關于網絡環境下事業單位檔案管理工作探討

楊沅瑩

摘 要：隨著現代信息技術的不斷發展，網絡已經走進千家萬戶，為人們生活和工作效率的提高提供極大的便利和幫助。在這種形式下，事業單位檔案管理工作也應順應時代和社會的發展潮流，充分利用網絡的優勢，將信息化技術運用到實際的檔案管理工作當中。就目前我國的事業單位檔案管理工作情況來看，網絡的運用和信息化建設仍存在諸多問題。本文首先闡述了網絡環境下事業單位檔案管理的優勢，進而分析了當前我國事業單位檔案管理存在的主要問題，并提出網絡環境下事業單位檔案管理工作的新思路，以期為事業單位檔案管理工作效率和質量的提高提供有效參考。

關鍵詞：網絡環境；事業單位；檔案管理；策略

事業單位的檔案管理工作具有十分重要的作用。它不僅是社會進步的記錄者，為維護社會健康有序發展提供重要參考和依據，還能為實現社會公共服務提供重要載體[1]。因此，必須充分重視事業單位檔案管理工作，并努力提高其工作質量和工作效率。隨著網絡的不斷發展，網絡不斷滲透到事業單位檔案管理工作當中。然而，就目前情況來看，仍然存在著事業單位檔案信息資源未有效開發、檔案管理人員的素質水平不高、檔案信息安全性得不到保障以及事業單位檔案檢索效率較為低下等問題。應當充分分析研究當前存在的問題，并采取積極有效的辦法和策略，使得網絡的優勢得到充分發揮，加快事業單位檔案管理工作信息化進程。

1 網絡環境下事業單位檔案管理的優勢

1.1 事業單位檔案管理中檔案存儲的優勢

事業單位的檔案管理需要進行檔案的存儲和保管。傳統的存儲方式是進行紙質檔案存儲，面臨著防蟲、防潮、防火和防遺失等一系列的安全問題[2]。如果出現問題，則會文件檔案的損毀和丟失。運用網絡的優勢，將檔案進行信息化處理，使得檔案信息能夠通過電子形式進行存儲和保管。同時還能進行檔案信息的復制和備份，防止一份檔案的丟失造成全部信息的丟失。

1.2 網絡環境下檔案檢索和調用上的優勢

傳統的檔案檢索即通過人工翻閱紙質檔案進行檔案檢索，不僅效率低下，耗費大量的人力和時間，還容易造成紙質檔案的損壞，導致檔案信息缺漏[3]。在網絡環境下，建立信息化檔案檢索系統，通過運用該系統，能夠實現檔案信息的快速檢索和調用，既節約了大量的時間，還避免檔案資料受到多次觸碰而導致的損壞和陳舊。檔案檢索和調用效率大大提高，檔案資料的安全也得到有效保障。

2 網絡環境下事業單位檔案管理存在的問題

2.1 事業單位檔案信息資源未有效開發

運用網絡的優勢，進行事業單位檔案信息資源的有效開發，建立我國的檔案信息資源庫，能夠大大方便了檔案資料的查閱和使用，跨越地域和時空的阻礙，實現檔案信息的快速管理和使用。然而，我國的事業單位檔案信息并未有效開發，檔案信息資源的采集量較低，檔案信息資源庫資料總量也較少。檔案信息資源的開發利用效率較低，使得網絡的優勢未得到充分發揮。

2.2 檔案管理人員的素質水平不高

事業單位檔案管理工作人員素質水平不高，是事業單位檔案管理面臨的巨大難題。由于檔案管理工作較為枯燥，許多大學畢業生在工作一段時間后立即辭職，造成管理人員經常更換，導致檔案管理工作缺乏經驗豐富且能掌握信息化管理辦法的人才。其次，人員的頻繁更換還造成檔案管理上的混亂，檔案文件管理體系不健全，文件極易出現損毀和丟失的情況[4]。

