高職院校檔案工作如何開拓創新

劉紅雋

摘 ? ?要： 目前，有些高職院校的檔案工作存在管理設施陳舊老化、管理隊伍素質良莠不齊、規章制度不健全等諸多問題，制約了檔案工作的創新和發展。本文根據目前高職院校檔案管理現狀，按照科學合理的原則，從領導重視、擴大建檔范圍、配置合格的檔案管理人員、轉變管理模式等方面，闡述了高職院校檔案工作創新的思路，以探索高職院校檔案管理在發展中創新的途徑。

關鍵詞： 高職院校檔案 ? ?存在問題 ? ?創新原則 ? ?創新途徑

一、高職院校檔案工作存在的問題

高職院校檔案是以原始記錄保存起來，包含辦學方針、政策;整個教學過程中師資配置、教學大綱、課程安排、學生管理等一系列教育活動中形成的，以文字、實物、音像等方式存在，以備查考、利用的原始材料。隨著歲月的流逝，留下記憶的東西只有檔案。雖然高職院校檔案工作取得了一些成績，但從整體上看，無論在思想觀念、人員素質、管理方式還是利用服務等方面還都存在與學校發展不相適應的地方，相對學校其他管理部門來說，是一個薄弱環節。

（一）管理設施陳舊老化

近年來，許多高職院校檔案多以藏為主，收集的檔案資料越積越多，庫房、設備占用增加，而檔案作用發揮不夠，所以一些單位領導有輕視思想，教學工作舍得投入，用于檔案工作舍不得投入，與其他部門相比存在一定差距。由此帶來弊端：首先，設備購置跟不上，原有設施許多是上世紀末高職院校成立時購置的，設施陳舊、老化，不能與時俱進地實現檔案數字化和檔案現代化管理。其次，管理和利用繼續沿用手工勞作，工作量大，耗時長、效率低下，許多有價值的檔案信息閑置在庫房里“睡覺”，而無暇、無力編研開發提供利用。再次，沒有先進的現代化、數字化平臺實現檔案價值、管理的共享，新信息進不來，成功經驗不能分享，限制與同行、校際間、國際間的業務交流，制約學校檔案工作的開展和創新。

（二）管理隊伍素質亟待提高

檔案管理是一項政策性、業務性極強的嚴肅工作，管理人員素質的高低決定了學校檔案管理水平的高低。由于檔案工作不被重視，對檔案管理人員的專業培訓被忽視，他們沒有機會進行專業知識更新和掌握現代化操作技能，檔案人員工作意識仍然停留在原有的工作基礎和習慣上，思想觀念陳舊，工作思路狹窄，使得一些錯誤的做法難以糾正。如一些價值高的檔案材料不按規定存放而是和其他材料混雜在一起，不了解檔案材料收集范圍;花大力氣收集來的材料沒有保存價值，借閱時不作登記;文件用完不放回原處，等等，當遇到技術難題和突發性問題就束手無策，無所適從。由此可以看出，提高檔案管理者的素質，是提升學校檔案管理水平的必要手段。

（三）規章制度不健全

規章制度是保證檔案管理體系健康有序運行的保障，規章制度具有強制性的約束力和保障功能。比如如果沒有歸檔制度，部分教學和行政人員，對于散存于他們個人手中有價值的材料，可不按規定移交檔案部門歸檔，不會追究其責任;檔案員不及時索要也不會受到失職懲罰，檔案的完整性無法得到保證。如果沒有獎罰機制，功不獎過不罰;做好做差一個樣，就會人浮于事，不思進取只求做到;不求做好，停留在被動、單一的服務模式上，管理創新無從談起。

二、高職院校檔案工作創新原則

（一）統籌管理原則

形成由校長、主管副校長、檔案員、各系、部門具體負責人和兼職檔案員組成的管理體系，把檔案管理融入學校管理全局實行統籌管理，及時協調、溝通、解決檔案管理運行中;與各部門間合作中出現的問題，發揮學校管理體制對其支持、指導和監督作用。

