工程檔案管理存在的問題及對策

李付兵

摘 要：檔案是人類社會活動直接形成的真實歷史記錄，對人們研究歷史、認識社會、指導工作都具有憑證和參考作用，它具有不可忽視的社會價值和作用。工程檔案是反映工程建設過程和工程建設質量的重要依據，而施工單位在工程建設過程中，因工程項目多，建設任務繁重，資料涉及面廣，工作量大，不注重工程檔案管理，加上有的單位管理不善，方法不當，使得工程檔案在管理方面存在很多問題。

關鍵詞：檔案；管理；對策；問題

1 工程檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

一是思想認識模糊。沒有將檔案管理擺到事關工程建設的基礎性工作的戰略高度上予以必要的重視，存在著“重工程建設、輕檔案管理”和“檔案歸檔案，工程歸工程”的傾向，不知道為什么要開展檔案管理工作和怎樣開展檔案管理。二是對檔案工作的重要性認識不夠。還沒有真正認識到檔案工作在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，也出不了成績，根本是得不償失，導致了檔案管理工作大多數成了為應付業主檢查而“做秀”的工作。

1.2 檔案管理力量薄弱

一是檔案隊伍不夠專業化。很多施工單位沒有專職的檔案員，檔案管理工作大多是由技術員或者文職雇員兼任，他們很難全身心地投入檔案管理工作，影響了工作效能。二是管理質量不夠高。檔案管理是一項專業與經驗相結合的工作，即需要一定的專業知識，也離不開實踐積累。由于施工地點不停變換，人員流動性大，檔案管理人員相對不夠穩定，有的檔案管理人員剛剛學會立卷歸檔的基本知識，而項目已經完工，導致一部分的檔案員想做好這項工作，卻又是心有余而力不足，促使檔案管理質量很難得到提升。

1.3 檔案管理手段落后

當前大多數施工單位檔案管理工作模式還比較落后，主要靠人以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多數仍然是使用傳統的手工操作，計算機等現代化管理手段運用水平比較低，查找速度慢，使用效率低，不僅影響了檔案管理質量，也不能滿足檔案管理、利用的要求。

1.4 檔案管理內容不完整

有的施工單位只注重文書檔案的收集，忽視聲像、實物檔案的收集、整理、立卷、歸檔，影響了檔案的系統性和完整性。部分施工單位工作人員為方便工作，將相關檔案材料自行保管，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料無法及時歸檔，有的甚至損毀、丟失。

1.5 檔案整理分類不仔細

有的單位沒有單獨的檔案柜，所有的檔案資料都放在工作人員的抽屜里面，如開工通知書、施工組織方案、圖紙會審記錄、技術交底記錄、原材料出廠質量證明、檢驗報告、施工試驗報告、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、設計變更記錄和工程竣工驗收文件等，加上有的資料人員懶惰，不及時地將這些檔案資料收集整理歸檔裝卷，也不知道那些資料該歸檔，如何裝訂歸檔案等，如果遇到項目結算時再進行統一的裝訂，使得一些檔案資料被誤編、漏編，或者不同單位工程的檔案資料編成一卷。

2 解決以上問題的對策

2.1 加大檔案資料的投入，由專人負責工程檔案資料的建設

施工單位應該設立專職檔案管理人員，并采購質量好、樣式好、數量足的檔案柜，對施工過程中形成的檔案資料要分類齊全，分別放置。目前大多數施工單位存在著人員嚴重不足的現象，如何解決這種矛盾呢？可以采取如下兩種措施：首先，可以聘請專門從事檔案工作的人員來進行檔案資料的管理，在選擇人員時應該擇優選取，選擇比較優秀、工作責任心強、心細、文字功底強的人員來從事檔案工作；其次，一些單位每年都要招聘一批大學生充實單位力量，在招聘人員的時候，可以改變以往只招專業技術人員的作法而改招中文系或者檔案管理等相關專業的人員從事檔案工作。一些大的施工單位，包括施工單位公司機關和工作量較大的項目部，一個人不夠可以招聘兩個或者多個人員從事檔案工作，對于檔案人員較多的單位要健全組織、完善機制、分工負責，應由專人負責檔案資料的填寫、檔案的制作、責檔案資料的審核和檔案資料的整理裝訂。

2.2 提高檔案人員的業務素質，進行專門的業務培訓

對于檔案人員不光要有良好的工作作風、思想素質，而且還應有較高的業務素質，因此要定期地組織檔案業務人員進行業務培訓，培訓形式多樣，可以組織檔案管理人員到檔案工作開展好的單位或者檔案館、圖書館參觀學習，在培訓過程中應向他們講授工程檔案的組卷和裝訂順序。

2.3 實行獎懲分明，建立獎懲機制

業主和施工單位要層層制訂詳細的獎懲措施，并將工程檔案納入工程考核的范圍，并制定考評標準，保證工程檔案管理工作的落實；在工程檔案管理工作中，對檔案的建立、歸檔、管理等工作作出顯著成績的，施工單位應該給予表彰獎勵；對沒有落實管理制度和措施，造成檔案破損、丟失和其他影響檔案管理、使用的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員根據相關規定給予處罰，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

2.4 盡量避免過度更換資料人員

在選取資料人員時，應該選取一個比較固定，最好選取愿意長期從事工作地點不固定的人員來當資料人員，另外，在選取資料人員時，要和他們簽訂一份長期合同，合同不到期，不允許他們離開本單位，即使必須更換資料人員，在更換時要履行交接手續，把檔案資料要寫一個完善的臺帳和明細表，哪些已經裝訂成冊，哪些還沒裝訂的，都要移交給下一任資料人員。

2.5 及時歸檔更新

單位工程完工后，要及時地將該工程所有檔案資料按照規范順序裝訂成冊。對于開工通知書、施工組織方案、圖紙會審記錄、技術交底記錄、原材料出廠質量證明、檢驗報告、施工試驗報告、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、設計變更記錄和工程竣工驗收文件都要按照規定和順序進行裝訂。對于已完工單位檔案，由于沒有交付業主使用，隨著時間的變化，檔案資料也隨之發生變化，不斷形成新的檔案資料，因此我們一定要根據變化及時地進行更新，以便讓業主和其他人員知道變化，并有針對性地開展工作。

2.6 紙質檔案管理和電子檔案管理并存

隨著科技的發展，特別是電子科技，象電腦軟件、U盤、辦公操作系統等，這些都為檔案資料的建立和完善提供了很好的方法，檔案不光可能運用傳統的紙質載體進行保存，還可以通過電子媒介進行保存，并且通過電子媒介保存的檔案資料不易丟失。因此，我們在保存紙質檔案的同時，也應采取電子檔案管理，以便更利于檔案資料的添加，使得工程檔案更加完善。

參考文獻

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