檔案與檔案信息化數(shù)據(jù)的保護(hù)探析

崔艷平

摘 要 本文通過對(duì)現(xiàn)代信息型社會(huì)中檔案和檔案信息化保護(hù)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)檔案分類、檔案管理目前存在的問題做了相關(guān)分析與介紹，并結(jié)合實(shí)際情況，提出了相應(yīng)改進(jìn)檔案管理部門對(duì)檔案的保護(hù)管理方案，以供參考。

關(guān)鍵詞 檔案；檔案信息化；數(shù)據(jù)；保護(hù)

中圖分類號(hào)G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2015）138-0075-01

隨著現(xiàn)今社會(huì)的信息普及程度越來越高，檔案數(shù)據(jù)的信息化也是一項(xiàng)高效的檔案管理手段。實(shí)體檔案往往會(huì)占用較大的空間，并且在使用時(shí)手續(xù)較為繁瑣，十分的不便利，通過檔案的信息化能很好地改善這些情況。然而正由于電子檔案在存儲(chǔ)過程中有數(shù)據(jù)密集、傳播快捷等特點(diǎn)，導(dǎo)致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會(huì)帶來很大的損失與風(fēng)險(xiǎn)。本文主要探討如何在如今信息錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境下對(duì)檔案以及其信息化的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，對(duì)檔案管理制度提出了一些改進(jìn)辦法。

1 檔案的大致分類

檔案是對(duì)一些事實(shí)和過程的紀(jì)錄文件。可以說明文件的原始性也保存了文件的記錄性，是再現(xiàn)事實(shí)的一個(gè)重要依據(jù)。其中個(gè)人檔案可以說是個(gè)人的生命軌跡輪廓，用人單位可以通過其來了解所需要招收的人才情況的重要途徑，在進(jìn)行競(jìng)選等政治活動(dòng)時(shí)也是必不可少的部分。為了工作與生活，每個(gè)人都需要和社會(huì)上的單位、部門等進(jìn)行交流和接觸，由于工作以及社會(huì)、生活的需要而必須建立起的個(gè)人檔案，其重要性絕不可忽視。沒有檔案的人不便于被單位或企業(yè)所了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)于個(gè)人生存十分不利。除了屬于個(gè)人的個(gè)人檔案之外，檔案還大致包括：民生政務(wù)類檔案（包括企業(yè)政務(wù)公開、部分公民在參與選舉或者進(jìn)行申訴等方面）；社會(huì)保障類檔案（包括個(gè)人在單位就業(yè)、獲得職稱、工資福利情況、收入情況、生育保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、技能培訓(xùn)等方面）；國(guó)企轉(zhuǎn)制類（包括國(guó)企轉(zhuǎn)制后企業(yè)的資產(chǎn)評(píng)估、流向以及職工安置等各方面處理事項(xiàng)的記錄）；教育衛(wèi)生類檔案（包括教育收費(fèi)、學(xué)生的學(xué)籍管理和招錄信息，居民健康、居民醫(yī)保、患者處理、食品藥品安全管理等方面）；工商管理類檔案（包括企業(yè)及個(gè)體各工商戶在登記注銷等方面）；民政司法類檔案（包括婚姻情況、軍隊(duì)入伍退伍情況、收養(yǎng)情況、殘疾人、低保、法律援助等方面的檔案）。這些檔案和廣大居民群眾的自身利益關(guān)系匪淺，是構(gòu)件和諧社會(huì)的基本條件。

2 現(xiàn)今檔案管理中存在的問題

2.1 對(duì)檔案管理的重視度不夠

檔案在管理過程中，由于本身數(shù)量較大，導(dǎo)致管理工作量較大，并且工作環(huán)節(jié)十分繁瑣。并且相關(guān)管理人員對(duì)于檔案的管理過程并不重視，管理單位也容易出現(xiàn)缺少相應(yīng)的管理設(shè)備和軟件、管理人員分配不足、經(jīng)費(fèi)下發(fā)不到位等情況，使得檔案管理難以保質(zhì)保量地進(jìn)行。

2.2 管理機(jī)制不暢

部分檔案在各類問題上涉及的方面較為廣泛，由于不同類別的檔案需要部署到不同的管理部門進(jìn)行管理。就現(xiàn)行的管理機(jī)制而言，不同的管理部門對(duì)檔案的管理方法各不相同，使得相關(guān)部門溝通困難，在進(jìn)行檔案整合等工作時(shí)很難順利進(jìn)行。

2.3 檔案管理制度尚未完善

根據(jù)目前檔案管理管理的基本手段，大部分類別的檔案管理方式由各自的主管部門所指定，導(dǎo)致不同類別的檔案收集范圍和保護(hù)形式、保管期限都各不相同。在群眾對(duì)檔案需求時(shí)，不同類別的檔案的數(shù)字化程度和獲取方法都各不相同，導(dǎo)致在取用檔案時(shí)產(chǎn)生很多繁瑣的程序。

