淺析檔案管理科學(xué)化及管理策略

曾慶宇

摘要：檔案管理是國(guó)家機(jī)關(guān)單位和企業(yè)進(jìn)行社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一個(gè)重要依據(jù)，是企事業(yè)單位發(fā)展中重要組成部分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理記錄了一個(gè)企事業(yè)的發(fā)展歷史，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)未來的發(fā)展提供有利的決策依據(jù)，能夠符合信息化社會(huì)的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；措施

一、檔案管理科學(xué)化的重要性和規(guī)范性

檔案管理中的基礎(chǔ)工作，其實(shí)就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保存等基礎(chǔ)性的工作，但在進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作中，可以獲得檔案資源的信息，給后續(xù)的檔案管理工作做好準(zhǔn)備。檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位來說都非常重要，而對(duì)于檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，就是為企事業(yè)單位和相關(guān)人才提供更好的檔案服務(wù)。一般來講，很多企事業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，都必須嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮鳌Ｒ驗(yàn)闄n案資源極易發(fā)生丟失、損壞等情況，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)，管理人員會(huì)對(duì)檔案的完整性和真實(shí)性進(jìn)行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。檔案管理基礎(chǔ)工作可以將檔案編號(hào)、分類信息等數(shù)據(jù)輸入電腦，這樣就可以對(duì)檔案進(jìn)行快速檢索。然而在進(jìn)行檔案編號(hào)和信息輸入的時(shí)候不能馬虎，盡量保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。當(dāng)開展實(shí)際工作的時(shí)候，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行全面創(chuàng)新，提高檔案管理科學(xué)化水平是檔案工作者長(zhǎng)足發(fā)展的支撐。要形成完善的檔案管理制度，以此來為檔案管理科學(xué)化水平的提高提供支撐。而檔案管理的基礎(chǔ)工作就是將現(xiàn)代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進(jìn)行了優(yōu)秀的檔案管理基礎(chǔ)工作以后，原本繁亂的檔案就已經(jīng)整理到了現(xiàn)代化檔案管理的框架之內(nèi)，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規(guī)范性。但是，在實(shí)際管理中，每個(gè)單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運(yùn)作方式和信息化程度上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間、部門之間的信息互通和共享，使檔案信息作用得到發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)。檔案管理的重要性，是因?yàn)闄n案的內(nèi)容幾乎包含各個(gè)方面的信息，所以檔案管理工作與千家萬戶都有緊密的聯(lián)系，保護(hù)廣大企事業(yè)人員的合法權(quán)益。做好檔案管理對(duì)國(guó)家檔案系統(tǒng)運(yùn)行具有積極的影響作用。檔案管理也屬于國(guó)家檔案管理系統(tǒng)資源的關(guān)鍵組成部分，檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國(guó)家進(jìn)行相關(guān)政策的改動(dòng)提供參考數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上國(guó)家再通過調(diào)查和分析，以實(shí)現(xiàn)利益最大化為目標(biāo)，維護(hù)檔案管理方面的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，制定并推出合理的政策，保障社會(huì)人員的切身利益。在健全社保檔案具體管理制度方面，要根據(jù)實(shí)際工作情況，業(yè)務(wù)流程制定明確的規(guī)定，保障檔案管理的科學(xué)性和社會(huì)性。從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

