基于企業檔案管理創新研究

劉濤

摘要：隨著經濟的發展與社會信息化進程的加快，作為企業內部管理系統的檔案管理工作也面臨著轉型的挑戰，企業檔案作為單位資產的核心組成部分，做好檔案管理工作是一個企業建設要做大做強的基礎性環節。促進檔案管理向現代化、信息化和網絡化方向發展，從微觀方面看能提高生產效率，從宏觀方面看對于貫徹落實科學發展觀，全面建設小康社會都是非常必要的。本文首先分析企業檔案管理中存在的一些問題，再說明進行企業檔案管理創新的切入點，最后闡述進行檔案管理創新的相關措施。

關鍵詞：企業 檔案 管理 創新

1 現階段企業檔案管理存在的一些問題

1.1 領導的重視不夠。對于一般的領導而言，他們將檔案的管理想的很簡單，僅僅是需要管理員整理一下文件，然后建立檔案目錄的一項工作。但忽視了企業檔案目錄工作見效慢，投入大的難點[1]。領導對于企業檔案管理定位于次要地位，排在其他的工作之后，這使得企業管理上存在著很大的缺陷。

1.2 企業檔案管理工作的方法沒有及時更新。目前是一個信息化社會，科技成果得到了廣泛應用，但在企業內部，檔案管理在很大程度上還比較原始，基本使用紙質檔案，使得檔案管理的工作效率無法得到提高，長此以往，檔案管理工作會無法跟上企業發展的步伐，無法使企業實現可持續發展。

1.3 企業檔案管理缺少規范化的程序。①檔案收集缺乏相應的規范性。企業檔案管理者在收集檔案的過程中，主要存在無法按時收集完的問題，有些部門可能因為其他事務而忽視檔案，致使到期而無法上交檔案部門的問題發生。②檔案整理雜亂。在檔案收集以后，企業檔案部門的工作人員就要進行檔案整理，但一般其素質有待提高，在錄入一些電子文件時可能會出錯，立卷時的排序可能也會與實際的有出入，使日后的查找工作增加難度。③檔案使用者操作不規范。一般檔案部門對部門內的檔案使用管理較為松散，而對部門外人員借閱檔案管理較為嚴格，這會降低檔案管理部門遵守規章制度的責任感。

2 企業檔案管理創新的切入點

2.1 工作平臺創新。企業為加快檔案管理創新，應建立完善的、以企業電子文件為中心的信息系統，加快信息化建設的進程，通過軟件編程和數據庫管理技術，以計算機為中心，管理各項業務活動。例如，企業可以建立以行政辦公領域為中心的工作平臺，在這個平臺上，每個工作人員的登錄、工作信息可以自動收集歸檔、鑒定與保存，工作人員可以很方便地找到自己所需信息，機構內部通信方便快捷，真正實現無紙化辦公，能在很大程度上提升工作效率，創造更多的經濟效益。

2.2 流程創新。在檔案的紙質化時代，企業檔案管理更關注企業的業務活動，傳統的檔案管理模式受很多因素的制約，大大降低了工作效率。而在信息化時代，要堅持創建文檔一體化的理念，意識到業務流程與信息流程不可分割，在業務流程完成的同時，文件也形成了從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程。

為了實現流程創新，首先要盡量降低花在流程的中間環節的時間，其次是設計平行的工作流程，再設計相關的跳轉、分流工作流程，最后成為循環、交叉的工作流程。

3 推動企業檔案管理創新的措施

3.1 改變原有的粗放管理模式，制定完善的、科學的企業檔案管理體系。第一，要意識人才的重要性，重視人力資源管理，發揮每個工作人員的積極性。第二，要定期對工作人員開展對檔案管理創新相關知識的定期培訓，讓每個工作人員了解檔案管理創新的知識，將理論和實際結合運用到日常的工作中，提高工作效率。第三，要建立有效的獎懲制度，加強制度規范建設，發揮工作人員的積極性。

3.2 加快硬件設施的完善，由外到內逐步推進檔案管理信息化。企業高層應重視檔案管理工作，加大資金投入，更新檔案管理部門的辦公設備，利用現代科技的成果，這樣可以大大提高工作效率[2]。

3.3 加快檔案管理信息化的進程。檔案管理信息化有以下優勢：①檢索、查閱方便。企業的經營活動受各種數據的影響，而檔案就是這些數據的重要來源，檔案管理信息化不僅能降低檔案管理工作人員的工作強度，也能方便企業經營管理者查閱信息，使企業在競爭中獲得優勢。②保密性高[3]。檔案管理信息化能提高檔案的保密性，通過加密的方式設置權限等，減少資料外泄的可能性。因此，企業應加快檔案管理信息化的進程，使檔案管理部門能更好地服務于企業，使企業獲得更多的競爭優勢。

3.4 將檔案管理融入到企業全方位的管理之中。過去，企業的檔案管理部門似乎是企業孤立的一部分，缺少和其他部門的交流與協作，企業在制定戰略規劃時忽視了檔案管理部門的重要作用。因此企業應將檔案管理融入到企業全方位的管理之中，站在更高的高度看待檔案管理工作，使檔案管理工作也發生相應的變革，提高其重要性。

4 結語

現今的世界是全球化的世界，全球市場經濟不斷深化，經濟危機牽動著每一個國家，企業的生存環境變得更加復雜多變，企業的經營管理也同樣變得復雜。為了提升企業自身的核心競爭力，更新經營理念，在全球競爭中擁有一席之地，企業應該做好戰略管理尤其是企業財務戰略管理。而企業全面管理是加強財務管理的有效控制手段，所以在新形勢下企業應立足實際，解決檔案管理信息化存在的問題，做好檔案管理信息化的實施。

參考文獻：

[1]張萍.淺談文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2013（07）.

[2]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業的作用及管理策略[J].企業家天地（理論版），2011（03）.

[3]楊春子，孫小康.科技檔案管理系統的研究與實現[J].武漢理工大學學報（信息與管理工程版），2006（03）.