2.4 檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一

目前，檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在著大量的問題，例如在對(duì)檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，部分案卷目錄和該卷內(nèi)的文件目錄無法正常對(duì)接，對(duì)日后案卷的檢索調(diào)閱工作帶來很大的阻礙；在對(duì)檔案進(jìn)行掃描存檔時(shí)，由于設(shè)備問題導(dǎo)致保存像素過低，產(chǎn)生的圖像模糊不清的情況，讓檔案在提取后無法正常使用。另外，數(shù)字化檔案的管理缺乏統(tǒng)一有序的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理部門中，對(duì)于檔案的管理包括處理各機(jī)構(gòu)所上傳的電子檔案文件，需將其分類歸檔管理，并對(duì)部門內(nèi)部已有的檔案進(jìn)行整合。在對(duì)各機(jī)構(gòu)所上傳的檔案進(jìn)行管理時(shí)，最好的方案是對(duì)電子文件采用自然歸檔，使其和文檔進(jìn)行一體化的管理，而大部分管理部門的管理系統(tǒng)分為辦公自動(dòng)化和檔案管理兩套系統(tǒng)，并且不同單位的管理系統(tǒng)也各不相同，由于這些因素而產(chǎn)生的各類差異導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在傳遞時(shí)難以轉(zhuǎn)換，這樣一來對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的難題。

3 相關(guān)管理手段與對(duì)策

3.1 對(duì)實(shí)體檔案加強(qiáng)管理

將相關(guān)單位的檔案管理機(jī)制和檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一，實(shí)行整體有序的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理由管理型工作向服務(wù)性工作轉(zhuǎn)變，保證群眾在使用檔案和提取檔案時(shí)能夠更加方便快捷，便于日常生活的使用。同時(shí)在對(duì)檔案管理過程中，加強(qiáng)管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性建設(shè)，采用相應(yīng)的制度將不同檔案標(biāo)準(zhǔn)不一的現(xiàn)象徹底改善。檔案行政管理部門通過自身對(duì)責(zé)任的傳達(dá)與分發(fā)，督促各部門在檔案的形成、整理和保管的過程中按照相應(yīng)的制度進(jìn)行操作，使得檔案的管理過程能夠有序統(tǒng)一，管理規(guī)范，形成良好的檔案資源整合共享環(huán)境。另外，在對(duì)相關(guān)部門管理制度方案進(jìn)行統(tǒng)一后，對(duì)于檔案管理要做相應(yīng)的宣傳，爭(zhēng)取上級(jí)各部門以及政府對(duì)于檔案管理工作有相應(yīng)的重視與支持，能夠加大資金投入量，解決在檔案管理過程中產(chǎn)生的更換落后設(shè)備，新建庫(kù)房等資金問題。

3.2 重視檔案信息化加工工作

實(shí)體檔案由于數(shù)量巨大，在管理過程中所消耗的時(shí)間也較多，通過為這些檔案建立電子檔，能夠很快捷地將這些檔案方便地送到需求人員手中，這些電子檔案在接受檢查時(shí)的全面率和準(zhǔn)確率高達(dá)99%，不僅精確方便，也便于檔案的存儲(chǔ)和歸類，所以在后續(xù)的工作過程中，檔案數(shù)字化應(yīng)該作為保護(hù)與利用檔案的重心來完成。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)

由于檔案的信息化設(shè)計(jì)的專業(yè)面廣、過程較為復(fù)雜，在實(shí)施時(shí)有一定的難度。外聯(lián)工作的保護(hù)是其重要的第一步，從立項(xiàng)起，通過選擇國(guó)內(nèi)知名度高有實(shí)力且誠(chéng)信的外包單位來對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠很好地保證檔案的安全性。由于目前檔案信息化的形成度不高，社會(huì)中各機(jī)構(gòu)和各部門對(duì)信息化檔案的認(rèn)知程度各不相同，而檔案部門若不實(shí)行相同的體制，就會(huì)導(dǎo)致檔案在管理過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)流程差異過大，無法形成完成的互聯(lián)狀態(tài)，從而出現(xiàn)管理漏洞，造成檔案信息的外流的情況。此外，相關(guān)部門還需要加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部的整體性，對(duì)管理部門內(nèi)部的資源進(jìn)行整合，優(yōu)化內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)、資源結(jié)構(gòu)和相關(guān)設(shè)備，滿足檔案需要被大量利用的特點(diǎn)。

電子檔案在存儲(chǔ)過程中有數(shù)據(jù)密集、傳播快捷等特點(diǎn)，導(dǎo)致電子檔案一旦失效、丟失、泄漏，將會(huì)帶來很大的損失與風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此管理部門應(yīng)當(dāng)要在檔案管理方面貫徹未雨綢繆的思想，在處理高密度，大規(guī)模的檔案信息管理時(shí)，對(duì)管理技術(shù)要嚴(yán)加監(jiān)督，保證資源的安全，同時(shí)和政府部門、各檔案所屬社區(qū)都保持一定的聯(lián)絡(luò)，形成嚴(yán)格的管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的安全進(jìn)行管理。最后，加快完善相關(guān)管理制度和規(guī)定，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，制定相應(yīng)的技術(shù)措施，對(duì)各種突發(fā)事件做好預(yù)防，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，使得整個(gè)檔案管理過程處于可控制狀態(tài)。

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