淺論高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化

郝菊玲郭靜

淺論高等學(xué)校內(nèi)部控制信息化

郝菊玲郭靜

摘要：在當(dāng)前會(huì)計(jì)信息化的條件下高校內(nèi)部控制范圍、重點(diǎn)、方法等方面發(fā)生變化，高校原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)信息化環(huán)境下財(cái)務(wù)管理的要求。文章提出了完善會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下高校內(nèi)部控制的相關(guān)舉措。

關(guān)鍵詞：高校；信息化；內(nèi)部控制

財(cái)政部頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》指出，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部控制和信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)其進(jìn)行歸口管理。通過(guò)內(nèi)部控制，對(duì)信息系統(tǒng)所涉及的各個(gè)部門(mén)和人員明確分工、各司其職，協(xié)調(diào)彼此的關(guān)系，杜絕減少舞弊或錯(cuò)誤的發(fā)生。

一、高校內(nèi)部控制信息化的含義

內(nèi)部控制的信息化是指高校將發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及內(nèi)部控制流程，固化到信息系統(tǒng)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)控體系的常態(tài)化和系統(tǒng)化。

二、高校信息化系統(tǒng)控制的優(yōu)越性

1.信息化自動(dòng)記錄了業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行狀態(tài)，將不相容崗位相互分離和授權(quán)審批制度嵌入到信息系統(tǒng)中，減少了人為因素對(duì)管理制度執(zhí)行的影響，有助于防范舞弊。

2.信息化提高了信息的準(zhǔn)確性，降低了日常工作出差錯(cuò)的概率，可以使管理人員有更多的時(shí)間應(yīng)對(duì)重要及突發(fā)事件，提高內(nèi)控的有效性。

3.信息化提高了信息的時(shí)效性和相關(guān)性，各級(jí)管理人員在各自權(quán)限范圍內(nèi)，可以隨時(shí)查看有關(guān)預(yù)算執(zhí)行的有關(guān)指標(biāo)，以便及時(shí)作出決策。

4.信息化為單位創(chuàng)造了信息交互與共享的平臺(tái)，減少了信息傳遞過(guò)程中人為操縱因素的影響，保護(hù)了信息的安全。

三、高校內(nèi)部控制信息化存在的問(wèn)題

1.風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠。內(nèi)部控制的本質(zhì)是將權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的籠子。加強(qiáng)高校的內(nèi)控信息化建設(shè)，根本目的就是為了防范舞弊。實(shí)際上，高校很多老師總認(rèn)為內(nèi)部控制是財(cái)務(wù)應(yīng)該做的事，財(cái)務(wù)人員則認(rèn)為內(nèi)部控制是領(lǐng)導(dǎo)的事，與自己無(wú)關(guān)，因此主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性不高，對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)重視不夠。再加上宣傳不到位，培訓(xùn)不全面、內(nèi)容太抽象、實(shí)際運(yùn)行太復(fù)雜，因此效果很不理想。

2.信息化內(nèi)部控制的制度不完善。高校沒(méi)有建立完善的信息化內(nèi)部控制組織機(jī)構(gòu)。目前，在高校的信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方面，事前有關(guān)部門(mén)未進(jìn)行充分的可行性論證，盲目上馬，導(dǎo)致實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，甚至有的信息重復(fù)，利用效率低。在操作系統(tǒng)控制方面，職責(zé)分工不夠明確，操作的程序不夠規(guī)范，操作的事項(xiàng)也不夠細(xì)化。在安全措施方面，病毒防治工作做的不夠好，可能導(dǎo)致信息泄露或損毀，系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行。

3.內(nèi)部監(jiān)控不健全流于形式。內(nèi)部控制信息化是否有效，是否真正發(fā)揮作用，離不開(kāi)高校的內(nèi)部監(jiān)督。但目前，在部分高校，雖然設(shè)有審計(jì)部門(mén)，但有的與監(jiān)察處在一起，其獨(dú)立性難以發(fā)揮作用；同時(shí)，在人員配備方面，絕大多數(shù)的審計(jì)人員不是專業(yè)學(xué)校出身的，而是從財(cái)務(wù)處出來(lái)的，審計(jì)方面的知識(shí)有些匱乏，靠邊工作邊學(xué)習(xí)的不在少數(shù)。審計(jì)人員的工作開(kāi)展得不夠全面，日常只注重基建工程及招標(biāo)方面的審計(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制及年度審計(jì)很少涉足，很難發(fā)揮實(shí)際性的監(jiān)督作用。同時(shí)在財(cái)務(wù)處，記賬憑證的審核，僅限于打印出的憑證的審核，未與系統(tǒng)操作中的憑證逐一核對(duì)，加大了篡改和舞弊發(fā)生的可能性。

