數字網絡技術在職業學院檔案管理工作中的應用

韓玲

摘 要：學校檔案是對學生學習以及思想狀況的真實記錄，對學生今后的發展具有重要的意義。隨著信息技術的發展，網絡技術已經逐漸的滲透進學校檔案管理工作中來，并且有著不可替代的應用價值。本文主要針對數字網絡技術在職業學院檔案管理工作中的應用進行了分析，從幾個方面進行了深入的分析，希望能夠推動學校檔案管理工作的發展。

關鍵詞：數字網絡技術；職業學院；檔案管理；應用

近年來，信息技術的不斷發展使得我國逐漸的走進信息化和數字化的時代，計算機網絡技術在各個領域中都發揮著重要的作用，包括目前一些院校的檔案管理，為迎合社會發展的需求，方便快捷的進行檔案的管理，一些學校建立了電子檔案電子檔案不同于以往形式的檔案，更加便捷同時有效的減小了傳統管理帶來的難度。學校檔案的管理對于整個院校來說是具有非常重要的意義的，將數字網絡技術融入到職業學院的檔案管理中來，不僅能夠方便管理節省大量的人力、物力和財力，還能夠有效的提升學校檔案管理的水平。網絡技術在檔案管理中有著重要的應用價值，具有重要的意義。

1 加快學校檔案管理觀念的改變

網絡數字化在人們生活中的應用越來越廣泛，對于人們生活的影響越來越大，人們也逐漸的習慣利用數字網絡來提升工作效率。在人們的印象當中，檔案管理無非就是將一本本檔案統一規劃管理，大多數都是紙質形式的，這樣的形式需要的存儲空間是非常大的，一旦需要查找過程也是非常繁瑣的，但是信息技術的應用改變了人們對于檔案管理的這種傳統觀念，計算機的運用是非常普遍的了，學校方面需要轉變觀念，檔案管理人員要學會利用計算機網絡來管理檔案，提升自身的管理素質，徹底的轉變學校的檔案管理觀念，推動學校檔案管理建設的發展。

2 加強信息資源的共享

人們對于信息的需求量以及信息的更新速度也是推動信息時代的動力，在當今這個社會形勢下，人們對于信息資源的需求量是非常大的，報紙雜志上面的信息畢竟是有限的，人們需要大量的購買或者是借閱才能夠實現信息資源的共享。職業學院的檔案管理也是如此，如果其他部門需要用到檔案，需要到指定的地點進行查找才能夠獲取，其間的過程是非常復雜的，如果單獨建立一個包括收集、整理、加工、保存以及利用等程序的文獻部門幾乎是不可能的，所以說建立一個獨立的信息資源系統是非常必要的，對于資源的統一管理以及優化檔案管理系統都是非常有效的。

3 提高檔案管理者的素質

學校的檔案管理工作也在不斷的發展和更新，以往的管理工作中對于管理者自身的素質并不是很在意，導致在管理的過程中經常會出現一些問題，自身的責任心不強以及綜合素質能力比較低等都是造成檔案管理出現差錯的主要原因，因此有必要更好的提升檔案管理工作的。數字網絡技術的應用對于提高檔案管理者的素質也是非常有幫助的，從最基本的來說管理者必須要具備一定的計算機操作基礎，還應該具備扎實的檔案管理的理論知識，能夠為學校數字化管理檔案做出貢獻。管理人員在上崗之后，還應該定期的參加培訓，由于計算機技術的更新速度是非常迅速的，如果僅限于自身掌握的一些基礎知識，那么遲早會被這個日新月異的信息化社會所淘汰，應該在技術方面跟上時代的發展，不斷的提升自身的綜合素養，做好本職工作的同時，大力的促進學校數字化檔案管理工作的落實。

4 建立健全檔案信息的安全保障系統

任何事物都是具有雙面性的，既有好的一方面同時也有一定的隱患，網絡技術下檔案管理工作的建設也是如此，雖然說網絡技術能夠為檔案管理提供更加高效、方便快捷的方式方法，同時能夠給節省大量的人力物力，使得檔案的管理、查找以及共享更加的方面，但是網絡技術也存在著一定的安全隱患，檔案畢竟包括學生個人信息，具有一定的隱私性，但是網絡平臺是開放性的，在建設的過程中應該確保信息的安全性，在應用的過程中一般都會采用安全保密系統，以此來確保檔案信息的安全性和完整性，充分的利用現代信息技術，利用先進的技術來建立完善的安全保障系統。有了網絡檔案系統，檔案的管理也更加的方便快捷，還可以通過備份和存儲的方式來保證檔案的安全性， 不會出現檔案丟失的現象，網絡技術的應用使得學院的檔案管理更加具有安全保障。

5 構件云計算信息處理平臺

云技術主要是透過網絡將龐大的計算機處理程序自動拆分成無數個較小的程序，一般都是通過網絡技術可以直接給用戶提供服務，這是一項高新技術，網絡服務者在數秒之內就可以達成數以千萬甚至億計的信息，速度非常之快。主要是分為云計算以及云服務兩種模式，云計算是比較常見的，通常用到的網絡搜索引擎以及網絡信箱等都是云計算的形式，只需要操作者輸入簡單的命令就可以獲得大量的信息。云計算在未來的發展中也有很大的發展潛力，可以為更多的應用服務提供技術支持。云服務就是利用虛擬的形式將信息提供給用戶。在網絡檔案的建設過程中，主要是圍繞著基礎設施來建設的，可以最大程度上實現資源的共享。根據學校的實際情況，可以結合檔案管理工作來將一些重要的檔案上傳到學校的公共云里，這樣一來這些檔案就可以永久性的保存，并且管理起來也會更加的方便快捷。

總而言之，我國當前的信息技術發展的十分迅速，利用網絡進行數據的處理變得更加的方便快捷，網絡技術的應用在很大程度上提升了管理的效率，將這一技術應用到學校檔案管理當中，能夠有效的提升管理的效率，同時還能夠實現資源的共享。建設一個專屬的網絡檔案信息平臺能夠加強學校的管理工作，結合現代技術對一些數據進行快速的處理，不斷的提升檔案管理的水平，在一定程度上進行創新和發現，迎合現代社會的需求。

參考文獻

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