論電子檔案管理的問題及對策

閆麗麗

摘 要：現(xiàn)如今，我們科技的進步，計算機的廣泛使用，辦公自動化的普及，過去傳統(tǒng)的用相機、紙墨來完成的那些辦公手段，如：科技情報、圖形、文字、圖紙、文獻資料、公文、商業(yè)信息、影像等都可以通過電腦操作同步完成，為此電子檔案和文件產(chǎn)生了并廣泛使用。電子檔案是隨著我們科學進步產(chǎn)生的必然條件，為此，對電子檔案管理的加強勢在必行。

關鍵詞：策略；電子檔案；困境

先如今，我們社會科學的不斷發(fā)展，電腦的普及，大規(guī)模計算機已經(jīng)運用到了辦公自動化的地方，很多的企業(yè)公司，政府機關都在逐步的將辦公自動化帶入到公司各個領域中，檔案方面的管理已經(jīng)朝著現(xiàn)代模式進行管理，為此，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要的形式，也是管理工作的主要內(nèi)容。這些電子文檔加之傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，匯接成為資源信息流，為我們國家、社會提供了寶貴的信息資源。這樣一來很多的辦公工作都可以通過計算機結(jié)合網(wǎng)絡來辦理的，所有的文件從一開始到結(jié)尾基本上都用不上紙和墨。都是通過計算機技術和應用管理才出現(xiàn)的電子文件，與此同時，也有新的問題產(chǎn)生：加強電子檔案管理的必要性是什么：

1 特殊屬性之電子檔案

1、載體和內(nèi)容是可以分離的。對于過去的檔案管理來說都是用原始文件進行歸檔的。電子文件的出臺，從很大的程度上打破了傳統(tǒng)的管理觀點。載體和內(nèi)容是可以分開管理的，也是電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要的特性之一。

2、依賴于計算機系統(tǒng)。電子檔案都是在計算機系統(tǒng)中完成操作的，它對計算機是有依賴性的，如果離開了它，電子檔案將一無是處，沒有依據(jù)。為此它對于計算機的依賴主要表現(xiàn)在：（1）數(shù)字編碼（2）硬件（3）軟件（4）技術設備更新（5）加密。

3、非常的快捷、可以相互共享、高密度性。通過計算機的使用，文件管理的產(chǎn)生也在發(fā)生在改變，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，它可以完全的通過計算機進行快捷、有效、多方位的整理組合在一起，然后進行分類的管理。文件管理也可以根據(jù)不同的客戶的不同需要，通過計算機系統(tǒng)將文件合理的組合在一起并分類。通過計算機這樣的現(xiàn)代化系統(tǒng)，一個文檔資料可以讓很多的人，甚至在不同的地方同時使用，這樣一來打破了傳統(tǒng)的檔案管理，不受局限性，提供了使用的效率及價值體現(xiàn)。

4、不安全、不穩(wěn)定。電子檔案都是通過計算機系統(tǒng)來完成的，它本身存在有獨立的特點，比傳統(tǒng)的管理方法更具有不穩(wěn)定性的因素。所以很難保證在真實性、安全方面、完整以及原始上不被損壞。在計算機上顯示的原始性很難被確認甚至判斷是否是原始資料。其生成的形式是由實態(tài)轉(zhuǎn)化為虛態(tài)，存在一致的生成過程、傳輸過程以及接受過程，也可以被認定原始，也可以被認定是復制的結(jié)果。在真實性方面來說，很容易失真。在通過傳統(tǒng)檔案方式轉(zhuǎn)化成電子檔案的過程中，如果稍有閃失很容易失去真實性。此外，電子檔案可以被原來的復制，一旦修改后沒有任何依據(jù)認為是篡改的。

2 電子檔案管理的問題所在

1、信息的安全性。檔案信息在操作流通的過程中，由于網(wǎng)絡現(xiàn)代技術存在著不安全因素以及系統(tǒng)本身存在著很多的漏洞，給黑客很多的可乘之機，病毒的傳播，信息的被盜取，這樣電子檔案的安全性很難保證，也給廣大人民和社會帶來了很多的損失。現(xiàn)如今計算機網(wǎng)絡技術還不夠健全，還未能解決這樣的安全問題。

2、文檔的原始性問題。在計算機上顯示的原始性很難被確認甚至判斷是否是原始資料。過去的紙質(zhì)的檔案管理都是通過文字內(nèi)容這樣的形式出現(xiàn)的，人們一目了然，很容易便捷的通過自體、字跡、內(nèi)容痕跡做成紙質(zhì)資料文件，很容易判斷其原始性特點。然而電子檔案則是有實際轉(zhuǎn)變?yōu)榈奶摂M形式，很難保證期原始形態(tài)，存在一致的生成過程、傳輸過程以及接受過程，也可以被認定原始，也可以被認定是復制的結(jié)果。