4.會(huì)計(jì)人員信息化水平有待進(jìn)一步提高。目前，在高等學(xué)校的財(cái)會(huì)部門(mén)，絕大多數(shù)的會(huì)計(jì)人員電腦水平有限，只進(jìn)行過(guò)簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，僅能應(yīng)付日常的憑證編制及查詢，工作中計(jì)算機(jī)出現(xiàn)異常，就束手無(wú)策了，經(jīng)常使工作處于被動(dòng)。

5.信息化檔案的保管不善。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的保管重視不夠，未安排專人定期復(fù)制與檢查，只重視紙質(zhì)檔案的保管。且對(duì)紙質(zhì)與電子檔案的保管由一人進(jìn)行管理，不符合內(nèi)部牽制的要求，增大了數(shù)據(jù)篡改的可能性。對(duì)于檔案的調(diào)用，未建立詳盡的批準(zhǔn)登記制度。日常工作中，憑證及文件的存放，未鎖在文件柜內(nèi)，隨便放在辦公桌上，增大了丟失及篡改的可能；對(duì)特別重要的信息化資料，要求存放于兩個(gè)不同的地方，實(shí)際并未如此。

四、高校內(nèi)部控制信息化的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，重視內(nèi)控制度信息化的建設(shè)。內(nèi)部控制信息化的實(shí)現(xiàn)要靠高校的每一位員工的共同參與，但關(guān)鍵是高校主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。同時(shí)，高校各個(gè)部門(mén)的配合與協(xié)調(diào)更是離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。高校領(lǐng)導(dǎo)要把制度建設(shè)和實(shí)施內(nèi)控作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，形成以內(nèi)控規(guī)范為財(cái)務(wù)工作基本要求、貫徹實(shí)施內(nèi)控規(guī)范的良好氛圍。實(shí)施高校內(nèi)部控制信息化，可以解脫目前高校領(lǐng)導(dǎo)的日常管理方法，騰出更多的時(shí)間與精力解決處理重大問(wèn)題，進(jìn)一步提高管理效率。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高內(nèi)控信息化實(shí)施的自覺(jué)性。高校要加強(qiáng)輿論宣傳引導(dǎo)，積極組織各相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，了解內(nèi)部控制信息化的有關(guān)內(nèi)容，從心里重視內(nèi)部控制并從行動(dòng)上自覺(jué)遵守。制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)能力建設(shè)，重視人才的培養(yǎng)，從而提高服務(wù)效率，確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的可控與有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.加強(qiáng)制度建設(shè)，把內(nèi)控信息化落到實(shí)處。高校信息化內(nèi)部控制具體分為事前控制、現(xiàn)場(chǎng)控制和反饋控制，主要操作包括數(shù)據(jù)的錄入、處理與輸出。財(cái)政部要求運(yùn)用電子技術(shù)建立內(nèi)部控制，減少和杜絕人為操縱的影響因素，確保其有效實(shí)施。同時(shí)高校通過(guò)建立專門(mén)的復(fù)核人員，對(duì)電腦中的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行合法準(zhǔn)確性的復(fù)核，防止舞弊和錯(cuò)誤的發(fā)生；同時(shí)安排專人加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)、信息輸入以及輸出、文件的備份和保管等的控制。綜合利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及漏洞掃描等軟件技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，建立不同等級(jí)信息的授權(quán)使用制度，采取加密措施，確保信息傳遞的保密準(zhǔn)確及安全性，同時(shí)建立起信息系統(tǒng)的涉密責(zé)任追究制度。建立不相容職務(wù)用戶賬號(hào)的交叉操作，形成一種相互稽核相互制約相互監(jiān)督的機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)信息系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)的管理。

4.加強(qiáng)監(jiān)督，完善內(nèi)控信息化機(jī)制。根據(jù)財(cái)政部要求，結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立起一套內(nèi)部控制信息化制度，切實(shí)發(fā)揮高校的審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察處等部門(mén)在內(nèi)控方面的監(jiān)督作用，保障他們的權(quán)力，從而使他們放心去監(jiān)督與管理。通過(guò)定期監(jiān)管，對(duì)本單位的內(nèi)部控制建設(shè)及實(shí)施情況及時(shí)進(jìn)行測(cè)試與評(píng)價(jià)，寫(xiě)出內(nèi)控信息化建議書(shū)，及時(shí)將結(jié)果向校長(zhǎng)匯報(bào)，促進(jìn)有效執(zhí)行。

總之，本文就目前我國(guó)高校內(nèi)部控制信息化中存在的幾個(gè)主要問(wèn)題進(jìn)行了分析，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的信息技術(shù)條件和管理水平，合理選擇適合本單位的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)模式，使高校的財(cái)務(wù)管理工作更上新的臺(tái)階。

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（作者單位：山東中醫(yī)藥高等專科學(xué)校）