信息化打造“智慧檔案”新型服務能力

宮紅彩

摘 要：當我們的檔案遇到危險時，微信會在第一時間通知你；當沒有經過手續審批的檔案被帶出檔案館時，我們可以通過電子監控了解情況；當檔案儲存室的溫度較高對影響檔案安全時，會有智能系統提醒工作人員……這便是所謂的“智慧檔案”。它利用最新的科技技術，最先進的設備來管理檔案，確保檔案安全。這是一個信息化的時代，傳統的檔案的管理方式不能跟上時代的步伐，進而被“智慧檔案”管理所取代。

關鍵詞：檔案；智能；管理；信息化

信息化檔案建設是隨著以計算機網絡技術為主導的信息技術的發展而逐步發展的，特別是最近十年，信息技術的迅猛發展和廣泛應用，也為檔案信息資源的科學保管和廣泛應用創造了前所未有的契機。在此基礎上國家檔案局提出了推進檔案信息化建設的任務。

1 檔案信息化的概念和內涵

1.1 檔案信息化的概念

檔案信息化是一個過程，一個動態概念，它是指應用應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。

檔案信息化是以國家信息化建設和檔案事業發展的要求為導向，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障的信息化工作體系[1]。

1.2 檔案信息化的內涵

檔案信息化建設是一個動態的理念，檔案信息化建設是以信息技術的廣泛應用為前提，檔案信息化建設是一個復雜的系統工程，它包括信息化基礎設施、信息資源、信息技術與應用、信息產業、信息化法規和信息化人才等諸多要素。檔案信息化建設的最終目的是加強檔案信息資源的建設、管理和利用。

2 檔案信息化建設的主要內容和目標

2.1 檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化的內容主要包括環境構建和資源建設兩個方面，具體內容包括：

1信息化基礎建設，主要包括網絡環境建設、硬件環境建設和系統軟件建設。檔案信息化基礎建設就是把原來的紙質化信息轉化到電子系統里。

2檔案信息資源建設，主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

3應用系統建設，主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

4保障體系建設，包括人才隊伍、安全保障等各方面的保障條件。檔案信息化建設，人才是關鍵，安全是重點。

2.2 檔案信息化建設的主要目標

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據[2]。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。

各個檔案管理單位可以建立與完善國家檔案信息目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫等各類檔案數據庫，適時啟動數字檔案建設和社會化服務工程[3]。

3 檔案信息化基礎建設

3.1 檔案信息化硬件建設

檔案信息化基礎設施建設包括數字化加工和存儲設備、網絡環境的構建等內容。

數字化加工設備主要有掃描儀；網絡連接設備主要有網卡、中繼器、網橋、路由器、網關、調制解調器等；服務器有Web服務器、數據庫服務器、應用服務器等。

3.2 檔案信息化軟件建設

檔案信息化軟件建設是指數據庫系統和檔案管理系統的建設。

數據庫是以一定組織形式存儲在一起的相關數據的集合。按照數據庫所采用的不同數據模型，可將數據庫劃分為層次數據庫、網絡型數據庫、關系型數據庫和對象型數據庫等。數據庫系統可以實現數據共享、使得數據具有獨立性等特點[4]。

4 檔案信息化建設的意義與作用

檔案信息化就是為了更好的服務存檔人員，同時信息化檔案可以提高檔案存儲的安全性。總的來說有以下幾個方面：

4.1 可以解決傳統的管理手段查詢效率低的問題

傳統的紙質存儲檔案需要有一個很大的檔案庫房，手工查檔會因檔案的不斷增加、庫房內同一類檔案可能出現空間存放位置交叉或不統一，使檢索和查詢工作量大，而影響檔案的利用查詢服務。檔案信息化以后，采用數據庫系統，可以使得檢索更加便捷。如果查詢某一個人的檔案只需要輸入身份證號或者手機號就可以，只要這個號碼是獨一無二的就行。檔案信息化大大提高了檔案檢索的效率以及準確性。

4.2 可以解決檔案管理難度大的問題

傳統的檔案需要人工登記、錄入還有歸檔、借閱等日常的復雜的管理工作，這些既費時又費力。但是采用信息化檔案系統后，就直接可以輸入、編號、分類。這些繁雜的工作可以變得簡單、便捷。如果有人員需要借閱檔案，只需要輸入他的編號就能找到，此外還需要做好記錄，某人某年某月借閱檔案避免引起不必要的麻煩。

4.3 可以更好地解決檔案保存的問題

灰塵、潮濕等自然因素會對紙質檔案造成自然損害；頻繁的調閱和復印原始檔案，也會對紙質檔案造成人為的損害。提供電子檔案，可以避免紙質檔案因多次反復利用而造成損害，保護檔案原件。

4.4 可以解決不易實現信息共享的問題

原始檔案只有一份，原來的保管和查詢模式無法滿足多人同時共享信息資源的需求[5]。檔案數據庫的建設，可以利用計算機系統，把電子檔案同時提供給眾多用戶，這樣實現了各部門數據共享。

5 結束語

信息化打造“智慧檔案”新型服務能力就是加快檔案信息化的建設，大力號召各個城市的檔案管理單位全面采用最新的檔案管理系統。同時也需要配備一些計算機軟件方面的人才，能夠很好的操作電腦，熟悉數據庫系統的應用。為此我們要努力提高工作水平、工作效率以及提升服務質量；要制定信息化建設的中期規劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設施，打好工作基礎，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創造更大的經濟效益和社會效益，服務于各個工作崗位的每一個人[6]。

參考文獻

[1]李愛軍. 檔案信息化的現狀及對策分析[J].銅陵學院學報， 2006，（02）

[2]金光華. 在企業信息化環境中的檔案信息化定位研究[J].中國管理信息化，2005，（02）

[3]黃培. 檔案信息化有多遠[J]. 中國管理信息化（會計版），2007，（03）

[4]何日勝. 檔案信息化的基本特征及其實施難點[J].中國管理信息化，2005，（11）

[5]吳立華.檔案管理中存在問題與對策[J].當代經理人（中旬刊）2006（12）

[6]趙連琴.檔案信息化的管理與制度創新[J].中國科技信息，2005，（18）