學生學籍檔案管理的幾點思考及對策

張蘭

摘 要：學生學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，管理和利用好學籍檔案是學校管理工作的一項基礎性工作。加強學籍檔案管理，完善學籍管理系統功能，促進學籍檔案管理規范化、科學化和信息化，對規范學校的教學秩序，提高教育教學質量，促進良好學風的形成，實現向社會輸送全面發展的合格技能人才的最終目標有著巨大的促進作用。然而，九年義務教育階段學生學籍檔案在管理過程中存在一些問題，本文旨在分析并解決這些問題。

關鍵詞：段；學生學籍檔案；管理；思考；對策

學生的學籍檔案主要包括學生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學習的課程、在校期間的德、智、體、美發展情況及各科成績記錄、學籍變動情況記錄、學生畢業情況等。學籍檔案存于學校學籍管理部門，它體現了學生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據。那么如何準確完整詳細地記錄學生的求學經歷、完善學生學籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學校相關部門較為關注的課題。

1 學生學籍檔案管理現狀

1.管理體制不完善，服務意識不強。無統一的建檔標準。許多學校的學籍管理體制不能與時俱進，沒有總結經驗，沒有把握學校及學生自身的特點，沒有建立適應學校發展的行之有效的管理體制，給學籍管理工作的開展帶來不便。學校在學籍管理過程中，服務意識不強，忽略了學生的主體地位，沒有做到以學生為本，制約了學生自身的發展，制約了學校的長遠發展。

2.學籍管理系統或模塊功能不能滿足學籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應性不強。由于各地區各學校學籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學籍管理系統或模塊對部分學籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學籍管理工作的各個環節；（3）不能以網站為依托實現真正的數據共享，甚至不能以校園網為依托，實現本校內的數據共享。

3.學籍檔案管理仍達不到信息化標準，數據庫和網絡技術應用水平不高。學籍管理軟件的信息化、科學化、現代化不強，沒有結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，不能依托網絡界面，實時顯示并更新相關信息，實現數據共享，從而實現真正的數據信息化；各學校的學籍管理科（室）數據與其他科（室）的相關數據甚至不能以校園網為依托，實現本校內各科（室）學生數據的共享。另外學籍管理人員信息化管理水平跟不上，學生在遇到學籍變動如轉學、休學、復學、退學時，不能做到信息量的詳實，準確、及時、統一。容易出現錯誤，造成重復性工作，大大降低了工作效率及利用率。

4.缺乏既精通學籍管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學生學籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。

2 加強學籍檔案管理工作的對策

1、完善學籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務意識。

學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理，健全、完善管理體制，規范學籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠；提高學籍管理人員的思想認識，創新管理理念，牢固樹立以學生為本的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生的實際問題，關心學生的成長與成才，加強思想引領，著力提升學生的思想境界，真正落實服務育人的目標。提高學校的學籍管理技術水平、管理水平、服務能力和學生滿意度。

2、著力開發運用具有可擴展性的學籍管理系統軟件，滿足學籍管理工作的需求。

學籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現很多變化或特殊情況，如果學籍系統僅僅用于適應業務本身，而不兼容后續工作和教學管理等其他流程，這樣的系統顯然不夠完善。面對復雜的實際工作，系統必須具備可擴展性。因此學籍管理軟件開發人員應與學校學籍管理工作人員強強聯手，針對目前學校學籍管理系統或模塊不能完全滿足工作要求的現狀，軟件研發公司應深入學籍管理工作一線，與學校學籍管理工作人員加強溝通，認真學習國家教育部學籍信息化管理的工作要求，仔細研究學校教務管理的工作特點，本著高起點、高標準、既適應當前又考慮未來發展的原則，為各學校定制開發學籍管理系統或模塊，滿足學籍管理工作的需求，加快學籍管理信息化進程。

3、加快學籍檔案管理信息化程度，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案信息化管理。

切實加大對學籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學校學籍管理信息化體制，加大對學籍管理信息化資金投入，加強對學籍管理信息化人員的培養，提高學籍管理信息化的效率與水平，利用現代技術加強學籍信息化管理。一方面建設高質量的學籍檔案數據庫，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數據處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進行。同時加強網站建設，充分利用網絡技術，開發一套安全、完善、高效、能夠實時顯示并更新相關信息的學籍檔案管理系統，全面實現學籍檔案信息資源共享，從整體上提高學籍管理工作的質量和水平。

4、提高學籍檔案管理人員的業務水平、管理水平，建設一支高素質的學籍管理隊伍。

（1）加強對學籍管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高其政治素質和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

（2）管理人員要有求真務實、甘于奉獻的精神，要高度樹立學籍管理為育人服務的責任感和使命感；牢固樹立以學生為本的服務意識。加強學籍業務學習，強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面掌握學籍檔案管理工作的新知識、新技術，了解學籍檔案管理現代化的具體內容。

（3）學校要將學籍檔案人員的培養納入人才培養計劃，為他們系統的學習專業知識提供學習的機會，關心他們的職稱晉升和工作業績，充分發揮他們的積極性和創造性。

（4）引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的管理人員選拔到學籍檔案管理崗位上來。

學校要高度重視學籍檔案管理工作，不斷優化學籍檔案信息管理。在實踐中不斷摸索，總結經驗，讓學籍檔案真正為學校、學生及社會服務，通過信息化建設使學校學籍管理走上規范化、制度化和科學化的道路。