新時期下事業單位檔案管理現存問題及改進措施分析

楊文蘭

摘 要：在快速發展的今天，信息量的需求也是突飛猛進的。在新時期下，檔案的管理對任何一個事業單位來說也是極其重要的。那么，如何才能做好檔案管理工作呢，這是現如今任何一個事業單位所面臨的首要問題。它不僅需要管理人員付諸耐心和毅力，最主要的還是需要通過一定的專業知識和專業技術，能夠及時發現問題并提出建設性的意見，從而解決問題。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現存問題；改進措施

事業單位的檔案涉及工作的方方面面，這些檔案對于人才的培養、選拔以及其他工作都有重要的參考價值。改革開放以來，事業單位的檔案管理已經有了很大的進步，但是整體還不完善，所以事業單位必須緊跟時代的發展，盡最大的努力完善檔案管理工作。本文將具體的分析在事業單位檔案管理中存在的問題并對應提出解決策略。

1 新時期下事業單位檔案管理現存問題

1.1 檔案管理意識薄弱，操作不規范

新時期下的事業單位檔案管理意識普遍比較薄弱。林業工作幫助改善生態環境，加快林業建設有著重要作用，對于建設林業生產以及構建和諧社會都有著重要的意義，為此，林業領導者和工作者必須重視起檔案管理工作，用認真嚴肅的態度來對待此項內容。另外，其他員工認為檔案管理不足掛齒，檔案工作僅僅是檔案員自己的工作，與他們無關。事實上，檔案管理工作不完全是檔案人員的工作，其他工作人員在必要的情況下也需要做一些記錄和歸檔的工作。在工作中，有的部門只是圖自己方便，拒絕將檔案資料遞交給檔案部門管理，導致了檔案資料的不完善、不完整，這在一定程度上也影響檔案的連續性。從客觀原因來分析，部分事業單位的檔案來源寬泛、工作量較大、裝訂不方便以及查閱繁瑣，這些都會造成檔案管理操作的不規范。

1.2 檔案管理制度落后，缺乏現代化的管理手段

通過走訪調查不難發現一些事業單位的管理制度都是擺設性的文件，根本沒有落實到具體的工作中。例如，林業單位的歷史悠久，但軟硬件的設施都比較落后，如櫥柜破舊，庫房簡陋，防蟲、防潮、防火的效果不強，缺乏電腦、掃描儀、打印機等辦公用品。隨著時代的發展，科技的進步，以計算機為載體的網絡技術已經廣泛的應用到各行各業，電子檔案也應運而生。不幸的是，目前大部分的檔案管理工作者對電子檔案的管理和維護沒有足夠的應對經驗，對計算機的病毒安全也沒有深入的了解。

1.3 檔案管理人員存在問題

檔案管理人員主要存在三方面的問題，首先是檔案工作人員缺乏專業知識，在事業單位中，檔案管理的工作人員大部分缺少專業性的檔案理論知識，更不可思議的是，有些事業單位中的檔案人員是非專業人員，這樣做的后果顯而易見。其次便是檔案人員缺少該有的工作態度，一個事業單位能否得到應有的發展，很大程度上取決于單位員工的工作態度，當然包括檔案管理中的工作人員。部門檔案人員都是抱著應付的態度進行工作，不及時的更新檔案、不認真的打掃檔案室的衛生、缺少責任意識。缺乏工作的耐心，這樣的工作態度會對事業單位的發展造成巨大的阻礙。最后，就是檔案人員在離職后的檔案管理問題。無論是辭職、退休、生病等等，這些狀況都會給檔案工作造成無法用金錢衡量的損失。

2 改進措施

2.1 提高思想意識，重視檔案管理

各個事業單位尤其是單位領導應該做好帶頭工作，為員工樹立好表率作用，從源頭上重視檔案的管理工作，把檔案管理作為日常事業單位管理中必不可少的一項工作。在日常的工作會議中，應該及時對檔案管理的方法和出現的問題進行討論總結，設計解決方案，力求將單位的檔案管理工作和其他工作同步有序的進行。在此基礎上，可以成立專門的檔案管理領導小組，定期的對檔案中的工作進行調查，及時的發現問題、解決問題。日常要重視提出一些可以完善檔案工作的方案，領導小組給予充分的肯定和支持，加強硬件設施的補給，也可以設定必要的考核評定，在整個單位樹立起重視檔案管理的工作作風。

2.2 加強制度化管理，保證檔案管理有序進行

做好檔案管理工作，是健全檔案管理工作機制的重要內容之一。作為檔案管理人員，要時刻心系檔案工作的協調機制，完善工作內容和工作方法，提高檔案管理部門與其他部門的協調性，幫助建設更加完整的檔案管理制度。日常工作中，要制定符合林業工作特點的檔案管理工作制度，做到集特殊性、針對性、完整性于一體，讓林業檔案工作更加健全，更加符合本單位的工作特點。檔案管理人員還要加強對檔案的收集，及時整理，分類立卷、歸檔，為方便快捷的查閱工作做好準備，另外，還要完善對檔案工作人員的管理，用規范化、制度化、科學化的方法對檔案工作進行管理。

2.3 提高檔案管理人員素質，保證檔案管理質量

事業單位要建立高素質的管理團隊，實現管理全員化。檔案工作者是檔案工作的實施者和操作者，要想提高檔案管理的水平，首先要建立一支高素質的管理團隊。重中之重，在人員的招聘過程中要求實現專業化、標準化，檔案工作者最好是全職人員，兼職工作應盡量避免，在有條件的情況下最好實現檔案團隊人員的固定化，保證檔案工作不會因人員離職而產生不必要的損失。因非人為因素造成的人員流動，單位要做好人員的交接工作，這樣的交接工作也需要一定的法規來保證實施，按照規定最好交接工作的同時，有必要保證后期的聯系溝通，盡量減少問題的發生。事業單位管理人員的過程中也要有科學的管理方法，對剛入職的人員進行培訓是必要的，目的在于提高他們的文字表達能力、語言表達能力、計算機能力和交際能力，在有機會的情況下，要幫助他們繼續進行深造，從而改善檔案管理的手段和方式。事業單位也要引入高素質的檔案管理人才，爭取給整個單位注入新鮮的活力，保障檔案工作的系統化和正規化。其次，檔案管理工作有必要實現全員化，在領導重視、財政支持的前提下，單位中的各個部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理工作付出一份努力。在全單位形成一種全員參與其中的工作氛圍，人人收集信息、整理信息、利用信息，充分挖掘檔案的潛在價值。

3 結語

通過上訴文章的分析，我們了解到了檔案管理中的一些問題，這些問題一時并不會對事業單位造成無法挽回的損失，但是時間太長而久久沒有得到重視的話，就會有城門失火殃及池魚的危險。所以我們通過仔細的分析問題提出了一些可行的意見。希望事業單位可以進行一系列的改革發展，這樣在以后的檔案管理工作中就會有更大的進步，為以后的檔案發展提供良好的基礎和環境。

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