對新時期如何創新城建檔案管理工作的研究

梁麗芬

摘??要：目前，城建檔案管理工作需要根據科學發展觀的要求，結合城市建設發展的實際需要突破和創新。因此，對新時期城建檔案管理工作的創新措施進行了分析。

關鍵詞：檔案管理;文化內涵;管理意識;標準流程

中圖分類號：G275.9??????????????文獻標識碼：A???????????????DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.14.041

1??城建檔案管理工作的意義

對于城市發展而言，其歷史是需要不可間斷記錄的。只有這樣，才能體現一個城市的發展進程。在記錄過程中，會出現不同的城建檔案，不一樣的城市其風格各不相同、特色相對獨特、文化內涵不盡相同，其具有的不同特質是在漫長的歷史進程中一步一步積累而來的，而這樣的積累過程中也使每一座城市獨具風格，各自有獨一無二的歷史文化和風景名勝。在積累的過程中，各個城市的發展方向在逐步明了，因此，城建檔案管理工作有著非比尋常的意義。同時，城建檔案管理工作對突發事件的處理有著一定的應對措施，對人們的生命財產安全的保護也具有一定的意義。一旦城市遭遇洪澇、地震和泥石流等自然災害時，根據城建檔案中對城市地下網等設施的記錄資料，可對現場營救的策略、方案起到很大的輔助作用。

2??城建檔案管理工作的創新措施

2.1??創新工作觀念

要在新形勢下提升檔案管理工作的時效性，具備嚴謹的工作狀態，將標準、規范的工作制度和工作流程融入日常工作中。在前期階段，檔案資料的整合和收集一定要全面，且要達到一定的深度，不可停留在表面，否則，后期的整理工作將十分艱難，將相關聯資料、數據等集中后，可方便后期使用和查詢;對于歸檔和立卷，必須盡可能地詳細，要嚴格地對檔案進行分類歸檔，還要在歸檔時保證檔案資料的完整性。

檔案管理工作務必要符合規范、標準和具有高效性，因此，需要整理出一套符合流程、全面的檔案管理操作規范和管理系統。該系統中不僅可對檔案管理工作的開展流程進行詳細明確，還可對每一步操作流程中需要完成的相關工作內容、檔案管理工作中相關工作人員的工作職責、范疇進行明確體現。只有這樣，才能確保檔案管理工作可更加詳細、高效地開展。在我國現階段城建檔案管理工作中存在的最大問題是人們對該項工作的重視程度不足，對待該項工作的態度較差，直接造成相關工作人員在進行檔案管理工作時采取了消極的態度，工作效率低下，且工作質量較差。因此，要提升人們對城建檔案管理工作的重視程度，將管理意識融入日常工作中。

2.2??服務方式的創新

檔案工作的核心是檔案服務工作，只有通過檔案服務，才能將檔案工作的有效性提至最高，才能使檔案管理工作與社會經濟發展相協調，從而給檔案管理事業注入新的活力和生機，使其可以步入科學的可持續發展道路。因此，我們需要消除以往檔案服務中的被動觀念，提升主動服務意識。只有這樣，才能將檔案管理工作發展到一個新的高度。檔案部門在新時代的發展浪潮中，應找好自身的位置，將館藏作為新的出發點，并對現有的檔案管理模式和體系進行大膽改制，將現代化、服務化、信息化和開放性融入檔案管理事業中，并在這幾個方向大力改革，建立一套科學、可行、反應靈敏、靈活多變的新型管理模式，將以往的“重保管、輕利用”思想徹底拋棄，并將檔案的資源數據等的開發利用作為新的重點開發對象，努力達到服務方式的多元化、社會化和優質高效化;應該強化檔案管理者的參與意識，明確管理工作的內容和思想，積極參與社會經濟建設，時刻掌握和了解社會發展動態和人們對檔案信息的合理需求，這樣才能做到有針對性地開展檔案管理服務工作;檔案主管部門應作為牽頭部門，將高校檔案科與地方檔案管理處緊緊地聯系起來，開展廣泛合作、建立協作機制，使檔案管理的信息互通、資源優化，做到真正意義上的資源共享。

2.3??加強規范化管理

要想提高檔案管理工作的質量，就要實現規范化、現代化和標準化程序。因此，在實際操作過程中，應注意以下5點：①對檔案進行全面、細致的核查工作，特別是對已竣工的工程檔案資料進行移交時，要確保準備文件、施工文件和竣工文件等的完整性，且要符合系統要求。對于一些沒有特殊要求的檔案、原件，僅保留1份即可，從而避免在后期實施計算機管理時發生重復。②城建檔案的著錄是計算機管理工作的基礎內容，每一個城建檔案管理部門的條件都不盡相同，且計算機技術更新換代交換，因此，每一個城建檔案管理部門都需要根據自身情況制訂符合本部門的檔案著錄細則，從而實現檔案著錄的規范化和標準化，進一步提升檔案管理工作的水平。③合理組合案卷，使其標準化。在檔案整理工作中，一旦發現案卷內容錯亂、無頁碼等現象時，一定要及時處理，且對所有有聯系的文件都進行編號組合，從而使案卷組合可達到規范化、標準化和合理化，這對科學管理有很大幫助，可有效提升計算機管理效率。④檔案的分類號碼、名稱都應做到確準無誤。只有這樣，才能明顯提高檢索查準率，尤其要立即處理一些含義模糊的名稱，從而有效避免在操作計算機時出現無法識別的現象。⑤為了提升檢索的查全率，要對檔案進行合理分類。在分類的流程中，一定要提高校審強度，且全程細致、仔細、耐心地糾正錯誤，這樣才能確保該項工作萬無一失。

2.4??提高檔案人員的素質

檔案管理的相關工作人員要主動借助各種網絡信息工具并加強學習，通過網絡、圖書館等多種渠道搜集檔案管理的相關資料，轉變管理思想，結合成功案例，逐步提升自身的管理水平，在具體的檔案管理工作中，工作人員要及時與其他相關部門做好溝通，高效率地完成檔案的整理、歸檔、集中管理等工作，確保檔案種類、內容的完整性和規范性;通過培訓的方式提升檔案管理人員能力和素質，在培訓過程中，要具有針對性和目的性，緊密結合相關檔案管理人員的實際情況分門別類地進行，從而保障培訓效果，全面提升檔案管理工作人員的綜合素質，為檔案管理部門和企業提供必要的管理人才。

3??結束語

每一座城市都有其獨特的發展史，這些都是需要被記載在冊的。而檔案管理工作的存在為此提供了較為堅實的后盾，其對城市發展史的傳承作出了卓越貢獻。因此，應提升人們對檔案管理工作的認知度和重視度，改變人們對檔案管理工作的消極態度，提升檔案管理工作人員的綜合素質，制訂檔案管理工作的標準流程，提升檔案管理工作的效率。