2.3 檔案信息安全性得不到保障

事業單位檔案管理關系到公民的身份信息和事業單位的重要信息，甚至涉及到國家機密信息，因此，保證事業單位檔案信息的安全性是檔案管理工作重點關注的問題。在進行網絡化和信息化檔案管理工作時，往往由于信息知識的缺乏和安全意識的薄弱，導致檔案信息面臨極大的危險。一些網絡黑客利用技術手段闖入檔案管理系統，進行機密信息的盜竊，造成國家信息和公民信息的泄露。

2.4 事業單位檔案檢索效率較為低下

網絡環境下，利用檔案信息檢索工具，能夠實現檔案檢索和調取效率的大大提高。然而，一些事業單位檔案管理部門在開發運用信息檢索工具時，過分關注檢索工具的數量而忽略其質量。過多的檢索工具造成檢索選擇上的極大困難，且檢索設置過于繁瑣造成檢索效率低下，影響工作效率。只有精簡檢索工具，優化使用體驗，才能實現檔案管理效率的有效提高。

3 網絡環境下事業單位檔案管理工作的新思路

3.1 逐步實現檔案管理工作的信息化

隨著網絡技術的不斷發展，網絡的巨大效用將充分發揮，為事業單位檔案管理效率和質量的提高提供巨大的推動力。對于目前檔案管理信息化程度不高、檔案資料信息化進程仍較慢的情況，各事業單位檔案管理部門應當充分重視信息化的重要意義，并加快檔案管理的信息化進行，使得檔案信息資料庫盡快建成，為檔案信息管理和使用帶來更大的便利[5]。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的素質關系到檔案管理的質量和效率。應當重視提高檔案管理人員的綜合素質，建立健全檔案管理人員的管理體制，明確激勵和處罰機制，以保證管理人員的工作積極性。同時，開展定期培訓，提高管理人員的信息化知識水平和職業道德水平，使其充分投入到檔案管理的信息化工作中，使得網絡的優勢得到充分發揮，提高檔案管理的效率和質量。

3.3 加強檔案信息安全措施

事業單位檔案管理事關國家機密信息的安全和公民信息的安全，還關系到社會公共服務的有序性和高效性，因此，在發揮網絡優勢，進行事業單位檔案管理的信息化過程中，應當充分重視檔案信息安全，利用技術手段進行檔案信息安全防護。同時，加強對于檔案信息安全性的監管，對于出現的檔案信息盜竊和破壞的行為，進行嚴厲追究，確保檔案信息在網絡環境下的安全[6]。

3.4 優化檔案檢索方式以提高檢索效率

事業單位檔案管理涉及到大量的檔案文件，要想對其進行有效管理，在檢索和調用時能夠大大提高效率，是當前網絡環境下必須解決的問題。在進行檢索工具的開發時，應重視檢索工具的質量和效率，而不是其數量。將大量的人力物力投入用于檢索工具的優化上，提高其應用體驗效果，簡化檢索過程和調用過程，方便檔案信息的查閱和調用，并加強檔案信息的管理，避免信息的丟失和損毀。

4.結語

網絡環境下，事業單位的檔案管理工作應進行相應的改革和優化，適應時代和社會的發展潮流，實現檔案管理的網絡化和信息化。應充分認識到當前存在的問題，并通過逐步實現檔案管理工作的信息化、提高檔案管理人員的綜合素質、加強檔案信息安全措施和優化檔案檢索方式以提高檢索效率等系列辦法實現事業單位檔案管理效率和質量的提高，為我國事業單位檔案管理工作的可持續發展提供重要保障。

參考文獻

[1]蔣前前.關于事業單位檔案管理工作的思考[J].山東檔案.2013（03）

[2]季萍，徐利.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案.2012（06）

[3]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國職工教育.2012（12）

[4]頊迎芳，康旭琴.知識管理對事業單位檔案管理的啟示[J].長治學院學報.2013（04）

[5]張學利.事業單位檔案管理存在的問題[J].才智.2013（09）

[6]楊虹.論事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技創新導報.2011（04）