淺析檔案管理科學化及管理策略

曾慶宇

摘要：檔案管理是國家機關單位和企業進行社會經濟活動的一個重要依據，是企事業單位發展中重要組成部分。隨著社會經濟和科學技術的發展，檔案管理記錄了一個企事業的發展歷史，能夠為企事業未來的發展提供有利的決策依據，能夠符合信息化社會的發展要求。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；措施

一、檔案管理科學化的重要性和規范性

檔案管理中的基礎工作，其實就是對檔案進行收集、整理、保存等基礎性的工作，但在進行檔案管理的基礎工作中，可以獲得檔案資源的信息，給后續的檔案管理工作做好準備。檔案管理工作對于企事業單位來說都非常重要，而對于檔案進行規范化管理，就是為企事業單位和相關人才提供更好的檔案服務。一般來講，很多企事業進行檔案管理工作時，都必須嚴格按照規范進行嚴謹的操作。因為檔案資源極易發生丟失、損壞等情況，在進行檔案管理基礎工作時，管理人員會對檔案的完整性和真實性進行分析，以盡量提高檔案資源的完整性。檔案管理基礎工作可以將檔案編號、分類信息等數據輸入電腦，這樣就可以對檔案進行快速檢索。然而在進行檔案編號和信息輸入的時候不能馬虎，盡量保證數據信息的真實性，這樣才能給檔案的快速檢索提供條件。當開展實際工作的時候，需要對檔案管理模式進行全面創新，提高檔案管理科學化水平是檔案工作者長足發展的支撐。要形成完善的檔案管理制度，以此來為檔案管理科學化水平的提高提供支撐。而檔案管理的基礎工作就是將現代檔案管理的工作鏈條貫穿好的那一條“繩子”，進行了優秀的檔案管理基礎工作以后，原本繁亂的檔案就已經整理到了現代化檔案管理的框架之內，只要按照檔案管理正常程序走下去，就能保證檔案管理的規范性。但是，在實際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運作方式和信息化程度上，實現企業之間、部門之間的信息互通和共享，使檔案信息作用得到發揮和實現。檔案管理的重要性，是因為檔案的內容幾乎包含各個方面的信息，所以檔案管理工作與千家萬戶都有緊密的聯系，保護廣大企事業人員的合法權益。做好檔案管理對國家檔案系統運行具有積極的影響作用。檔案管理也屬于國家檔案管理系統資源的關鍵組成部分，檔案管理中的數據可以為國家進行相關政策的改動提供參考數據，在此基礎上國家再通過調查和分析，以實現利益最大化為目標，維護檔案管理方面的完整性、真實性和準確性，制定并推出合理的政策，保障社會人員的切身利益。在健全社保檔案具體管理制度方面，要根據實際工作情況，業務流程制定明確的規定，保障檔案管理的科學性和社會性。從而實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，保證檔案信息的準確性和完整性。

二、提高檔案管理知識與信息化使用價值

檔案是企事業在生產、經營、管理、技術等活動中形成的具有保存價值的不同載體的歷史記錄，是單位資產的重要組成部分，是維護企業經濟利益，合法權益和歷史面貌的重要憑證，是不可再生資源。檔案信息化管理理順管理機制、強化管理意識、創新管理方法和管理手段，提升質量和水平，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發展的步伐，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于企事業的發展和進步。檔案管理的科學化水平對檔案管理的質量有著重要的作用和影響，對決策的制定是非常重要的，而且與人們的利益是息息相關的。在整體上通過將知識管理運用在檔案管理中，能夠實現將知識管理以及信息技術相結合，最終實現將檔案知識存儲以及閱讀結合開來，這樣能夠使得檔案知識服務智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。將知識管理運用在實際檔案管理中，可以進行篩選信息，這樣的方式能夠實現檔案中知識的管理，真正實現檔案管理的細化。在整體上消除了傳統檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時也解決了實際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進而提高了實際檔案管理的效率。因此，檔案管理的發展前程應是數字化的、網絡化的。結合信息化建設這一核心，大力建設資源數據庫，并對信息資源進行深度開發，構建出特色的、專業的數字化信息資源庫，并將檔案管理作用充分發揮。

三、檔案管理科學化的途徑和策略

科學化管理檔案工作，能提高社會發展的有效性，并且檔案管理也不斷進入數字化時代，開始向著更全面系統的發展階段優化，這樣科學化管理工作必然會迎來新的發展機遇。對檔案管理理念進行有效轉變，并且對相應管理體制進行充分完善。從檔案管理工作的角度來說，實現管理機制轉變是非常重要的一項任務，發揮著重要作用和影響。首先，需要將我國發展的具體情況作為重要依據和參照，對傳統管理模式進行轉變和完善。其次，對全新的管理體系進行有效構建，并且對分層管理方法進行充分的應用，對相關管理人員的責任意識進行有效強化。在對檔案管理科學化目標進行實現的過程中，檔案管理制度建設和機制改革占據著重要的位置，是其重要途徑。要對檔案管理科學化水平進行相應提高，要對其路徑選擇進行全面、深入的探索和研究，需要對科學方法和制度等進行充分的應用，由此為檔案管理質量提供重要的保障。除此之外，還需要對其改革進行有效深化，在更大程度上提高工作人員的工作主動性和積極性，從而提高其工作質量。結合不同檔案管理部門的職能進行檔案收集和歸檔工作，擴大檔案工作發揮有效性的資源基礎，不斷豐富檔案資源和加強檔案科學管理水平。同時，需要促進檔案管理工作從用量統計的辦法向用質權衡的角度轉變，要在維護歷史真實，實現檔案資料的系統化和電子化，最終建立一套擁有多樣載體的檔案館藏的系統。要從制度建設入手對檔案管理基礎工作進行強化，對當前的檔案管理組織結構進行審視，找到薄弱環節，通過組織調整明確檔案工作的管理領導體系，自上而下對檔案管理工作的責任進行分化和加強。當前計算機技術的發展，在檔案基礎管理工作中已經發揮著極其重要的作用，在檔案檢索和信息管理工作中已經廣泛應用計算機技術，這一技術與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，使檔案工作更加精準。以信息化建設作為管理工作重點，不斷創新檔案管理思想觀念和管理模式，構建獨具特色的數字化信息管理庫。才能更好的完善檔案工作效率，同時還拓展了服務領域，具有非常高的實用價值。

檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發展。總之，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

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