3、文檔的真實性。電子檔案很容易失去其真實性，在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過人工操作變?yōu)殡娮訖n案的過程中，一但有任何的閃失就會導致信息檔案的真實可靠性。電子檔案的真實性從開始到結(jié)尾都會伴隨于其中，為此維護保證其真實性是一個長久的過程，出錯的幾率要遠遠的大于傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子檔案可以被原來的復制，一旦修改后沒有任何依據(jù)認為是篡改的。

4、電子文檔的完整性。只要是電子形式的檔案或者是文件，其內(nèi)容的完整性是很難保證的，電子文檔往往都是可以被任何人參考使用的，如果不及時的去監(jiān)管，信息很容易丟失。電子文件的整體結(jié)構(gòu)都是很復雜的，存儲的形式存在多樣化，很容易是信息遭到損壞。其背景的信息隨著文件的整理處理不斷的增加，其形式多樣化、存儲方式比較分散、很容易失去信息，這樣一來導致了很多的電子文件來龍不明。

5、文檔的安全性。電子的數(shù)據(jù)很容易被篡改資料，為那些非法的行為提供了便利的條件。

“黑客”的侵入可以將電子信息任意的去做修改導致非法篡改，很大的程度上損害了電子檔案的真實安全性。

3 檔案工程策略

1、使用技術手段，讓電子檔案的真實有效性、原始特點、完整性、安全可靠性得到保障，提供其可靠性。

（1）元資料和背景信息的合理采用。在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的時候，應該用一些技術措施將采集描述的電子文件結(jié)構(gòu)內(nèi)容背景信息以及過程管理中的元數(shù)據(jù)，作為驗證電子文件真實性、完整性、原始性的重要依據(jù)。

（2）簽署的技術。通過簽署的技術可以保證其真實有效性，有兩種：第一，數(shù)字簽名。第二，光筆簽名。

光筆簽名是簽字使用者使用一種特定的光筆直接簽字到輸入板中，在銀屏上會出現(xiàn)的一種“光跡”。

（3）信息的有效認證。在人們查閱使用這些電子檔案的時候，特別重視的是這些電子信息在傳輸或者存儲過程中文件是否沒有漏洞，完整的，是否存在被人惡意修改或者改變的，然而信息認證可以幫助使用者打消這些顧慮。最為常用的辦法為，先將這些電子文件信息分段加密進行認證。

（4）身份的有效驗證。為了防止那些無關緊要的人隨意的進入系統(tǒng)，就要對那些電子文件的相關用戶進行驗證身份。通過管理員的代碼證來進行驗證。最為常見的辦法就是有一個“通行字”，代表其身份。“通行字”可以通過各種數(shù)字或者符號等來組合而成，只有計算機系統(tǒng)和該用戶知道的“通行字”。

（5）防火墻。這是一個高端的技術，可以有效的控制非法入侵，在其他的網(wǎng)絡和某個機構(gòu)網(wǎng)絡中間設定這樣一個障礙，可以有效的制止其他的網(wǎng)絡用戶非法的進行訪問，可以有效的阻止他們進入、也防止本系統(tǒng)網(wǎng)絡信息被非法的輸出。可以將防火墻的技術合理的實現(xiàn)，主要有數(shù)據(jù)包過濾、代理服務、應用網(wǎng)關等。

（6）防止寫入的辦法。現(xiàn)如今，很多的電子文件可以設定為“只讀”的文件。這樣的技術可以讓其他的用戶只能讀取，不能做任何的修改或者是惡意的篡改。這樣的存儲辦法，可以保證信息不被修改，保證了其原有資料的真實可靠性。

（7）備份工作。要將每個電子文件都要復制為三套左右，一套將提供人員的查閱，一套作為備用管理，最后一套可以進行異地的封存保管，可以保證不可抗力所導致的突發(fā)性事件的產(chǎn)生。例如：各個天災人禍等的損壞。

2、使用統(tǒng)一和通用文件格式

在保存這些電子文件的時候，就要保證這些電子文件和計算機軟件系統(tǒng)的永久兼容，將其電子文件格式保存為統(tǒng)一通用的形式，不僅僅可以被現(xiàn)在的系統(tǒng)兼容，也可以被未來的計算機操作系統(tǒng)軟件兼容。

3、對電子檔案的文件結(jié)構(gòu)及時更新

當更新這些操作系統(tǒng)的時候，要保證這些電子文檔的閱讀性是長期的，不斷的更新那些檔案來確保軟件支持性，并保證在這些電子檔案的各項特點不變的基礎上，更新檔案的文件結(jié)構(gòu)，以便適應這些新的環(huán)境，保證閱讀的長期有效性。

4 結(jié)語

電子檔案是現(xiàn)在科學進步的結(jié)果，是社會不斷進步的必然趨勢。為此，我們還需要不斷的去研究開發(fā)電子信息管理以及管理過程中存在的問題，不斷的改善，從而才能將電子信息檔案做到更高的安全管理，才能毫無猶豫的被廣大用戶所使用，服務于我們的社會。

參考文獻

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