淺談文書檔案管理的規范化

張倩雯

摘 要：文書檔案管理工作對于政府部門、事業單位及企業的日常行政工作來說是十分重要的環節，文書檔案管理的工作水平直接影響單位、企業的檔案資料的完整性，但目前不少單位、企業對于文書檔案管理工作并未引起足夠的重視，導致文書檔案管理工作的規范化發展停滯不前。本文分析當前文書檔案管理工作普遍存在的問題，從多方面對如何推進文書檔案管理的規范化提出相應的對策。

關鍵詞：文書；檔案；管理；規范化

當今社會，隨著信息化程度的不斷加深，文書檔案的管理在現代社會各行各業的運作中也起著日益重要的作用，尤其是對于政府部門、事業單位和部分傳統行業的企業來說，是直接反映單位檔案管理水平的工作。但目前，不少單位、企業對于文書檔案管理工作重視程度不足，普遍存在管理方式落后、專業管理人員配置不足等問題，文書檔案管理工作整體呈現欠缺規范化的現狀。

1 文書檔案管理規范化的重要性

檔案工作是政府部門、事業單位及企業發展的有機組成部分，加強和規范檔案管理也是其工作的一項重要內容，做好檔案管理工作對各項事業有著承前啟后的推動作用，更具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，也直接反應了一個部門及單位的工作成果。在經濟高速發展的今天，文書檔案所起的作用也越來越重要，為了滿足社會發展的需要，我們要不斷的規范文書檔案管理程序、更新文書檔案管理方式，才能滿足時代發展對檔案信息的需要。新形勢下，如何進一步提高檔案管理水平，著力推動檔案工作規范化、現代化管理軌道；如何夯實檔案基礎建設，完善檔案管理辦法，加大檔案管理力度、優化檔案管理人員素質，怎樣才能高效高質量的保證檔案資料及時收集、封存，不漏項、不缺失、不龐雜，真正有效地發揮檔案的功能和價值，就成為每一個檔案工作管理人員需要面臨和思考的問題。

2 文書檔案管理工作普遍存在的問題

1.對檔案管理認知程度不夠.一些單位片面地認為簡單的將文書進行整理就是所謂的文書檔案管理，真正的文書檔案管理系統是從管理的角度對企事業單位的信息進行分類，建庫以及提取的系統應用過程。因此，就造成了很多單位的檔案管理人員往往在單位沒有管理地位，也就是檔案管理部門在企事業單位的地位也不高，這也充分的表明，各企事業單位極不重視檔案管理工作。

2.管理方式落后與任務不適應。文書檔案工作作為一項事后性的歸檔工作，在不少單位、企業內部都不足以引起相關領導管理層的關注，導致文書檔案管理工作多年來仍在沿用上世紀八九十年代的管理辦法。在社會廣泛應用計算機電子信息科技進行辦公的時候，文書檔案管理仍以傳統方式進行管理，隨著單位、企業文書檔案數量及信息量的加大，因循守舊的管理方式已逐漸成為制約工作開展的障礙。

3.專業檔案管理人員稀缺。檔案管理工作是一項較為專業的工作，要求管理人員按照規范的標準對檔案進行嚴謹、細致的管理。但目前在單位、企業內部普遍存在文書檔案管理人員未經培訓上崗，對于檔案的分類、立卷等專業工作一知半解，上崗后缺乏專業的學習培訓，導致人員在實際工作中的表現與當前現代化文書檔案管理規范要求存在較大差距。

4、文書和檔案協調合作不夠。嚴格來說，文書檔案管理工作實際上是對檔案工作和文書工作兩方面的管理，它們之間有緊密的關聯性。因此，在實際的文書檔案管理工作中，一定要將文書與檔案銜接起來，要實現文書與檔案的相互配合，并組建一套完整的文書檔案管理機制。知識在實際操作應用中，這文書工作與檔案管理工作往往是單獨操作，分塊管理，一直都未能形成一個整體，即使有些企事業單位制定了文書檔案管理制度也形同虛設。

