淺談企業檔案管理與企業文化建設

劉瑛

摘 要：企業檔案，是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。 企業文化是企業全體員工在長期的創業和發展過程中形成并共同遵守的思想作風、基本信念、價值觀念、行為準則等的總和。企業文化建設，是與企業文化相關的理念的形成、塑造、傳播等過程。企業檔案是企業重要的文化機構，在企業文化建設中發揮著重要的作用。以我國企業檔案與企業文化建設的關系為出發點，來探討如何加強企業檔案管理，推動企業文化建設的發展。研究企業檔案與企業文化建設，對提高企業核心競爭力意義重大。

關鍵詞：檔案工作；企業檔案；文化建設

1 正確認識企業檔案與企業文化建設的關系

1.1 企業檔案具有文化特性，是企業文化的重要組成部分

人們所創造的一切物質和非物質的東西都屬于文化的范疇。從這個意義上說，企業的各項活動每時每刻都在創造文化。既然企業檔案作為企業的各項活動的歷史記錄，它所記錄的理所當然是一種文化，企業檔案自然就具有文化特征。檔案學理論也已經論證，企業檔案是一種企業文化現象，企業檔案豐富的內容無不處處展示出其文化特色。企業檔案在企業各項活動中形成，以文字、圖片、影音資料、實物等形式真實地記錄和再現了企業發展歷程，企業的文化忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中，是企業文化的重要載體。

1.2 企業檔案是企業文化建設可持續發展的源泉

企業檔案是在企業各項活動中形成并保存備查的各種文獻載體形式的歷史記錄，它生動、鮮活地記載了企業的成長發展歷程，為企業文化建設提供了真實、可靠的資料，是企業文化建設的“聚寶盆”。脫離企業檔案，企業的文化建設就是無源之水，無本之木。企業檔案使企業文化更具傳承性，企業檔案作為企業的“記憶大腦”，是企業承前啟后、持續發展的基石。企業檔案積累和保存著以前的企業文化，企業又可把這些企業文化視為以后企業文化發展的基礎。社會在不斷進步， 企業要不斷發展，企業文化也應隨之調整、更新、豐富、完善其形式和內容。企業檔案作為企業各項活動的真實記錄，也隨之記載著文化的變遷，反過來又促進企業文化的發展。總之，在建設企業文化的過程中，企業檔案發揮著至關重要的作用， 它貫穿于企業文化建設的每一個步驟。

2 強化企業檔案基礎工作，為企業文化建設儲備豐厚的信息資源

企業檔案縱連企業諸多歷史階段，橫貫企業各個領域，記述了企業各類活動的全過程，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是企業重要的無形資產，是企業生產、經營和管理活動的基礎，是企業各項活動得以承前啟后的保障，在企業文化發展過程中，尤其需要不斷強化檔案管理。

2.1 收集收齊歸檔文件材料，確保企業檔案信息來源真實可靠

巧婦難為無米之炊。只有充分占有原始材料，才能做好歸檔工作。收集材料要齊全、完整、準確、系統。歸檔要規范，不遺漏。收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環節，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續工作有序跟進。

2.2 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

隨著現代化管理技術的進步，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展，為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境，促使傳統的檔案管理模式發生變革。當前，檔案管理工作的重點也要適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源。

2.3 抓好檔案信息化建設，挖掘企業檔案價值

檔案信息資源也是企業的一項基礎信息資源，除了要用長遠發展的目光看待檔案信息資源，還要對檔案信息資源進行開發利用。企業檔案只有實現了真正的信息化，才可能最大限度地體現其價值，真正成為企業發展的寶貴戰略資源。

3、強化對企業檔案的開發利用，建設獨具特色的企業文化

3.1開發利用企業檔案，樹立良好的企業形象。企業形象是企業通過外部特征和經營實力表現出來的，被消費者和公眾所認同的企業總體印象。企業檔案對表現企業外部特征的招牌、門面、徽標、廣告、商標、服飾、營業環境等，對表現企業深層形象的人員素質、生產經營能力、管理水平、資本實力、產品質量等，都以各種不同形式的載體忠實地予以記錄。通過認真分析、提煉這些資料，可以樹立并不斷地改善企業形象。

3.2發揮檔案在企業文化中的作用， 培養企業團隊意識。團體即組織，團體意識是組織成員的集體觀念、企業內部凝聚力形成的重要心理因素。企業團體意識的形成使企業的每個職工把自己的工作和行為都看成是實現企業目標的一個組成部分，使他們對自己作為企業的成員而感到自豪，對企業的成就產生榮譽感，從而把企業看成是自己利益的共同體和歸屬。因此，他們就會為實現企業的目標而努力奮斗，自覺地克服與實現企業目標不一致的行為。因檔案具有憑證、參考、宣傳作用。職員通過檔案，對企業的過去、現狀加深了了解，增強了信任感和認同感。檔案管理人員要增強服務理念、豐富館藏收集、注重檔案研究開發，更好地為企業發展服務。

3.3開發利用企業檔案，建立現代企業制度。

企業制度是在生產經營實踐活動中所形成的，對人的行為帶有強制性，并能保障一定權利的各種規定。從企業文化的層次結構看，企業制度屬中間層次，它是精神文化的表現形式，是物質文化實現的保證。企業制度作為職工行為規范的模式，使個人的活動得以合理進行，內外人際關系得以協調，員工的共同利益受到保護，從而使企業有序地組織起來為實現企業目標而努力。堅持檔案規范化管理，同其他工作一起同規劃、同部署、同實施、同檢查、同考核，形成制度化。企業檔案讓企業文化更具實在性和可操作性。要建立合理的現代企業制度，必須以企業檔案為基礎。使每一位員工都能自覺主動地按照企業文化和組織精神的標準去行事， 這就必須制定企業制度。企業制度不能是空穴來風，必須來自實踐，要以檔案作為依據和參考。企業制度要發揚成功的經驗，吸取失敗的教訓，要以檔案作為依據和參考。企業制度在不斷修改、完善、升華，更要以檔案作為依據和參考。

參考文獻

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