行政管理體制改革與秘書工作

黃秋霞

摘 要：企業(yè)行政管理與秘書工作是企業(yè)管理的重要組成部分。近些年來，隨著形勢的發(fā)展，秘書工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣、要求越來越嚴(yán)格。本文分別對企業(yè)行政管理體制改革與秘書工作進行了探討。

關(guān)鍵詞：行政管理；秘書；協(xié)調(diào)

1 企業(yè)行政管理體制改革

企業(yè)行政管理指的是依靠企業(yè)行政組織，通過行政渠道對企業(yè)進行管理的一系列方案和措施的綜合。狹義上的行政管理指的是企業(yè)行政部門和行政人員依靠企業(yè)行政組織，然后按照企業(yè)行政管理系統(tǒng)的行政流程對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展進行有效的管理。當(dāng)前一些企業(yè)的行政管理制度不健全，行政管理執(zhí)行不到位，導(dǎo)致企業(yè)行政效率低下，下面介紹幾點企業(yè)行政管理體制改革的意見。

1.1 合理選擇和設(shè)計行政組織機構(gòu) 行政組織機構(gòu)與行政渠道都是企業(yè)行政管理開展的依據(jù)，因此，建立與企業(yè)行政管理需求相一致的組織機構(gòu)是完成行政命令與指示等工作的重要基礎(chǔ)。機構(gòu)龐雜、人浮于事、溝通不暢等問題是企業(yè)行政管理普遍存在的問題，這些問題的存在導(dǎo)致了企業(yè)相關(guān)信息更新不及時和行政效率低下等負(fù)面影響。因此，建立與企業(yè)行政管理需求相一致的組織機構(gòu)對行政管理科學(xué)化的影響巨大。建立健全的企業(yè)行政管理制度、簡潔合理的機構(gòu)組織、明確各個部門的崗位職責(zé)、工作程序以及掌握相關(guān)事項辦理的表格、圖表規(guī)范填寫等，進而實現(xiàn)行政部門行政工作有條不紊的開展。

1.2 優(yōu)化企業(yè)行政決策職能的程序 首先，發(fā)現(xiàn)問題，確定決策目標(biāo)。其次，擬訂方案，尋求達(dá)到企業(yè)決策目標(biāo)的途徑。研究和擬定實現(xiàn)企業(yè)決策目標(biāo)的各種途徑和辦法，就是準(zhǔn)備行動方案。現(xiàn)代企業(yè)行政決策一般要求有多個備選方案。現(xiàn)代企業(yè)行政現(xiàn)象復(fù)雜多變，更不允許只準(zhǔn)備一個行政方案，也不是科學(xué)的決策。再次，決策方案的評選審批。當(dāng)前企業(yè)的行政決策問題具有很多的不確定因素，并且行政管理目標(biāo)多，涉及知識領(lǐng)域非常廣泛。在實現(xiàn)目標(biāo)的方式上各不相同，單單靠決策者的經(jīng)驗進行決策過于片面，會有很多考慮不到的問題。所以，在決策時必須將專家建議作為重要參考依據(jù)，并對方案進行可行性研究和論證，選出最優(yōu)的方案。

1.3 加強企業(yè)行政管理的手段創(chuàng)新 企業(yè)行政管理體制改革必須緊跟時代的步伐，加強管理手段創(chuàng)新，加強現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。以指尖外勤為例，指尖外勤對于傳統(tǒng)行政管理方式來說，是一個有效的填補，填補了行政管理對于外勤人員管理的空白和諸多漏洞，打破了以往行政管理對于外勤人員愛莫能助的被動局勢，同時指尖外勤的有效溝通和鏈接作用，不但提升了企業(yè)的整體工作效率，而且還為企業(yè)與外勤人員之間搭建了一個互幫互助共同進步的平臺，外勤人員在工作中如魚得水，行政管理部門打開手機就可以輕松掌控，發(fā)布指令。

