現代醫院電子檔案管理優化研究

朱瓊英

摘 要：檔案管理是現代醫院人事管理的一個不可或缺的部分，檔案管理也是人才培養的重要途徑。通過對所在醫院的觀察，發現醫院的電子檔案管理存在著一些問題：（1）電子檔案管理職責模糊，職能交叉；（2）現代醫院電子檔案管理的意識和制度落后；（3）電子檔案管理不規范，保管措施不完善。針對出現的問題，提出了優化措施：（1）轉變檔案管理觀念，更新意識和管理制度；（2）形成獨立的檔案管理機構；（3）加強工作人員的能力培養和工作技能的提高，提高綜合素質。只有把醫院的檔案管理水平提高到更高的水平，才能更好保證現代醫院的發展和壯大。

關鍵詞：醫院管理 電子檔案 問題 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（b）-0155-01

檔案管理是現代醫院人事管理的一個不可或缺的部分。現代醫院是國家的一個重要的服務單位，保證社會主義建設的正常運行。為了讓現代醫院能夠正常地運行，需要一套科學、完整的管理體系[1-2]。如今，人們已經越來越重視教育、科研和醫療等公共事業，人們的健康意識觀念也越來越強，人們的就醫需求也會越來越大。在人們生活水平的不斷提高的條件下，人們對醫院的醫療水平會相應提高，這就需要醫院重視醫療人才的培養和引進。檔案管理是人才培養的重要途徑，檔案記錄了醫療人才的成長記錄，記錄了人才的優勢和不足，為人才培訓和進修的內容提供了依據[3]。隨著計算機技術的發展和人才流動加速，傳統的檔案管理已經不能滿足時代的發展，檔案電子化已經成為了歷史趨勢[4]。通過對所在醫院的觀察，發現醫院的電子檔案管理存在著一些問題。

1 現在醫院檔案電子化發展出現的一些問題

1.1 電子檔案管理職責模糊，職能交叉

從機構設置看，檔案管理一般沒有專門的科室，一般是掛靠在行政辦公室或人事辦公室。人事檔案只是檔案管理的一部分，醫院的檔案還包括了文書檔案、會計檔案、醫院的病人檔案和醫院的發展歷史檔案等。但是，醫院為了方便醫生查看病例，往往病人的檔案一般是單獨放在病案室進行管理，還有病人的一些檢查資料則直接放在各個科室里，這樣醫院的檔案管理就分為了多個部分，缺乏統一的管理，增加了后期的檔案收集和整理工作難度。

1.2 現代醫院電子檔案管理的意識和制度落后

由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式，需要管理人員具備使用計算機軟件的能力和較強的檔案管理意識。但是，醫院的檔案管理人員在電子檔案實施以后，主動學習提高的意識較弱，這就造成了對電子檔案的使用不夠熟練。當然，這在一定程度上與醫院的管理制度也有關，醫院的管理制度沒有及時地更加電子檔案管理制度和操作規范。

1.3 電子檔案管理不規范，保管措施不完善

電子檔案雖然方便了醫院的管理，提高了醫院的運行效率，但是不規范的保管措施可能會產生安全隱患。由于，電子檔案的傳輸往往需要聯網，管理人員如果不能及時的查殺電腦病毒，也許會造成電子檔案外漏和消失，造成無法挽救的損失。

2 優化對策

針對現代醫院電子檔案管理工作存在的一些不足，提出針對性措施。

2.1 轉變檔案管理觀念，更新意識和管理制度

檔案管理人員是檔案管理的直接執行者，其觀念的轉變有助于提高電子檔案管理的效率和成效。為了保證管理人員規范操作檔案管理軟件，需要更新管理人員的管理意識。同時，還應該建立和更新一系列規章制度，進一步規范管理人員的操作行為。

2.2 形成獨立的檔案管理機構

檔案管理工作存在的一些問題往往是醫院的重視程度不夠引起的，檔案管理沒有獨立的機構，職能和權限不夠，檔案管理功能不很正常的進行。因此，需要建立的一個獨立的檔案管理機構，增加檔案管理人員，醫院的所有檔案都歸獨立的檔案管理機構管理。在此基礎上，建立一個電子檔案使用系統，醫院的醫生都有獨立的賬號，可以隨時登陸進去進行檔案查詢，這樣既方便了醫生的檔案查詢和調取也統一了醫院的檔案管理職能。

2.3 加強工作人員的能力培養和工作技能的提高，提高綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響著醫院的檔案管理水平。檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理，還包含了統計學和信息技術應用等應用。因此，為了提高醫院的檔案管理工作，就需要高度重視工作人員的綜合素質提高。可以定期安排工作人員進行進修，或者參加技能培訓，并加強思想道德建設，使檔案管理人員在思想上和能力上都能更進一步。

3 結語

檔案電子化及檔案信息化建設，是一個由傳統的管理過程向現代化管理的過渡。隨著新的技術和新的管理理念應用到檔案管理工作上來，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的標準。醫院的檔案管理人員，只有通過不斷的學習和培訓，提高自身素質和技能，才能更好的適應檔案信息化建設的要求，才能更上檔案信息化建設的步伐。只有把醫院的檔案管理水平提高到更高的水平，才能更好保證現代醫院的發展和壯大。

參考文獻

[1] 張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012（6）：5—9.

[2] 黃恩梅，陳珍珠.現行醫院檔案管理存在的問題及對策[J].中國病案，2006（5）：32—35.

[3] 周建軍.顯性知識服務：檔案管理的有為之路[J].檔案學通訊，2015（1）：1-5.

[4] 夏晴.新媒體時代傳媒業檔案管理[J].中國檔案，2015（2）：15-19.