網絡環境下地方高校人事檔案信息化建設的研究

肖永菊

【摘 要】高校人事檔案傳統的管理模式已經不能適應當今網絡時代對信息的需求。在信息技術、網絡技術發展的環境影響下，加快高校我人事檔案信息化建設步伐勢在必行。通過分析高校人事檔案信息建設化的現狀及主要問題，進一步提出了高校人事檔案信息化建設的對策。

【關鍵詞】高校人事；檔案；信息化

1 高校人事檔案信息化建設的必要性

高校人事檔案信息化建設是指各高校的領導及有關部門的高度重視下，統一規劃和組織采取一切有效措施和途經，充分應用計算機通信及網絡等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發、管理并提供利用服務，實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化。

高校人事檔案雖然是個人學習和工作經歷的原始記錄，但我國檔案法明確規定：人事檔案屬于國家，是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關的，在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統的高校人事檔案工作無法適應新時期的發展要求，迫切需要網絡環境下地方高校人事檔案信息化建設，從而為人事部門的工作提供系統、有序、及時的人事信息，有利于優化地方高校整體的人力資源結構，實現資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2 地方高校人事檔案管理的現狀分析

2.1 人事檔案意識薄弱

一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領導對人事檔案管理工作重視程度不夠，認為與教學、科研工作沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只在干部晉升、人員調動或學生畢業時才會被人想起。這種認識直接導致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區。

2.2 人事檔案管理制度不完善

大多數地方高校在人事檔案的建設與管理方而沒有形成符合本學校的人事管理的相關制度和規定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面，這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應的制度，但由于管理不規范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。

2.3 地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現信息化支撐，難以實現網絡環境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網絡的人事檔案管理平臺，所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。主要原因就是，重視硬件建設輕視軟件、系統管理平臺建設的現象比較嚴重。管理平臺的欠缺或低水平建設導致了地方高校內部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4 人事檔案管理隊伍建設落后，無法達到科學管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主， 檔案管理專業畢業的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業知識培訓的不多，缺乏系統的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業軟件等，無法開展信息咨詢、網絡檢索等服務，難以制作數字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現代化科學技術的復合型人才，這樣直接導致在網絡環境下數字化檔案的接收、傳遞、 存儲、利用一體化等的應用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設，嚴重影響著人事檔案管理的規范化、科學化、現代化進程。

3 地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索

3.1 地方高校各級領導的重視，是做好人事檔案管理工作的前提

首先領導要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網絡信息平臺，依托校園網，建立自己的檔案網站和網頁，占領網絡這個宣傳陣地，開展檔案信息服務的窗口，這是新世紀檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應不定期聯合舉辦檔案專業知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業知識，關心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領導、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業發展的重要途經。

3.2 建章立制規范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規范化的關鍵

在認真貫徹執行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規文件，同時根據國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯合制訂統一的、專門的地方高校人事檔案政策法規，建立健全科學合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統一地方高校人事檔案信息化建設標準，如：制訂統一的數字化、網絡化標準以及設備配備、庫房設施和保護條件等標準，是實現地方高校人事檔案制度化、標準化、規范化的必然要求。

3.3 以信息技術做支撐，努力實現地方高校人事檔案原有、現有資源數字化，實現資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標是檔案內容數字化、信息資源網絡化、利用方式便捷化。為實現此目標，必須要有先進的技術做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術加以改進。目前，此方法的支撐技術已經非常成熟。檔案管理部門應對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化處理，并形成多媒體數據庫。同時加緊系統平臺建設、標準建設，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權限，發揮檔案信息資源服務作用，先實現高校內部信息查詢等共用共享、再實現地方高校之間的互聯互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現數字化、網絡化、數據庫化，形成數據庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4 加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設，是檔案管理信息化建設的保障

首先，要有高度的責任感，良好的職業道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學知識。二是，熟練掌握現代化科學技術和先進的檔案管理專業技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設，培養能掌握數據庫、信息管理等技術的復合性人才。這種專業技術型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業務知識、操作業務流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發，實現人事檔案工作從簡單管理型服務轉變研究開發型服務，為地方高校人事檔案管理邁向現代化、高層次打好堅實的基礎。

總之，逐步推進網絡環境下地方高校人事檔案信息建設各項工作，實現高校人事檔案管理科學化、網絡化、規范化使檔案管理人員所追求的目標。與時俱進，勇于創新，使檔案管理專業人員努力的方向。

【參考文獻】

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[責任編輯：鄧麗麗]