加強高校院系辦公室信息工作的思考

◆吳清金

作者：吳清金，泉州師范學院外國語學院辦公室主任、助理研究員，研究方向為高等教育研究（362000）。

1 前言

隨著我國高等教育的快速發展與高校內部管理體制的改革，國內大部分高校采用校院二級管理模式，學校的管理權限不斷下移[1]，院系辦公室成為高校院系的綜合辦事機構，直接對接學校各個職能部門，直接為學院領導、教師、學生服務。信息工作是高校院系辦公室的一項重要工作，高校信息工作的成效取決于高校院系辦公室信息工作的管理建設水平。伴隨科學技術的飛速發展、3D打印技術的出現、4G時代的到來，面臨一個全新的網絡信息時代，信息復雜多樣且數量巨大，信息傳播速度不斷提升，服務對象對信息的需求日趨多元，外界條件的變化對信息工作提出更高的要求。高校院系辦公室應該遵循教育發展的自身規律，努力查找信息工作中存在的不足，不斷研究創新信息工作的方法和途徑，建立完善的工作機制，利用先進的科學技術，努力提升信息工作的整體水平。

2 加強高校院系辦公室信息工作的重要意義

有助于服務科學決策 信息是科學決策的基礎和依據[2]，面對復雜多變的外部環境，高校院系領導需要及時掌握各種動態信息，及時分析研判各種新情況、新問題。高校院系辦公室通過多種網絡渠道收集的各類信息，有利領導熟知校情、院情、發現新問題，為領導決策的科學化、民主化發揮參謀助手作用。高校院系辦公室作為信息處理、加工的中心，它是學校重要的信息源，它的信息工作做得好壞，所提供信息是否及時、是否全面、是否真實，將直接影響高校院系領導的科學決策，間接影響學校領導對高校院系情況的了解及對全局的把控。

有助于促進溝通交流 高校院系辦公室是學院對外交流的窗口，是學院與學校和其他院系溝通的橋梁，也是學院與師生員工聯系的紐帶。信息工作是溝通各部門工作情況的重要手段，通過信息工作，促進不同部門實現信息共享、溝通聯系、團結協作，共同解決重大問題，有助于提升學校整體工作，促進學校科學發展。

有助于提升服務水平 高校院系辦公室是學校教學、科研的第一線，不僅擁有與校辦相似的基本職能，還承擔行政、教學、科研、人事、財務、后勤、對外聯絡等多項工作任務，直接面對廣大教師和學生，并為他們提供服務。加強信息管理工作，有利于高校院系領導掌握師生思想動態、及時化解各類矛盾，維護學校穩定；有利于不斷提高辦公室的工作效率，提升服務水平。

有助于推動各項工作 信息工作運行中對各項工作任務的部署和落實具有監測作用，是推動各項工作的有效載體，是黨和國家的各項教育方針政策在高校有效實施的重要保證，促進高校院系政令的上傳下達及基層民情的下傳上達。倘若高校院系均重視信息工作，勢必使學校信息工作水漲船高，從而有效推動學校整體工作。

3 當前高校院系辦公室信息工作存在的主要不足

思想認識不到位 部分高校院系領導忽視加強高校院系信息工作的必要性和重要意義，認為信息工作可有可無，無關院系發展，實行管理和決策時主要依靠經驗主義，沒有意識到信息工作對科學決策的作用和意義；在院系信息工作的開展中思想重視不夠、關心指導不夠、人員配備不夠、經費設備投入不夠，嚴重影響信息工作的開展。同時部分信息工作人員對信息工作的重要性認識不到位，甚至認為信息工作崗位是一個邊緣崗位，只是簡單應付工作，缺乏主動性、創新性。

信息質量有待提高 信息工作主要包含收集、加工、傳遞三個環節，如果沒有做好這三個環節的工作，將導致信息質量不高。

一是在信息收集方面，部分信息員缺乏目的性，導致收集的有效信息少。他們只是簡單地收集、整理、上報有關院系日常教學、科研、管理及學生活動等方面零碎的消息、新聞，信息來源單一、隨意性較大，未能有目的、有針對性、有重點地收集，導致所收集的信息參考價值不大，未能為領導的決策服務[3]。

二是在信息的加工整理方面，有的信息員未對信息來源的真偽性進行鑒別就直接報送，有的只是簡單反映院系各方面存在的問題和矛盾，未能對產生問題矛盾的原因進行深入探究并提出確實可行的解決方案，導致信息質量不高。

三是在信息傳遞的環節方面，存在捕捉信息不及時和傳遞滯緩現象。信息具有很強的時效性，只有將加工好的信息及時地傳遞到服務對象手中，才有可能產生良好的效果[4]。特別是面對重大突發事件，如無及時報送，則將喪失主動權，貽誤戰機。

科學技術利用不夠 目前多數高校均已建立自己的信息網絡，各高校存在因各院系、各部門不能聯系緊密導致信息應用管理系統缺乏整體規劃的現狀，各部門的資源不能有效共享，造成重復勞動、人力資源的浪費；同時，高校信息工作的自動化、數字化、網絡化水平較低，離信息工作高效、快捷、方便的要求尚有較大差距[5]。

