新時期高校檔案利用工作的認(rèn)識和體會

王獻(xiàn)飛

摘 要：高校檔案利用是高校檔案事業(yè)發(fā)展的動力，如何做好新時期高校檔案利用工作，是擺在我們每個高校檔案工作者面前的重要課題，本人結(jié)合自己的工作實(shí)踐，對新時期高校檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足及如何使檔案利用工作適應(yīng)新形勢等方面進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用；認(rèn)識；體會

高校檔案是高校領(lǐng)導(dǎo)及師生員工從事教學(xué)、科研及一切管理活動的真實(shí)記錄，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。這些檔案之所以被我們采用科學(xué)手段保留下來，是因?yàn)樗哂谐休d有用信息、記錄歷史經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)、指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的重要功能，可以滿足人們對檔案信息資源的利用需求。而檔案的這一功能是通過利用工作體現(xiàn)出來的。各類檔案只有提供利用才能發(fā)揮出所含信息的實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)和歷史研究的巨大作用，實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。

早些時候檔案利用工作是直接傳遞檔案信息為各項(xiàng)工作服務(wù)的工作，這一工作直接面對用戶，把檔案工作其他環(huán)節(jié)的工作成果呈現(xiàn)給利用者，他在整個檔案工作中占有極其重要的位置，是全部檔案工作的生命力所在。作為承擔(dān)檔案利用第一線任務(wù)的利用科學(xué)，高校檔案工作者必須對利用工作的重要性具有足夠的認(rèn)識。下面我就從檔案利用工作的意義、利用工作方式、目前利用工作存在的不足和如何使檔案利用工作適應(yīng)新形勢等方面，談一下自己的認(rèn)識和體會。

1 高校檔案利用工作的重要意義

1.1 提供檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的有效和直接手段

檔案工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用及信息化等多個環(huán)節(jié)的工作，在通過了專兼職檔案干部進(jìn)行了大量工作之后，才得到寶貴的規(guī)范化的檔案信息資源，獲得這些資源的最終目的不是存儲，而是提供利用，是要讓檔案中蘊(yùn)含的有用信息在指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作和進(jìn)行歷史研究中發(fā)揮作用，高校檔案工作者所從事的提供利用工作正是承擔(dān)了這樣的使命，是以不同的方式把檔案信息直接傳遞給利用者，使利用者通過利用檔案，創(chuàng)造出新的物質(zhì)和精神財(cái)富，從而實(shí)現(xiàn)了檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的目標(biāo)。比如為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)性和參考性文件，解決學(xué)校大事；為教學(xué)評估、實(shí)驗(yàn)室評估、“211”工程驗(yàn)收、職稱評定，為個人提供學(xué)歷、身份、工齡、工資、房產(chǎn)土地所有權(quán)等檔案材料，提供可靠地真實(shí)依據(jù)，解決自身的社會和生活問題。

1.2 檔案利用工作是對外聯(lián)系的窗口

檔案利用工作每天面對的是來自校內(nèi)外的各級各類人員，高校檔案館利用部門是名副其實(shí)的窗口單位，我們通過提供各類檔案服務(wù)，和各類利用者建立了聯(lián)系，又通過他們和他們的所在單位建立了聯(lián)系，一方面使利用者了解了我們的檔案工作，擴(kuò)大了檔案工作的宣傳，另一方面也是我們不斷地了解利用者的需求。只有建立了這樣的聯(lián)系，才會使檔案館與利用者形成一種相互依存關(guān)系，是檔案工作有所作為，更好的為學(xué)校和社會服務(wù)，這樣檔案工作才會有新的活力。

1.3 檔案利用工作可以有效促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案利用工作是檢驗(yàn)前面各個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的一個關(guān)口，在提供利用的過程中，可以發(fā)現(xiàn)各類檔案是否齊全、完整；電子目錄和檔案實(shí)體是否相符等等，據(jù)此提出補(bǔ)充、修改、完善意見，這對提高各類檔案的歸檔率和案卷質(zhì)量必將起到重要的促進(jìn)作用，因此說，提供利用工作是推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)不斷完善的一種動力。目前高校檔案館在檔案的利用中，要結(jié)合各個時期檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，對常用的檔案目錄進(jìn)行了整理，歸納出符合自身的檔案利用特點(diǎn)，在利用中編制各類簡便的檢索工具，如：針對本、專科、成人教育成績單、畢業(yè)證號、學(xué)位證號、三聯(lián)單、博、碩錄取名冊、休學(xué)、復(fù)學(xué)等內(nèi)容編制檢索工具，裝訂成冊，放在所需庫房，提供查詢；統(tǒng)一學(xué)位檔案案卷目錄（博士、碩士）整理了黨群、行政目錄（以前手寫 ）。并對考研題進(jìn)行加工整理，主要通過按學(xué)院、學(xué)科合理的進(jìn)行編序列號，區(qū)分年代、分類組裝成盒，做到了隨用隨取。與此同時，又做出了與之配合使用的查考題的目錄索引，一年一本合訂成冊。另外在檔案管理方法上，（在三聯(lián)單檔案盒外貼上標(biāo)簽，注明省份，在不用看案卷目錄的情況下，直接取卷，根據(jù)不同時期檔案利用工作的中心，臨時調(diào)整不同檔案位置，比如錄取名單等，放在最近的地方，以提高利用效率，過了這個階段又放原位置）利用者填寫成績單小卡片，考研題小卡片等。以上這些做法，在利用過程中節(jié)省了時間，減少了人員堆積，使高校檔案館的利用工作方便、快捷、準(zhǔn)確、有序。

