淺談如何做好新時期的企業檔案

摘 要：企業檔案是指在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。它是企業賴以生存和發展的基本條件，是企業活動須臾不可或缺的重要資源，是企業財產不可侵犯的有機組成部分，它對企業發展有著不可估量的價值。檔案工作是發展的動態系統，而不是靜止的。特別是在當前企業改革不斷深入地情況下，企業檔案工作面臨著許多新情況、新問題。如何適用新形勢，找出對策，解決問題，使企業檔案工作進一步開創新局面，最大限度地發揮檔案的作用，更好地為企業的改革和發展服好務，是擺在我們檔案工作者面前的重要課題。

關鍵詞：企業；檔案；建議

1 正確認識做好企業檔案工作的重要性

企業檔案作為企業活動的原始記錄，隨著經濟的發展和科技進步，企業經營檔案、科技檔案所占的比重越來越大，企業檔案工作是企業管理基礎工作之一，不可忽視。特別是近些年來，企業在處理技術和經濟糾紛中、在處理知識產權等問題方面所起的關鍵作用，從而進一步增強了檔案意識，為檔案工作者進一步依法管理企業檔案工作奠定了堅實的思想基礎。檔案工作是企業管理工作的重要部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業歷史真實面貌的一項重要工作。企業檔案工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。因此，做好企業檔案工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

2 目前企業檔案工作的現狀及存在的問題

目前，在現實工作中，大多數企業把主要關注點集中在企業的經濟效益上，再加企業的管理者對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，沒把檔案工作放在重要位置，致使檔案工作出現了滑坡，制約了企業檔案的健康發展。主要表現在以下幾個方面：

（一）企業檔案管理體制弱化。隨著《企業法》的進一步貫徹執行和企業內部發展的不斷深入，企業的自主權不斷擴大，企業有權決定內部機構的設立、調整和撤銷，有些企業單方面追求直接的經濟效益，把檔案機構降格，檔案工作人員裁減到了1人，甚至有的1人還是兼職的。同時，有些企業的領導特別是分管檔案工作的領導對檔案和檔案工作的重視、關心和支持程度都有所下降，錯誤地認為檔案工作是一項“軟”任務，光投入，不能產生直接的經濟效益；大部分工作人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，沒有良好的職業道德及辦事細心的工作態度，檔案意識差，認為檔案工作可有可無，從而不能充分認識到檔案管理在企業發展中的戰略作用和實際意義，致使檔案管理體制弱化，在企業中的地位降低，嚴重地阻礙了企業檔案工作的正常發展。

（二）投入減少，保管條件達不到規定要求，現代化的管理手段難以實施。

隨著檔案門類和載體的日益增多，對存放檔案設備的要求也隨之改變，原有的設施設備不能滿足檔案存放的標準和要求，而此時， 由于領導思想上不重視和經濟條件的限制，企業在檔案工作上的在投入大大減少，庫房面積難以擴展，檔案排列擁擠，有的檔案、資料無處存放；檔案庫房必備的“九防”設施，更是得不到及時的更新、配備，檔案保管條件極其惡劣，長此下去將會嚴重影響檔案的壽命，安全隱患較多。在這種情況下，更談不上配備現代化的檔案管理設備，嚴重地制約企業檔案管理工作的開展和檔案資料的開發利用。

（三）有章不循，管理制度流于形式。有些企業在檔案管理制度制定方面，不是為了根據工作需要加強管理而制定，而是為了應付上級的檢查、檔案工作的認定而制定，使大多數制定流于形式，管理網絡不健全，造成檔案管理工作混亂。如有的企業年度文書立卷工作中，重視“紅頭文件”的存檔，而忽視各種記錄、報表、名冊等材料的歸檔；缺少必要的歸檔管理手段，有關人員的歸檔意識差，有的工種技術人員為了自己使用方便，把一些重要的材料留歸己用，有的檔案工作人員只是坐等上門，交多少存多少，致使大量的材料散失在各個部門和個人手中，到企業需要時無處查找。

（四）檔案工作人員隊伍不穩定，業務能力偏低。近幾年，隨著企業改革的不斷深入，機構改革頻繁，人員精減幅度較大，給檔案管理工作帶來了諸多不利，究其原因主要：一是企業領導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案工作清閑，無須多少專門技術，誰都能干，是一項簡單的輔助性工作，因而安排一些老、弱、殘人員從事檔案工作或有的人員純粹是照顧型的；二是檔案人員福利待遇差，企業檔案部門一直被認為不受重視的“清水衙門”直接造成人才的流失；三是缺乏骨干力量；四是檔案工作人員專業知識貧乏且老化，嚴重制約著檔案工作科學管理水平的提高。

（五）企業檔案利用率不高且管理工作不規范。目前好多企業的檔案工作跟不上時代的發展，檔案內容單一，脫離實際，檔案信息陳舊，造成檔案工作時效性較低，無法滿足企業發展。再有不同的歷史時期對檔案整理有不同的要求，當前企業檔案管理不規范現象主要表現在：第一，檔號不規范；第二，案卷標題不規范；第三，大部分案卷缺少卷內目錄；第四，組卷混亂現象比較嚴重。企業沒有一整套規范化、科學化的工作程序和方法，直接影響企業現代化的發展。

