電子檔案的利用與管理工作探微

左鳳敏

摘 要：本文就電子檔案的利用與管理工作論題，說明了電子檔案的內(nèi)涵；指出了電子檔案利用的方法；闡明了電子檔案整理程序及電子檔案管理措施；論述了電子檔案提供利用的方法。

關(guān)鍵詞：電子檔案；利用；整理；管理

1 電子檔案內(nèi)涵

是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的枝術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。

2 電子檔案的利用

電子檔案這一新生事物越來越被廣泛的利用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，作為檔案管理者就必須認(rèn)清電子檔案性質(zhì)，搞好電子檔案在檔案工作中的利用。

2.1 講求真實(shí)、合法是電子檔案利用的前提

從電子檔案的可修改性我們不難看到這一點(diǎn)，紙質(zhì)檔案雖能修改但沒有電子檔案更好修改，一旦修改后不易留下任何痕跡，更難分辨其真?zhèn)巍ａ槍λ倪@一特性我們檔案工作者在電子檔案的利用當(dāng)中就要更加遵守職業(yè)道德，真實(shí)、合法的保管電子檔案使電子檔案具有檔案必有的原始性和真實(shí)性，真正的成為合法參考的憑證和依據(jù)。

2.2 掌握電子檔案的操作方法

學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，從而熟練掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用與操作，以便做好電子檔案的保存與管理。掌握WORD等文檔、表格處理軟件的應(yīng)用以及相關(guān)數(shù)據(jù)編緝與處理軟件的應(yīng)用，便于做好電子檔案的原始信息整理與編輯工作。掌握并熟練應(yīng)用本單位所使用的檔案管理系統(tǒng)。學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的病毒防護(hù)知識，電子檔案的原始信息的采集有時(shí)靠各個(gè)部門利用郵箱、載體等形式集中傳過來，難免會(huì)感染一些病毒，那么我們就必須掌握計(jì)算機(jī)的病毒防護(hù)知識，通過對計(jì)算機(jī)病毒的防護(hù)來減免各種病海對我們檔案庫的感染與侵入，保證電子檔案的完好性。

2.3 做好電子檔案的初期整理

電子檔案整理的好壞，影響電子檔案的使用性和考察性，這就要求檔案工作者必須務(wù)實(shí)、認(rèn)真、仔細(xì)地做好電子檔案的整理。作為一名檔案工作人員不能只停留于以前的工作程序和方式，要不斷的加強(qiáng)檔案管理知識的學(xué)習(xí)，擴(kuò)充檔案管理方面的新知識，以便更好的統(tǒng)籌規(guī)劃檔案庫，以有利于對電子檔案的分層分段與初期編輯與整理。必須對所在的單位，做好各種檔案的歸類。我們需要注意的是單位的主體人決定文書電子檔案的整理與規(guī)劃。例：本人所在的單位屬于職院，它的主體人是學(xué)生和教師，而一般企事業(yè)單位的主體人是單位的職工，所以在整理文書檔案時(shí)一定要搞清單位的主體人。那么我們就以職院學(xué)生口的電子檔案為例大致作以介紹。學(xué)生口電子檔案的整理要緊扣三個(gè)環(huán)節(jié)，即學(xué)生的入學(xué)、在校、畢業(yè)。

2.4 保證電子文件的原始性以及法律憑證作用

電子文件信息與載體的分離性、內(nèi)容的易改性，使得其憑證作用產(chǎn)生疑議。為此，需要對電子文件的原始性賦予新的解釋：對一份電子文件來說，只要它內(nèi)容是原來的，是原作者撰寫或制作出來的，以后從未更改過，就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的，不管它的形式如何變化。這樣我們就拋棄了文件形式的原始性，只要文件所含信息是真實(shí)情況的記錄，就視其有原始性。為確保提供所利用電子檔案所具有的最初的原始性，對于電子文件本身所存在的局限性，要采取有效的手段予以克服。為其憑證性、有效性提供保障。第一，技術(shù)途徑是保證電子文件真實(shí)性和憑證性的基本前提。第二，法律是保證電子文件真實(shí)性和可靠性的最有力的武器。只有確定了電子文件的法律地位，才有求得電子文件法律憑證作用的解決。第三，有效的管理是保證電子文件真實(shí)性的重要措施。根據(jù)國際檔案界和國家檔案局制定的有關(guān)電子文件管理方面的相關(guān)的一些法規(guī)與指導(dǎo)，各負(fù)責(zé)管理的檔案部門在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上科學(xué)的規(guī)定出電子文件的產(chǎn)生、歸檔、鑒定、保管及利用等一系列的制度確保其原始性。

3 電子檔案整理程序

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等分類管理然后再按項(xiàng)目歸檔。簡單介紹以下三種：基建檔案：基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃拊，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。設(shè)備檔案單位引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，而且單位的管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附E電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。科研檔案：科研檔案要先根據(jù)科研項(xiàng)日進(jìn)行分類，再根據(jù)科研項(xiàng)目里的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃分層歸檔整理。

4 電子檔案管理措施

電子檔案有許多不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特性，決定了其在保管與維護(hù)方面的特殊性。電子檔案管理其實(shí)就是如何保護(hù)所存信息能被長久或永遠(yuǎn)地安全利用，這是一項(xiàng)經(jīng)常性、系統(tǒng)性的工作，也是一項(xiàng)技術(shù)性工作，必須采取綜合措施。由于電子文件的特殊性，載體損害、設(shè)備故障、操作失誤、病毒入侵、黑客攻擊、網(wǎng)上篡改、技術(shù)淘汰都可能對電子檔案的完整安全造成威脅。

1.實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。 一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價(jià)值。另一方面要有安全機(jī)制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實(shí)現(xiàn)對電子檔案安全級別的劃分和標(biāo)志，并根據(jù)不同的級別和權(quán)限進(jìn)行訪問控制。

2.實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。 系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。

5 電子檔案提供利用的方法

1.提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之同的信息資源互相交流及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3.直接利用。是利用者通過檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。可為利用者提供技術(shù)支援，可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，由檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少來決定。

做好電子檔案的利用與管理，是一個(gè)值得重視的新課題，做好這方面的工作，就能準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶的需求。