淺談當前水庫電子檔案管理存在的問題與對策

鄧忠滟

摘 要：如何實施當前水庫電子檔案管理安全防護措施，是水庫電子檔案管理工作人員必須具備的一項素質。本文結合工作實際，對當前水庫利用電子檔案進行管理存在的問題進行簡單分析，并最后提出解決的對策，以達到最大限度的保證水庫電子檔案管理信息的安全和資料的更好利用。

關鍵詞：水庫電子檔案；存在問題；解決對策

隨著現代電子信息時代的發展，水庫電子檔案管理和歸檔工作也緊跟時代步伐步入了電子信息網絡化管理時代，這給水庫檔案管理帶來了許多方便，但也存在著一系列安全隱患，并對管理工作提出了新挑戰。下面，筆者結合工作實際，就當前水庫電子檔案管理存在的問題與解決的對策簡單談一點粗淺的看法。

1 當前水庫電子檔案管理存在的問題

筆者結合一直在云南省文山州德厚水庫建設管理處從事水庫電子檔案管理工作的經驗，現通過分析和總結，發現當前水庫電子檔案管理存在如下問題：

1.領導對水庫電子檔案管理重視不夠。就云南省文山州德厚水庫建設管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個要建大型水庫的單位成立了，沒有配備專業的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領導不夠重視水庫電子檔案管理工作。如果沒有專業人員對檔案進行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統，導致整理編目時的不規范，增加利用工作的難度，查找起來很費時費事。二是檔案室設置不合理。就云南省文山州德厚水庫建設管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設施配置，如說要求安裝空調，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調，不能保證室內的溫度。

2.部分職工對檔案管理工作不夠理解。因為部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現得非常不情愿。從這些現象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任（不想簽字就是一種逃避責任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

3.水庫電子檔案管理風險大。由于水庫電子檔案管理涉及到網絡信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

2 解決當前水庫電子檔案管理存在問題的對策

根據水庫電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當前水庫電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：

1.領導要高度重視水庫電子檔案管理工作。單位領導要關注水庫電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進行管理，并對水庫電子檔案進行規范歸檔，保證水庫檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關設備設施。

2.加強單位職工對水庫電子檔案管理工作的理解。單位領導在要單位全職會上，強調檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認識到水庫電子檔案管理在水庫管理方面的重要作用。如水庫哪里出現問題，要及時查到找水庫建設時的各種檔案資料，根據檔案資料及時進行分析總結，查找出現問題可能存在的原因。

3.加強水庫電子檔案管理人員的計算機技能培訓。水庫電子檔案管理人員的計算機水平直接影響著水庫電子檔案的信息。因此水庫電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術水平，要讓自己掌握新技術，學會設置密碼保護等外，還要學會一些先進的防范措施和技術，減少外界因素帶來的干擾。

4.制定水庫電子檔案管理制度。為了保證水庫電子檔案管理信息的安全，單位要根據水庫和水務的管理方案制定嚴格的管理章程，做到制度嚴格而起到預防事故發生、信息機密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權給具有檔案管理技能的人員根據實際情況制定。如規定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統的電腦等配備。需要查閱相關資料，應由檔案管理人員直接操作。

5.做好消除風險的準備。由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風險，所以時時做好消除電子檔案的風險準備是很有必要的。特別是在計算機維修的時候一定要做到全面監控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風險降到最低。如有些系統對計算機的異常反應比較敏感，就要采取有效的策略來預防和應對潛在的問題，盡量清除風險，做到安全防護，保護數據完好。如何做好消除風險的辦法呢？一是讓風險及時得到分散。因為水庫電子檔案信息具有系統性、網絡性和抽象性。在檔案受到風險侵襲時最好及時轉移風險，通過分散法把風險降到最低。如建立聯機配置模式，通過共享或備份而轉移電子檔案信息，也可以實施購買安全可靠的保修，跟建立系統的服務商簽訂合同等來分散電子檔案風險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網絡供應商立下可靠協議，讓他們提供的計算機等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關注的文檔信息，根據OAIS（開放檔案信息系統）提供數據結構、檔號組合、信息展示、報表、統計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現新的檔案信息應用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發信息包），將元數據、數據結構、內容、規則信息組合形成檔案信息包，幫助實現數據交換、統一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數據、格式標準前置于前端信息生成系統，形成完整、符合標準的SIP（提交信息包），調用Web Service服務，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標準，實現真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術，結合全文檢索在線提取素材，在線編研發布，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務的能力。采用Flash 3D技術遠程動態展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數量統計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

總之，水庫電子檔案管理是水庫建設和其它工作順利完成的有效保障，水庫管理建設單位要順應時代的要求，盡量把電子技術用于檔案管理過程中，為水庫管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為水庫電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術，加強業務學習，學會分析水庫電子檔案管理中存在的安全風險，并采取有效的措施來提高水庫電子檔案管理的安全保障。

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