論如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案管理

字繼仙

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，水電工程的建設(shè)也經(jīng)歷不斷發(fā)展和完善的過(guò)程。水利發(fā)電作為國(guó)家支持發(fā)現(xiàn)的環(huán)保綠色能源，各省市每年都有大量水電建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工，工程項(xiàng)目投資也從幾百萬(wàn)至上億等項(xiàng)目部等，各參建單位水平岑差不齊，在水電站的建設(shè)過(guò)程中，涉及很多管理的工作，在參建單位多的情況下，各參建單位的管理模式有差異，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展也就相應(yīng)的出現(xiàn)了很大的困難。如何做好水電站工程項(xiàng)目檔案的管理工作是一門(mén)值得研究的學(xué)問(wèn)，下面就這一問(wèn)題提出簡(jiǎn)單的建議和看法。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目 電子檔案 檔案培訓(xùn) 檔案管理

中圖分類號(hào)：TU71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）03（b）-0195-01

國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平整體上升，各類工程也在將自己的技術(shù)不斷深入更新。在水電站建設(shè)方面，也在不斷更新先進(jìn)的技術(shù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的變化，水電站的建設(shè)從原來(lái)單一計(jì)劃指定施工單位到了招投標(biāo)承包制、建設(shè)監(jiān)理制、合同管理制，工程項(xiàng)目成立了水電開(kāi)發(fā)公司或是水電建設(shè)局等多種形式的業(yè)主管理機(jī)構(gòu)。通過(guò)推行新的管理體制，水電建設(shè)出現(xiàn)了一個(gè)嶄新的局面，新的運(yùn)行機(jī)制也在企業(yè)檔案管理中落實(shí)。工程建設(shè)中新的制度保證了工程建設(shè)各參建方直接對(duì)業(yè)主和地方負(fù)責(zé)，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目檔案工作全面實(shí)行就有了統(tǒng)一系統(tǒng)的管理和把握，為確保水電站工程項(xiàng)目竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 明確水電站工程項(xiàng)目檔案管理的重要性以及其特點(diǎn)

在水電站工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案，而這些項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，缺少項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收有重要的影響，會(huì)阻礙工程竣工驗(yàn)收甚至不能通過(guò)。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的在水電站建設(shè)中竣工中的重要性。就目前而言，有部分工程建設(shè)參建單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不夠重視，因而忽略了檔案管理，導(dǎo)致檔案日常工作的材料收集、整理得不到有效的控制，累積后導(dǎo)致歸檔文件材料的不齊全、不完整，最終對(duì)工程的竣工驗(yàn)收造成惡性的影響。為了避免因不夠重視而產(chǎn)生的檔案工作的紕漏，就應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)以及相應(yīng)的工作人員進(jìn)行檔案管理工作重要性的教育，提高其對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視。要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行說(shuō)服，在領(lǐng)導(dǎo)重視后，才能對(duì)下級(jí)的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的嚴(yán)格要求下，下級(jí)人員對(duì)工作的重視程度才能得到根本的提高。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和要求、下級(jí)人員的積極落實(shí)配合，全程檔案管理的配合才能讓這一工作高效率的完成。

隨著科技的不斷發(fā)展，項(xiàng)目檔案的形式也越來(lái)越復(fù)雜，這對(duì)于了解項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是可喜的方面，因?yàn)轫?xiàng)目的建設(shè)在后期的了解中可以有更多更具體的資料能夠參看。隨著網(wǎng)絡(luò)以及電子科技技術(shù)的不斷發(fā)展，各類圖像、聲像、文字在各類媒介上保存，例如：紙質(zhì)、膠片、磁介、光介載體。而這些資料的存在，在豐富檔案資料的同時(shí)，也加大了檔案管理的難度，為水電站建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。例如：在檔案建立的過(guò)程中，電子技術(shù)的應(yīng)用，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄的時(shí)候應(yīng)用打印稿件導(dǎo)致其真實(shí)性受到質(zhì)疑。在這種問(wèn)題出現(xiàn)后，監(jiān)理就應(yīng)該充分發(fā)揮其重要作用，嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目全面的監(jiān)理制度保證工程的質(zhì)量，為檔案管理提供完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的檔案資料。