二、提高檔案管理知識(shí)與信息化使用價(jià)值

檔案是企事業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、技術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同載體的歷史記錄，是單位資產(chǎn)的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，合法權(quán)益和歷史面貌的重要憑證，是不可再生資源。檔案信息化管理理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識(shí)、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升質(zhì)量和水平，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于企事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理的科學(xué)化水平對(duì)檔案管理的質(zhì)量有著重要的作用和影響，對(duì)決策的制定是非常重要的，而且與人們的利益是息息相關(guān)的。在整體上通過將知識(shí)管理運(yùn)用在檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)將知識(shí)管理以及信息技術(shù)相結(jié)合，最終實(shí)現(xiàn)將檔案知識(shí)存儲(chǔ)以及閱讀結(jié)合開來，這樣能夠使得檔案知識(shí)服務(wù)智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。將知識(shí)管理運(yùn)用在實(shí)際檔案管理中，可以進(jìn)行篩選信息，這樣的方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案中知識(shí)的管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的細(xì)化。在整體上消除了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時(shí)也解決了實(shí)際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進(jìn)而提高了實(shí)際檔案管理的效率。因此，檔案管理的發(fā)展前程應(yīng)是數(shù)字化的、網(wǎng)絡(luò)化的。結(jié)合信息化建設(shè)這一核心，大力建設(shè)資源數(shù)據(jù)庫，并對(duì)信息資源進(jìn)行深度開發(fā)，構(gòu)建出特色的、專業(yè)的數(shù)字化信息資源庫，并將檔案管理作用充分發(fā)揮。

三、檔案管理科學(xué)化的途徑和策略

科學(xué)化管理檔案工作，能提高社會(huì)發(fā)展的有效性，并且檔案管理也不斷進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，開始向著更全面系統(tǒng)的發(fā)展階段優(yōu)化，這樣科學(xué)化管理工作必然會(huì)迎來新的發(fā)展機(jī)遇。對(duì)檔案管理理念進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，并且對(duì)相應(yīng)管理體制進(jìn)行充分完善。從檔案管理工作的角度來說，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制轉(zhuǎn)變是非常重要的一項(xiàng)任務(wù)，發(fā)揮著重要作用和影響。首先，需要將我國(guó)發(fā)展的具體情況作為重要依據(jù)和參照，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變和完善。其次，對(duì)全新的管理體系進(jìn)行有效構(gòu)建，并且對(duì)分層管理方法進(jìn)行充分的應(yīng)用，對(duì)相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行有效強(qiáng)化。在對(duì)檔案管理科學(xué)化目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的過程中，檔案管理制度建設(shè)和機(jī)制改革占據(jù)著重要的位置，是其重要途徑。要對(duì)檔案管理科學(xué)化水平進(jìn)行相應(yīng)提高，要對(duì)其路徑選擇進(jìn)行全面、深入的探索和研究，需要對(duì)科學(xué)方法和制度等進(jìn)行充分的應(yīng)用，由此為檔案管理質(zhì)量提供重要的保障。除此之外，還需要對(duì)其改革進(jìn)行有效深化，在更大程度上提高工作人員的工作主動(dòng)性和積極性，從而提高其工作質(zhì)量。結(jié)合不同檔案管理部門的職能進(jìn)行檔案收集和歸檔工作，擴(kuò)大檔案工作發(fā)揮有效性的資源基礎(chǔ)，不斷豐富檔案資源和加強(qiáng)檔案科學(xué)管理水平。同時(shí)，需要促進(jìn)檔案管理工作從用量統(tǒng)計(jì)的辦法向用質(zhì)權(quán)衡的角度轉(zhuǎn)變，要在維護(hù)歷史真實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的系統(tǒng)化和電子化，最終建立一套擁有多樣載體的檔案館藏的系統(tǒng)。要從制度建設(shè)入手對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)當(dāng)前的檔案管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行審視，找到薄弱環(huán)節(jié)，通過組織調(diào)整明確檔案工作的管理領(lǐng)導(dǎo)體系，自上而下對(duì)檔案管理工作的責(zé)任進(jìn)行分化和加強(qiáng)。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在檔案基礎(chǔ)管理工作中已經(jīng)發(fā)揮著極其重要的作用，在檔案檢索和信息管理工作中已經(jīng)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這一技術(shù)與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，使檔案工作更加精準(zhǔn)。以信息化建設(shè)作為管理工作重點(diǎn)，不斷創(chuàng)新檔案管理思想觀念和管理模式，構(gòu)建獨(dú)具特色的數(shù)字化信息管理庫。才能更好的完善檔案工作效率，同時(shí)還拓展了服務(wù)領(lǐng)域，具有非常高的實(shí)用價(jià)值。

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、任重而道遠(yuǎn)的工作，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的全面發(fā)展。總之，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

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