淺談當(dāng)前水庫電子檔案管理存在的問題與對策

鄧忠滟

摘 要：如何實(shí)施當(dāng)前水庫電子檔案管理安全防護(hù)措施，是水庫電子檔案管理工作人員必須具備的一項(xiàng)素質(zhì)。本文結(jié)合工作實(shí)際，對當(dāng)前水庫利用電子檔案進(jìn)行管理存在的問題進(jìn)行簡單分析，并最后提出解決的對策，以達(dá)到最大限度的保證水庫電子檔案管理信息的安全和資料的更好利用。

關(guān)鍵詞：水庫電子檔案；存在問題；解決對策

隨著現(xiàn)代電子信息時代的發(fā)展，水庫電子檔案管理和歸檔工作也緊跟時代步伐步入了電子信息網(wǎng)絡(luò)化管理時代，這給水庫檔案管理帶來了許多方便，但也存在著一系列安全隱患，并對管理工作提出了新挑戰(zhàn)。下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際，就當(dāng)前水庫電子檔案管理存在的問題與解決的對策簡單談一點(diǎn)粗淺的看法。

1 當(dāng)前水庫電子檔案管理存在的問題

筆者結(jié)合一直在云南省文山州德厚水庫建設(shè)管理處從事水庫電子檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)通過分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前水庫電子檔案管理存在如下問題：

1.領(lǐng)導(dǎo)對水庫電子檔案管理重視不夠。就云南省文山州德厚水庫建設(shè)管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個要建大型水庫的單位成立了，沒有配備專業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領(lǐng)導(dǎo)不夠重視水庫電子檔案管理工作。如果沒有專業(yè)人員對檔案進(jìn)行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，導(dǎo)致整理編目時的不規(guī)范，增加利用工作的難度，查找起來很費(fèi)時費(fèi)事。二是檔案室設(shè)置不合理。就云南省文山州德厚水庫建設(shè)管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設(shè)置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設(shè)施配置，如說要求安裝空調(diào)，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調(diào)，不能保證室內(nèi)的溫度。

2.部分職工對檔案管理工作不夠理解。因?yàn)椴糠致毠げ涣私鈾n案在一個單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時，表現(xiàn)得非常不滿意，認(rèn)為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任（不想簽字就是一種逃避責(zé)任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

3.水庫電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大。由于水庫電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風(fēng)險(xiǎn)存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

2 解決當(dāng)前水庫電子檔案管理存在問題的對策

根據(jù)水庫電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當(dāng)前水庫電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：

1.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視水庫電子檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注水庫電子檔案管理工作，要將此項(xiàng)工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進(jìn)行管理，并對水庫電子檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔，保證水庫檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施。

2.加強(qiáng)單位職工對水庫電子檔案管理工作的理解。單位領(lǐng)導(dǎo)在要單位全職會上，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認(rèn)識到水庫電子檔案管理在水庫管理方面的重要作用。如水庫哪里出現(xiàn)問題，要及時查到找水庫建設(shè)時的各種檔案資料，根據(jù)檔案資料及時進(jìn)行分析總結(jié)，查找出現(xiàn)問題可能存在的原因。

3.加強(qiáng)水庫電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)。水庫電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平直接影響著水庫電子檔案的信息。因此水庫電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術(shù)水平，要讓自己掌握新技術(shù)，學(xué)會設(shè)置密碼保護(hù)等外，還要學(xué)會一些先進(jìn)的防范措施和技術(shù)，減少外界因素帶來的干擾。

4.制定水庫電子檔案管理制度。為了保證水庫電子檔案管理信息的安全，單位要根據(jù)水庫和水務(wù)的管理方案制定嚴(yán)格的管理章程，做到制度嚴(yán)格而起到預(yù)防事故發(fā)生、信息機(jī)密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權(quán)給具有檔案管理技能的人員根據(jù)實(shí)際情況制定。如規(guī)定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進(jìn)入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統(tǒng)的電腦等配備。需要查閱相關(guān)資料，應(yīng)由檔案管理人員直接操作。

5.做好消除風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備。由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風(fēng)險(xiǎn)，所以時時做好消除電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備是很有必要的。特別是在計(jì)算機(jī)維修的時候一定要做到全面監(jiān)控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如有些系統(tǒng)對計(jì)算機(jī)的異常反應(yīng)比較敏感，就要采取有效的策略來預(yù)防和應(yīng)對潛在的問題，盡量清除風(fēng)險(xiǎn)，做到安全防護(hù)，保護(hù)數(shù)據(jù)完好。如何做好消除風(fēng)險(xiǎn)的辦法呢？一是讓風(fēng)險(xiǎn)及時得到分散。因?yàn)樗畮祀娮訖n案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性和抽象性。在檔案受到風(fēng)險(xiǎn)侵襲時最好及時轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，通過分散法把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如建立聯(lián)機(jī)配置模式，通過共享或備份而轉(zhuǎn)移電子檔案信息，也可以實(shí)施購買安全可靠的保修，跟建立系統(tǒng)的服務(wù)商簽訂合同等來分散電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價(jià)值要高，特別是與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計(jì)算機(jī)等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關(guān)注的文檔信息，根據(jù)OAIS（開放檔案信息系統(tǒng)）提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔號組合、信息展示、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)方案等一系列信息平臺定制特性，快速實(shí)現(xiàn)新的檔案信息應(yīng)用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發(fā)信息包），將元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、規(guī)則信息組合形成檔案信息包，幫助實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標(biāo)準(zhǔn)前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標(biāo)準(zhǔn)的SIP（提交信息包），調(diào)用Web Service服務(wù)，啟動歸檔信息合法性校驗(yàn)、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強(qiáng)大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線提取素材，在線編研發(fā)布，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務(wù)的能力。采用Flash 3D技術(shù)遠(yuǎn)程動態(tài)展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

總之，水庫電子檔案管理是水庫建設(shè)和其它工作順利完成的有效保障，水庫管理建設(shè)單位要順應(yīng)時代的要求，盡量把電子技術(shù)用于檔案管理過程中，為水庫管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為水庫電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)會分析水庫電子檔案管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的措施來提高水庫電子檔案管理的安全保障。

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