人員隊伍有待優化 基于校院二級管理的管理體制，高校院系辦公室普遍存在人少、事雜、工作量大的特點，辦公室人員一崗多責的現象普遍存在，再者領導缺乏重視，多數高校院系均未設立專門的信息工作人員；辦公室一般指定某工作人員兼任信息員，再從各專業、班級選用部分教師、學生作為兼職信息員和助理信息員，兼職信息員比例較高，素質參差不齊。部分院系在選用專兼職信息員時缺乏對政治素養的考核，部分專兼職信息員未經崗前培訓直接上崗，對信息工作的重要性認識不足，僅滿足于上級領導布置的任務；另外，信息員隊伍還存在因工作變動等原因而造成的隊伍不穩定因素，存在新老更替不能有序交接，勢必會影響信息工作有序開展。

運行機制不夠健全 建立良好的信息管理運行機制，是提高信息工作水平和效率的重要手段，它有助于信息工作科學管理、規范運作，還有助于成果的鞏固提高并激勵信息員敢于創新。目前，部分高校院系領導對信息管理機制的建設重視不夠，聯系校、院系、專業之間的信息網絡不健全，缺乏日常運行溝通機制，反饋機制不完善，缺乏有效的激勵機制，不能鼓勵信息員及時報送有效的信息。

4 加強高校院系辦公室信息工作的對策

思想高度重視，確實加強領導

1）充分認識辦公室信息工作的重要性。隨著現代科學技術的進步和網絡信息技術的迅猛發展，社會信息化已是大勢所趨，信息管理工作面臨更大的挑戰更是不爭的事實。院系領導要轉變觀念，重視信息工作，加強對信息工作的領導，成立專門領導機構，配備專兼職信息員和現代化辦公設備，并提供經費保證。

2）增強做好信息工作的自覺性。認真轉變辦公室工作的指導思想，明確信息工作不只是專兼職信息員的工作，辦公室全體人員均應樹立信息意識、責任意識。信息工作人員不僅要進一步強化服務意識，切實發揮好信息的服務職能，還要變被動服務為主動服務，克服“坐等信息”“二傳手”的做法，主動深入基層、深入群眾，了解掌握第一手信息。

突出信息特征，提高信息質量

1）暢通網絡，全面了解信息。高校院系辦公室是院系信息的集散地，也是信息處理中心。院系辦公要通過各種渠道，收集、匯總信息，努力建立和完善一個條塊結合、縱橫交錯的網絡，把觸角延伸到院系工作的方方面面，全面了解，及時掌握各種動態信息。主要做法有三方面：一是構建橫向到邊網絡，建立院系各部門、各專業的信息報送網絡；二是構建縱向到底網絡，密切與學校辦公室、各職能部門及校外新聞媒體聯系，取得指導和支持，同時加強在教師隊伍、學生班級中“布點”，培養信息員；三是發揮網絡平臺作用，在網頁上設置網上郵箱。

2）圍繞中心工作，有目的性地做好信息服務。信息工作的根本目的是為領導決策提供服務，這決定了信息人員要圍繞各個時期學校、院系的中心工作，以院系領導和師生關心關注的重點熱點難點問題作為報送信息的切入點和著力點，緊跟領導思路，深入基層有針對性、有目的性地開展信息工作。一是抓住重點，善于從上級文件精神中了解學校、院系工作意圖，從客觀情況中分析院系發展思路。二是關注熱點。信息工作同各個時期的國內外熱點話題息息相關，要善于發現廣大教職工、學生所關注的“熱點”“敏感”話題，收集他們對此類問題的真實反映，了解他們的呼聲和需求，及時報送事關全局穩定的帶苗頭性、傾向性的信息。三是突出亮點。要根據客觀實際，在創新的基礎上突出亮點，提高同類信息的競爭力。四是剖析難點，對出現的難點工作，不但要分析產生問題的原因，研究收集有利于解決問題的意見措施、方法，也要未雨綢繆，預測未來可能遇到的新情況、新問題，并提出相關對策和建議，為領導研究解決問題出謀獻策。

3）注重信息時效，保證信息真實。信息有著很強的時效性，再好的信息如果錯過時機將失去其價值[6]。工作中的信息隨時發生，盡快掌握信息將促進事態的控制、問題的解決。信息的準確、真實是信息的生命，要做到準確性必須深入基層掌握大量一線信息，并講實話、報實情，不能只報喜不報憂。

4）樹立精品意識，提高信息質量。首先要講究實用，要積極收集整理教育、經濟、科技等方面的信息，分析地方社會經濟發展對高校課程設置、人才培養、科研方向的需求，增強為地方經濟、社會發展服務的能力。其次要突出特色，善于在各類原始材料中發現閃光點、提煉典型。再次要注重內涵，不能滿足于淺層次報道，要站在領導高度，多出有針對性、綜合性成果。

