單、沒一單”，找到單子再在市場上臨時挖角“拉郎配”，另一方面要有接受企事業單位選擇的心理承受能力和選擇合適企事業單位的勇氣，只有彼此適合，才能達到項目成功的最終目標。否則可能最終是咨詢方和企事業單位彼此抱怨，咨詢公司吃力不討好，企事業單位花錢買罪受，兩敗俱傷。

目前很多企業在選擇咨詢公司的時候會面試參與項目實施的主力顧問，以檢驗他們的業務、技術水平和企事業單位交流、項目管理能力，這樣可以保證顧問團隊的質量。咨詢顧問進入項目后，也要在了解和掌握自己所實施軟件的功能特點、配置方法、增強開發方法的基礎上，理解企事業單位的業務和需求，提煉出可以系統化的流程和步驟，設計出詳細的業務流程、過程算法和系統輸出，然后開始系統地實現，統一考慮人力資源信息指標體系、表單/報表、與其他系統接口等，從而繪制出業務到系統的映射藍圖。一方面，企業要積累成熟解決方案，適當調整后可以直接使用；另一方面，要富有創新精神，敢于在系統框架下提出可以實現、行之有效的解決方案。

企業要選擇合適的管理軟件供應商和咨詢服務供應商，咨詢公司也要選擇合適的企業客戶和合作伙伴，避免咨詢公司饑不擇食而帶來的兩敗俱傷的結果。

6 系統建設和HR業務咨詢的關系問題

人力資源管理系統的實施具有業務多樣化、方案靈活性高、企業差異性大及應用效果難評估的特點，實施結果高度依賴于企事業單位業務的成熟程度、對業務優化調整的接受程度及顧問對業務熟練、咨詢技巧和系統配置能力，還有最終用戶對系統的應用能力和接受度。如果企業人力資源業務咨詢在系統實施之前已經進行并順利“落地”，企業真正消化吸收了管理咨詢的成果并按新的制度辦法平穩運行，再實施系統，可能是一個比較好的安排。但如果企業本身管理規范、成熟，也可以直接實施系統，只是在需求分析和藍圖設計階段，要對目前的做法，根據系統化的需要做出適當的規范和優化。盡量避免大的制度性變革，否則將對系統的實施造成災難性的后果，企業應致力于避免在系統實施的同時咨詢業務和變更項目。在項目實施過程中，也要做好變革管理和需求的變更控制。

企業建設eHR系統之前，一般都需要梳理當前的HR業務流程，使之規范化、標準化，這項工作既可以在外部咨詢公司的幫助下完成，也可以由企業的人力資源專業人士自行完成。人力資源業務流程的目的是讓企業的流程設計統一、高效，便于使用信息化平臺進行固化。一方面，要盡可能規范統一企業所有下屬企業的流程，另一方面，要統一規范各類人力資源業務表單、員工主數據指標項。如果標項使用編碼，編碼也要統一規范，國標編碼是最好的選擇，必要時要補充行業或者企業編碼。

雖然eHR咨詢顧問，能延伸到管理咨詢方面，給企事業單位的業務梳理和優化提供有價值的建議，但最好還是由HR專業人士或者專業咨詢顧問進行業務咨詢。人力資源管理軟件系統只是是支持人力資源業務管理工作和政策制度的軟件工具，與人力資源業務管理高度關聯又各有分工。

7 國內企業推廣eHR系統應用到海外機構的問題

隨著中國本土企業逐步走向海外，國際化經營已經成為很多國內企業目前的努力方向并付諸行動。因此，全球人力資源管理業務和管理平臺建設的需求也越來越迫切。為加強海外機構人力資源管理工作，推廣eHR覆蓋海外機構后，人員管理成為全球人力資源管理的現實需求，企業需要建設包括海外機構和海外人力資源管理的業務處理和分析平臺。企業雇用的海外人員有國內外派的員工、當地雇用的員工、國內和外國的勞務派遣人員，由于各國的法律制度不同，海外派遣人員的管理涉及的問題也方方面面，對人力資源業務和系統的建設提出新的挑戰。

在海外機構的eHR系統實施問題上需要重點考慮以下幾個問題。（1）是否啟用中國以外的國家版本，支持海外員工的管理，特別是對當地法律制度的支持；（2）人員分類的設計問題，是使用對全球的人員分類一體化設計，還是定義專門的海外人員類別；（3）薪酬福利管理如何實現問題，薪酬、福利、稅收及人力資源法定報表各國不同，軟件是用國家本地薪資版本，還是需要使用全球薪資引擎去定制；（4）員工跨國家調配和派遣問題，員工是否可以順利跨過調動，完成業務、數據的銜接，在兩個國家都需要管理、統計，甚至都需要國內外同時支付薪酬和處理個人所得稅；（6）海外機構數據庫服務器如何布局和網絡連接問題；（7）系統登錄和操作界面語言問題，是使用一種工作語言，如英語，還是提供多種語言支持；（8）集團級人力資源統計報表輸出問題，系統需要根據需求提取國內和海外機構的人力資源數據自動匯總生成，而不需要手工干預來生成合并報表；（9）是建設自擁有的eHR系統還是租用云計算軟件平臺的問題。

8 人力資源指標分析和外部對標問題

根據企業的HR業務流程選擇和設計適合有效的KPI指標，度量本企業人力資源管理的效率和工作質量，讓企業管理者心中有數，從而有的放矢的進行管理。適時有效地采集和記錄數據，分析計算，以便及時、準確地生成本企業的KPI。人力資源信息系統有效快捷、省時省力，是人力資源信息化項目需要重點考量的方面，也是系統給企業管理帶來更大價值的地方。

進一步說，HR可使用上述分析指標和其他企業或行業平均值進行對標，從對標數據中發現自己的不足，并根據對標結果改進企業人力資源管理。收集其他企業的數據，行業內選定企業數據平均值（或者范圍），是一個有挑戰的任務。部分數據可由不同行業、不同規模的企業的各類崗位的薪酬數據中獲得，但有些數據只能從行業協會、咨詢調查企業的年度統計分析中提取。當然，這些都可以納入人力資源管理系統，最后通過系統生成分析結果，為管理層決策提供有效支持。

9 結 語

大型企業人力資源管理系統的建設需要借鑒國內外人力資源系統的實踐經驗，并吸收自身管理實踐的積淀和業務咨詢的成果，通過規范、整合、集成各項人力資源數據信息，優化人力資源管理流程，建成適應企業當下和未來發展的、滿足企業人力資源業務需求的、具有企業特點的人力資源管理信息系統。系統需要保證信息及時、準確，管理規范、高效，提升人力資源管理水平，并實現人力資源管理與企業總體發展戰略目標有效銜接。

實現“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單電子化”，最終達到業務流程高效運轉、表單正確輸出、統計分析通過系統處理，實現員工的自我服務，提高員工滿意度，推進管理創新，達到公平、公正、省時、省力的系統建設的具體目的。人力資源管理系統建設沒有放之四海皆為準的原則，企業自身的人力資源管理實踐積累是基礎，通過參考eHR系統及其他企業積累的經驗，不斷完善HR管理信息化。