5.考核和評價機制不健全。由于單位、企業對文書檔案管理人員的考核辦法和職業晉升辦法方面的制定往往缺乏個性化，未能有針對性地對文書檔案管理人員的工作情況進行全面的考核和評價，打擊專業人員對文書檔案管理工作的積極性和專注度，導致專業管理人員呈現流動性大及崗位緊缺的現狀。

3 提高文書檔案管理規范化的對策

1.重視文書檔案管理，制定規范化標準。文書檔案的規范化首先應當從觀念的轉變著手，政府部門、事業單位和企業應當正確認識文書檔案管理工作的重要性，重視并推進文書檔案管理的發展和改革，爭取將文書檔案管理工作納入到單位、企業的工作規劃和考核重點內容之中。在文書檔案的管理和使用工作中，要時刻提高管理意識，使檔案管理與實際文書工作相銜接，真正實現文書、檔案工作的一體化。在單位、企業的實際工作中，同時應根據文書檔案管理規范制定相關工作管理制度，落實檔案管理人員的工作職責，穩定文書檔案人員管理，提高文書檔案管理的工作質量，讓文書、檔案在日常行政工作中發揮應有的效能。

2.提高專業人員配置，加強人員培訓。文書檔案管理工作的順利完成是需要單位、企業配備相應的專業人員，穩定人員配備，提高文書檔案管理效率。單位、企業在聘用文書檔案管理人員時，應要求提供相應的職業資格證書，或出示其他相關專業能力水平證明文件，以保證文書管理工作的合規完成。在對文書檔案管理人員的日常管理方面，首先應加強人員對檔案管理工作規范的學習培訓，樹立正確的學習發展觀，提高管理人員的學習主動性，推動文書檔案管理工作的不斷改進和優化。此外，對于文書檔案管理人員需實行符合工作實際的考核制度和職業晉升辦法，通過獎懲結合的激勵制度，充分調動文書檔案管理人員的積極性，同時引導文書檔案管理工作的規范化和標準化開展。

3.建立規范管理機制，嚴格執行管理程序。落實文書檔案的規范化管理，需要相關機制和程序的配合運行。首先應細化文書檔案管理在實際工作中的相關規定和程序，使各項流程清晰明確，同時具備較高的可操作性。例如文書檔案管理人員需要嚴格按照相關工作規則嚴格執行審核簽發程序，避免文件重復濫發或無效文件的簽發，檢查附件是否完善及文件格式是否規范，對公文的版面、格式、字體和排版等細節都必須嚴格按照標準和規范執行。

4、加強單位各部門之間的協調合作。實現文書檔案管理工作的高水準度，要加強文書檔案管理部門與其他部門的合作和協調。檔案管理工作人員要在檔案管理收集工作中，及時了解業務部門工作的工作進展和狀況，要勤于走動，主動了解和獲取相關檔案信息，并積極思考與自身檔案管理工作的聯系，只有加強與各部門之間的協調和合作，才能保證檔案信息的全面性和真實性。

5.結合信息技術發展，推進管理工作的規范化。現代科學技術的發展為文書檔案管理工作帶來了更成熟的信息技術，可逐步推進文書檔案管理工作的數字化和信息一體化，利用信息技術進一步規范文書檔案管理工作。通過文書檔案管理和信息技術一體化建設，利用信息技術改進文書檔案管理工作中如模糊檢索難度較大等問題，逐步加強文書檔案的標準化、自動化和網絡化，簡化文書檔案管理工作在查詢、修改和填充方面的繁雜程序，大大提高文書檔案管理的工作效率，進一步達到規范化管理。

4 結語

文書檔案管理是政府部門、事業單位和企業日常行政管理工作中不可或缺的一部分，推進文書檔案管理工作的規范化需要從領導管理人員對文書檔案管理工作的意識、文書檔案管理專業人員的培養和管理、制定并嚴格執行相應的管理制度和流程，同時結合信息科學技術的應用等方面，多管齊下，推動文書管理工作的進步和發展。

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