利用科學技術，提高工作效率

1）加強數字校園建設，促進院系信息工作。隨著各高校計算機校園網絡的普及，院系信息工作進入一個新的發展階段，學校信息化經歷了從校園網到數字校園的轉變提升。數字校園是學校信息化發展到一定水平的產物，為院系辦公室信息工作提供了快捷方便的技術手段，推進信息工作的自動化、網絡化、數字化。院系要配合學校加強數字校園建設，加大整體規劃力度，構建避免重復建設、基礎數據互通的多種應用管理系統，整合多種業務，有效利用各種豐富的數字化資源，不斷優化教學、科研、管理、服務等方面信息工作。

2）搭建網絡服務平臺，提升信息工作自動化程度。高校院系要充分利用數字校園搭建起網絡信息發送平臺，在信息采集、儲存、傳遞、反饋等環節中實現突破和創新，提高信息工作的有效性；充分利用現有的辦公自動化系統等辦公軟件，如各種文件、通知通過網絡及時傳達到師生中，提升信息工作自動化程度；進一步加強院系網站管理，保證網絡信息更新發布的有效運行。

加強隊伍建設，提高人員素質

1）充實工作隊伍，優化隊伍結構。院系領導要重視信息員隊伍建設，成立工作領導小組，要把政治覺悟高、業務素質好、責任心強、能吃苦耐勞的年輕同志充實到信息崗位上來，作為專職信息員；從專業教師中選擇具有較好師德師風、責任意識較強、文學表達能力較好、深受學生喜歡的教師擔任兼職信息員，充實信息員隊伍；組織一支由學生黨員、主干組成的學生助理信息員隊伍，促進信息工作立體化。關注信息員的成長，加大培養力度，對不能勝任信息崗位的人員及時調整更換。

2）健全學習制度，提升工作人員綜合素質。高校院系要健全學習制度，探索建設學習型信息工作隊伍的長效機制。信息工作人員要樹立終身學習理念，重視自主學習，增強信息知識學習的自覺性和主動性[7]，不斷提高學習能力，廣泛學習政策理論及教育、科技領域等相關知識，增強信息意識，增強責任感。學校、院系要根據信息員的崗位需求，有計劃地開展包括專業講座、文獻學習、網絡學習、實地考察等多種形式的有針對性業務培訓，培訓內容要涉及信息化建設、法律法規、公文寫作、計算機應用、網絡維護等內容，整體提升信息工作人員政治理論水平和綜合業務素質。

健全運行機制，加大工作力度

1）強化目標管理機制和日常運作機制。高校院系要建立健全目標分解責任機制，實行信息工作目標管理，將目標任務量化分解到每一成員，責任到人；暢通信息網絡，加強院系與學校、專業、各部門間的信息聯系、溝通；制定信息工作相關管理條例，完善信息通報制度、審核制度。

2）建立緊急信息報送機制。高校院系要設立重大事故危機處理預案，預案中應包含緊急信息報送機制。信息人員對發生的重大事故報送的緊急信息要執行緊急信息報送工作程序，能快速反應、深入現場、掌握情況，及時報送重大事件的相關信息，并且對事件的處理要跟蹤到底。

3）完善考核獎懲激勵機制。高校院系要實行定期考核制度，根據信息報送和采用情況制定相應的量化細則進行考核評比；考核周期不宜太長，一般采取月考核或季度考核，要克服“年底算賬”式任務不落實又無法補救的弊端。另外，要在重視人文關懷的基礎上，建立適當的獎懲激勵制度，以有效調動全體師生的積極性、創造性，提高信息質量，保證信息工作穩定持續發展。如年度評選信息工作先進集體和先進個人，并予以物質獎勵；對未完成指標或應付了事的不作為行為予以通報批評，對重大信息的及時報送而組織采取有效措施控制事態發展的有功人員予以嘉獎，對重大信息失職要依據獎懲制度追究其責任。

4）建立保密機制。高校院系辦公室接觸的信息復雜多樣，部分上級文件、科研項目等信息涉及國家機密，這要求信息工作人員要增強保密意識，學習保密工作的相關知識，對涉及機密的文件、信息嚴格按照保密工作程序處理。儲存機密文件的計算機要獨立且專人使用，不可擅自鏈接因特網，平時注意計算機系統安全維護，防止計算機泄密事件發生。■

[1]夏拉帕提·莫合買提,韓建華,艾買提江·艾白都拉.高校二級學院辦公室管理工作的職能分析與建設[J].時代經貿,2012(4):97-98.

[2]崔麗娟,黃本誠.空間環境模擬技術決策管理模式研究[J].航天工業管理,2001(12):4-8.

[3]張俊平.做好新形勢下高職院校信息工作的思考[J].浙江工貿職業技術學院學報,2004(2):98-100.

[4]賈德忠,宮宇.高校信息與新聞的區別[J].辦公室業務,2002(3):47-48.

[5]曾祥能,陳廉芳.高校辦公室信息化建設探析[J].洛陽師范學院學報,2009,28(5):140-142.

[6]彭小飛.淺析做好財政信息宣傳工作八要素[EB/OL]http://www.mof.gov.cn/xinwenlianbo/yunnancaizhengxinxilian bo/201207/t20120709_664892.html.

[7]劉鵬,沈德躍.在建設學習型黨員隊伍上下功夫[J].中共南昌市委黨校學報,2010(2):26-28.