2 對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作的有效規(guī)劃

對(duì)于一項(xiàng)工程的開(kāi)展，科學(xué)的計(jì)劃是有效的進(jìn)行高效率工作的前提。項(xiàng)目檔案管理在水電站的建設(shè)中是一個(gè)復(fù)雜的工作，涉及到多個(gè)單位。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，各單位的檔案建立整理的差異會(huì)讓最后的管理工作勞動(dòng)量加大。因此，最高管理層應(yīng)該將檔案管理系統(tǒng)樣板化、標(biāo)準(zhǔn)化，盡量精簡(jiǎn)管理流程減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高檔案工作的效率?？梢栽谙嚓P(guān)的地方設(shè)立指導(dǎo)督查小組，以對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)完成工作的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，提高各單位對(duì)檔案規(guī)范化管理的積極性。

3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)際工作內(nèi)容卻牽涉到多個(gè)部門(mén)，對(duì)于相關(guān)工作人員的能力要求高。因此，對(duì)工作人員能力的提高的培訓(xùn)是必不可少的。在培訓(xùn)的過(guò)程中，不僅僅要對(duì)檔案資料人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要對(duì)相應(yīng)資料的形成者進(jìn)行培訓(xùn)，以保證最終建立的檔案合格、規(guī)范。對(duì)資料人員的培訓(xùn)，要從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及后續(xù)工作中的利用、編研都要進(jìn)行系統(tǒng)的教育，提供一整套科學(xué)的理論和工作方法。另外，因涉及多個(gè)單位，還對(duì)相關(guān)人員的溝通、管理能力有一定要求，方便與各部門(mén)的協(xié)調(diào)。相關(guān)工作人員還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新時(shí)代的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)，將其應(yīng)用于檔案管理的工作中，為水電站的建設(shè)提供高質(zhì)量的痕跡資料，為項(xiàng)目建設(shè)的竣工做出力所能及的貢獻(xiàn)。

4 借鑒相關(guān)管理的經(jīng)驗(yàn)

檔案的管理工作，不論在重大工程建設(shè)項(xiàng)目中，還是在小項(xiàng)目的工程建設(shè)中都具有重要意義。在進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)熟知并認(rèn)真貫徹落實(shí)。而作為項(xiàng)目檔案管理者，不僅僅要對(duì)該專業(yè)的知識(shí)精通熟練，還應(yīng)該學(xué)習(xí)其他的管理知識(shí)，例如：對(duì)檔案的管理、對(duì)人員的管理。只有在掌握人員管理的基礎(chǔ)上，才能與各單位的人員溝通接洽，完成檔案管理工作。以檔案管理知識(shí)的熟練為前提，才能對(duì)建設(shè)中檔案工作的布局、規(guī)劃做好正確的把關(guān)。完善相應(yīng)的制度體系，對(duì)檔案管理工作提出一整套科學(xué)的實(shí)施方案。沒(méi)有相應(yīng)的制度，工作人員在執(zhí)行相關(guān)工作時(shí)也沒(méi)有規(guī)范的準(zhǔn)則，容易產(chǎn)生偏差。例如：應(yīng)當(dāng)規(guī)定相應(yīng)資料填寫(xiě)的要求，日常工作中使用符合檔案保管規(guī)定的書(shū)寫(xiě)材料和載體，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。硬性規(guī)定后，方便資料收集的整理。再者，資料填寫(xiě)和上交整理的時(shí)間應(yīng)該做出相應(yīng)的規(guī)定，避免時(shí)間拖延后資料的丟失缺損以及污染等。

及時(shí)對(duì)收集的資料進(jìn)行整理、歸檔，定期檢查檔案的保存及收集情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，保證在竣工驗(yàn)收時(shí)呈遞出質(zhì)量合格的材料。

5 討論

水電站工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性已在上文明確闡述，因此按照相應(yīng)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量的完成檔案管理是工程項(xiàng)目必須完成的工作。而在社會(huì)不斷進(jìn)步的今天，檔案管理工作的性質(zhì)雖然沒(méi)有變化，但是新興的科技技術(shù)在方便檔案管理和豐富檔案資料的同時(shí)，也為檔案管理工作帶來(lái)的更多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，要想在新時(shí)期做好檔案管理工作，就必須在扎實(shí)檔案管理基礎(chǔ)理論技術(shù)的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識(shí)。另外，要完成檔案的管理工作，還需要各個(gè)參建單位領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)人員對(duì)項(xiàng)目檔案的重視，認(rèn)真完成原始資料的生成，配合檔案管理。只有各部門(mén)都重視配合，項(xiàng)目檔案管理工作才能在合格的基礎(chǔ)上追求更高的質(zhì)量。

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