3 做好當前企業檔案工作應采取的對策

檔案是企業各項活動、工作的原始記錄，它真實記錄并展現了一個企業發展的全貌和全過程，是企業聯系過去、現在與未來的紐帶，在企業發展中具有獨特的意義、作用和價值，是企業的一筆寶貴財富。針對當前改革發展關鍵歷史時期的各種困難，我們應踏實工作，制定相關應對措施，更好地做好企業檔案工作。

（一）加大宣傳力度，增強檔案意識。思想是行動的先導。提高企業廣大職工的檔案意識，創造良好的環境，是做好檔案工作的前提和基礎。《檔案法》是我們做好企業檔案工作的法律依據。因此，我們要堅持深入持久的宣傳《檔案法》和上級的有關法規、規章，在職工中舉辦《檔案法》知識講座、知識競賽，首先讓廣大職工知法、懂法，從而自覺地貫徹執行《檔案法》。其次，要采取演講、報告會、展覽的形式，以運用檔案所產生的經濟效益、社會效益和因檔案管理不善而給企業造成的無法挽回的損失正反兩個方面的實例，大力宣傳檔案在企業改革發展中起到的重要作用，大力宣傳不重視檔案工作的危害性，真正在企業內部形成一個人人重視檔案工作的良好環境，推動企業檔案工作再上新臺階。再次，

要積極參加地方檔案管理部門舉辦的各類宣傳活動，結合企業實際辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。

（二）堅持依法治檔，不斷強化檔案管理基礎工作。檔案貴在利用，重在管理。當前我國處在市場經濟時期，市場經濟就是法制經濟，因此要使檔案工作適應社會主義建設和市場經濟發展的需要，更好地為社會主義文明服務，就必須運用法律手段來管理檔案事業，以法律的形式明確管理對象的責、權、利，保證管理系統的穩定性，要結合本企業的實際，從檔案的形成、收集、整理到檔案的保管、深層加工、利用、銷毀，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，從而使企業檔案管理工作走上制度化、規范化的良性發展軌道。

（三）強化服務功能，加大檔案資源開發利用的力度。企業檔案管理的最終目的是最大限度地滿足企業各項工作對檔案信息的需求。有為才有位，企業檔案工作只有為企業的“兩個文明”建設服好務，做出貢獻，才能生存和發展。因此，企業檔案部門要在豐富館（室）藏的基礎上，圍繞企業改革發展的需要，大力開展利用檔案信息資源，充分發揮檔案信息資源的作用。

（四）加強檔案人員隊伍建設，促進檔案管理水平的提高。檔案人員隊伍素質的高低直接影響著檔案管理水平。沒有一支相對穩定、政治和業務素質較高的檔案人員隊伍，企業檔案工作就難以適應新形勢的需要。一是要抓住企業內部改革的機遇，對檔案人員實行競爭上崗，調整檔案人員結構，穩定業務骨干，選拔具有真才實學、熱愛檔案事業的人到檔案部門工作，清退不適應者，真正建立起一支結構合理、精干高效、技術業務配套的檔案人員隊伍；二是積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，新人進入要進行崗位培訓；三是要應具有較高的專業素質，必須具有扎實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變；四是應具有創新意識。創新是工作向前發展的直接動力。應把握機遇、解放思想，開創性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平；五是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。

（五）提高檔案人員的地位和待遇。檔案工作繁瑣枯燥，從事檔案工作人員長期默默無聞，檔案工作不像其它事務性工作，看不出成績，也不像其它崗位，容易被遺忘，甚至有部分人還認為檔案室就是文件資料存放的地方，檔案人員就是倉庫保管員，要改變這種認識，除領導重視外，檔案人員也要積極工作，多做宣傳，切實提高檔案人員的地位和待遇。

（六）加大對檔案軟硬件的投資。運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新。一是要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術隊檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；二是借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享；三是加強檔案庫房建設，做到防火、防盜、防潮等，以確保安全和延長檔案壽命。

隨著市場經濟體制的建立，大量新的投資主體和經濟團體應運而生，國家重點建設項目不斷擴大，企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大，日益受到大家的關注。

總之，企業檔案工作是企業管理的一項重要基礎工作，是企業行政管理、經營管理、生產技術管理等必不可少的組成部分，是企業經濟效益和社會效益的表現形式，是企業科技發展的催化劑。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業管理模式的深入發展，作為企業管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，為企業排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應當深思的問題。因此作為一名檔案工作人員應重視這項工作，務必在觀念上進行創新、在制度上進行創新、在管理上進行創新，盡可能地保存好企業檔案。企業只有重視檔案管理工作，穩定人員，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業生產經營服務，才會促進企業檔案工作迅速的發展。

作者簡介

李賀（1979—），女，山東省威海市人，山東省濰坊監獄，職務：館員，研究方向：檔案管理。