2 提供檔案利用方式

檔案利用方式是多種多樣的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和條件選擇適應(yīng)的提供方式，或者多種方式并用。其中主要包括：

2.1 檔案原件外借

這是最基本的服務(wù)方式，在檔案工作現(xiàn)代化程度較低的時期，這種方式最常用。這種方式的憑證性、依據(jù)性最強(qiáng)，就是在當(dāng)今信息化時代，也有很多需求是必須提供檔案原件的。這種原件外借具有一定風(fēng)險(xiǎn)，就是丟失和破損的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)慎重提供。必須建立建全制度，做好借、閱的檔案登記與記錄工作，同時對外借檔案要建立催還制度。

2.2 制發(fā)檔案復(fù)制件

這種方式用的最為普遍，高校檔案館利用部門每天大量的工作都是在提供檔案復(fù)制件，如學(xué)生成績單、各類的錄取名冊、考研題等等，以前檔案利用部門在工作中更多的是以檔案原件制成復(fù)制件，現(xiàn)在經(jīng)過數(shù)字化工作，信息部門對部分利用頻率高的檔案進(jìn)行掃描、上傳、存儲成了電子全文，就可以在不動原件的情況下，從網(wǎng)上檢索，直接打印出所需檔案復(fù)制件，本、?？瞥煽儐我呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了這種檢索利用，是非常便捷的。

2.3 出具證明檔案

目前高校檔案館所提供的檔案信息加工品，主要是根據(jù)檔案原件開據(jù)的檔案證明和出具學(xué)生辦理出國留學(xué)等手續(xù)所需的中英文對照件。對于高校檔案館來說，這兩種方式每天都是離不開的，工作的關(guān)鍵是對原件的查詢一定要真實(shí)、準(zhǔn)確。

3 目前提供利用工作存在的問題和解決辦法

3.1 存在的問題

主要的問題是利用方式有些滯后，一度固守傳統(tǒng)的服務(wù)方式，雖然有些高校檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行已有多年了，但一直沒有在系統(tǒng)上做綜合查詢方面的嘗試，這里除了存在有些工作環(huán)節(jié)缺乏協(xié)調(diào)的原因外，主要原因還是缺乏創(chuàng)新意識，沒有激發(fā)出改革傳統(tǒng)服務(wù)方式的愿望，觀念上沒有適應(yīng)新形勢，由此造成服務(wù)方式上的單一，同時服務(wù)上也缺乏主動性。

3.2 解決辦法

（1）增強(qiáng)創(chuàng)新意識，力求多接受新事物，多在信息服務(wù)上動腦筋，增強(qiáng)服務(wù)的主動性。檔案數(shù)字化是高校檔案館今后工作的重心工作，數(shù)字化的根本目的是利用，當(dāng)前應(yīng)適應(yīng)館內(nèi)實(shí)際，對新的“管理辦法”和“分類”要認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會。做好對新的“分類”法的實(shí)施準(zhǔn)備工作。

（2）積極學(xué)習(xí)信息化管理技能，力爭在最短的時間內(nèi)盡快掌握查詢方法，不光學(xué)會查詢本、專科成績單，對其各類檔案也要學(xué)會檢索，體現(xiàn)檔案綜合查詢，實(shí)現(xiàn)檔案查、借、閱的計(jì)算機(jī)目錄檢索工作，以全新的方式為校內(nèi)利用者提供快捷的檔案信息服務(wù)，發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中“無可替代的作用”。

總之，高校檔案利用是高校檔案工作永恒的話題，在高校改革不斷深入和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，它賦予了新的內(nèi)涵，值得我們?nèi)ド钊胩剿?，大膽?shí)踐，我們每一個高校檔案工作者要深入實(shí)際，開拓創(chuàng)新，力爭把高校檔案利用工作做好做扎實(shí)。