通過指尖的一鍵觸碰，一切行政管理難題將迎刃而解。無處不在的移動互聯(lián)網(wǎng)、唾手可得的智能手機終端就可以將指尖外勤的移動設(shè)備巧妙鏈接，外勤人員的一舉一動都將被企業(yè)盡收眼底，企業(yè)管理層隨時與外勤工作人員實現(xiàn)互動，即使商機瞬息萬變，指尖外勤也會先人一步，趕超時間，給你第一時間洞察時機的機會，外勤人員的及時上報，企業(yè)高層的最新決策就會一氣呵成，緊抓財富脈搏。企業(yè)行政管理的效能被指尖外勤一再細(xì)化，一再提升，經(jīng)過層層改造，目前指尖外勤在企業(yè)會議、培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著更為便攜的效能提升作用，通過指尖外勤發(fā)布各類公司活動組織的通知，可以知道有多少人看過通知、參加人數(shù)和不參加理由，提高組織效率。在國內(nèi)企業(yè)的行政管理中發(fā)揮了巨大作用。

2 做好秘書工作的措施

2.1 注重協(xié)調(diào)，當(dāng)好助手 綜合協(xié)調(diào)職能是秘書工作的重要內(nèi)容，同時也是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)得力助手的關(guān)鍵。優(yōu)秀的秘書人員不僅僅善于與領(lǐng)導(dǎo)溝通，并且善于與同事溝通。優(yōu)秀的秘書不僅能夠起草高質(zhì)量的工作文件，而且能夠料理好各項事務(wù)。第一，要做好會議協(xié)調(diào)工作。在會議開展之前，秘書要提前做好會前準(zhǔn)備工作。這些準(zhǔn)備工作包括撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的材料，做好外來參會人員的接待及會議場所的選擇與布置，最后由領(lǐng)導(dǎo)進行驗收，這樣可以為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約出時間來進行其他重大工作。第二，要做好文件的上傳下達(dá)工作，通常，秘書認(rèn)為文件的上傳下達(dá)工作比較簡單，容易忽視這一問題，不愿意投入大量的精力開展這一項工作，因而使得一些文件在傳達(dá)過程中，誤悟領(lǐng)導(dǎo)意圖或者使員工不能很好的理解文件精神與要求。因此，秘書在撰寫好文件后，對于文件的精神要采取合適的方式進行傳達(dá)，使企業(yè)員工能夠全面的接收到文件精神與領(lǐng)導(dǎo)指示。

2.2 撰寫優(yōu)秀的公文、稿件 起草文稿，是秘書工作的主要部分文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和秘書合作進行的。在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。在形成材料后要注意把好行文關(guān)，主要審查是否需要行文，防止行文過多過濫，助長文牘主義；要把好政策關(guān)，主要核查文件是否符合黨的方針、政策，是否符合國家的法律、法令，防止在政治上出錯；要把好文字關(guān)，主要查看文件觀點是否正確，語言文字有無錯漏，維護文件的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；要把好體式關(guān)，主要審核文件、格式是否正確，發(fā)送范圍、密級是否恰當(dāng)?shù)取＿@就要求在撰寫、審核文稿時，必須反復(fù)思考，仔細(xì)推敲，字斟句酌，使文件真正體現(xiàn)機關(guān)的制文意圖。

2.3 兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作 我們要全面地服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)的工作，首先，應(yīng)當(dāng)以相關(guān)工作與中心任務(wù)為核心對文件進行高效處理；其次應(yīng)當(dāng)主動收集企業(yè)工作中存在的一些問題，對問題進行走訪調(diào)查，并適當(dāng)?shù)靥岢鲎约旱慕ㄗh，以供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。再次，要善于行使領(lǐng)導(dǎo)賦予的職權(quán)去完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，如對企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)進行檢查督促、做好各方綜合協(xié)調(diào)工作等，使領(lǐng)導(dǎo)的指示能夠高效的執(zhí)行。當(dāng)然，對于領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要講究一個度，“過猶不及”的道理我們都明白，如果秘書對領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)不到位就會影響領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。如果服務(wù)過頭，或者“仗勢欺人”，就會對領(lǐng)導(dǎo)的形象造成不良影響。所以，秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要遵循以下原則：①按規(guī)定辦事，不可以自己的意愿或者經(jīng)驗來辦事。②多作請示匯報。當(dāng)遇到規(guī)定不明確問題時，不要自作主張應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，由領(lǐng)導(dǎo)決策。③嚴(yán)格要求自己。也就是上邊談到了不要“仗勢欺人”，秘書工作接近權(quán)利渠道，但不可以權(quán)謀私，給企業(yè)與領(lǐng)導(dǎo)帶來不好的影響。

參考文獻：

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[2]戚少婷.探究我國企業(yè)行政管理問題[J].時代報告（下半月），2011（11）.