（二）管理制度化原則

檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用到編研開發整個過程，每個環節都制定相應的管理制度，如檔案立卷歸檔制度、檔案查閱利用制度等，它們組成一個有機整體，相互關聯、相互制約，保證系統整體功能有序化。同時，制度在矛盾產生、解決的過程中，逐步得到補充和完善，更好地發揮作用。

（三）服務實現原則

檔案管理的最終目的是提供服務。在保證日常服務的同時，進行深層次開發，將其隱性價值轉化為顯性價值，使躺在庫房里有價值的檔案資源“鮮活”起來發揮作用，實現全方位服務。

三、高職院校檔案工作創新途徑

（一）轉變思想觀念

認識到檔案是學校的財富;和在未來所具有的價值，將檔案工作納入教學工作計劃中，在經費、設備、庫房、人員等方面給予保證。檔案庫房配置，要設施齊全，達到“九防”要求，不惜財力開發或購買功能齊全的檔案管理軟件和配置相應的電子設備，為實現檔案數字化和實現現代化管理提供條件。

（二）擴大建檔范圍

1.建立畢業生信息檔案。把往屆優秀畢業生作為典型，積極進行信息收集，制作成學校特色“名片”，以此作為學校“產品”的象征。對學生來說既是成功的范例，又是激勵他們努力學習的動力，更是學校宣傳自我;凸顯自己的特色，以高“質量”產生的一種成功效應，不但提高學校知名度，而且增強檔案的生命力。這些積極向上的榮譽檔案無疑會對學生的思想、品德、人格等的形成起到潛移默化的引導作用。

2.建立學生德育檔案，高職學生正處于世界觀、價值觀、人生觀形成的關鍵時期，面對屢屢發生的考試作弊、作業抄襲、畢業推薦內容造假、助學貸款不還等種種不守信行為，學?？刹扇〗⒌掠龣n案的辦法，建立“立德”之檔，強化大學生的誠信自律意識，使學生在思想觀念、行為方式、價值取向、道德情操、心理素質等方面得以規范、約束和錘煉。

3.建立心理健康檔案

培養學生具有良好的價值觀念、信仰追求、道德情感，要建立在健康的心理狀態之上。隨著年齡增長、環境變化、競爭壓力增大、社會閱歷的擴展等，學生不可避免地出現或多或少的心理問題。因此，盡快建立大學生心理健康檔案，及時發現問題及時疏導，不僅有助于教學，而且有助于幫助學生了解自己、發現自己和把握自己，形成良好的個性心理。

（三）配置合格的檔案管理人員

檔案工作者不僅要具備良好的思想品質和職業道德，更要有扎實的專業知識結構和較強的信息處置能力，為他們不斷提供接受繼續教育的機會，鼓勵他們進行學歷再教育，通過聽學術講座、參加會議交流、參觀和專業培訓，了解檔案管理的最新發展動態，更新、擴充檔案專業知識，學習同行的管理經驗和方法。利用獎罰機制調動檔案管理人員工作的積極性，挖掘他們的潛能，為他們在實踐中探索與創新提供條件，創造機會。

（四）由傳統管理向數字化管理轉變

1.在校內，引進或開發先進的檔案管理軟件，利用局域網使各系部和部門實現網上立卷、歸檔、檢索，以現代化管理手段替代傳統的手工操作。圍繞學校中心工作;加強檔案的編研，進行全方位、多層次開發，將開發信息及時傳遞給領導、部門及學生，實現由單一被動服務向主動多元服務轉變。

2.加入同行業的信息網絡，實現遠程信息的互聯互通，拓寬信息獲取渠道。（1）利用信息共享平臺，了解國家有關檔案發展的新動態、新趨勢與新精神，把握管理動向。（2）參與同行業之間的業務交流，吸取他人成功經驗，分享個人管理心得，將獲取信息的渠道由單一性擴展到綜合性、全方位。

檔案工作創新不僅是高職院校現代化發展的需要，而且是學校檔案工作自身發展的需要。它的每次創新都是檔案工作者智慧的結晶和管理水平的提升，只有用創新思維指導檔案工作思路、解決實踐中存在的問題，才能充分發揮檔案在教學、科研、服務社會等方面作用，才能實現在創新中發展，在發展中創新。

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