工程類企業檔案管理探討

程娟　江月　秦詩藝

摘 要：目前我國工程類企業[1]在現代化建設中的作用越來越重要，它們所經營的工程項目的檔案管理工作也越來越受到重視，因為檔案的管理反映了每個階段工程的質量和水平。然而，目前工程類企業的檔案管理無論是在管理制度還是人員配置或者技術方面都多多少少的存在問題。本文探討如何解決這些問題。我們可以試著從建立檔案管理文化、規范填寫要求以及加強檔案管理人員的培養等各個方面入手。

關鍵詞：工程類企業；檔案管理；方法；探討

1 檔案的相關理論

（一）檔案的內容

企業檔案的內容是檔案內所記載的企業相關事物的狀態和表征，例如企業的發展歷程，企業的資產狀況，收益狀況，企業人事部資料等等。檔案的內容是企業中真實的文字或者圖片或者錄像等真實記錄在經過某種提煉以及處理的信息。

（二）檔案的規范要求

檔案需要依法收錄到企業，并且進行妥善保管，符合企業的檔案工作規定。企業檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求，其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等。

（三）檔案的分類

檔案更具不容的分類方法可以分為好多類，單根據檔案內容性質即可分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、外交檔案、經濟檔案、科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。上面所述的每種檔案，又可以進行更為具體的細分。由于人們從事的專業不同，對檔案的需求都有專指性，這種劃分對人們從不同角度檢索利用檔案有意義。

2 工程類企業檔案管理現狀

傳統的工程類企業的檔案管理上存在一些問題。表現一，工文檔收集不全，達不到成套性要求。眾所周知，工程類企業檔案的成套性是工程檔案工作的基礎，它不僅反映工程的結構安全和使用功能是否符合設計要求，還能反映工程驗收是否符合條件。表現二，文件歸檔混亂。我們都知道，一般工程類企業的項目工程量很大，每個單位都雖然有自己的歸檔范圍，但是個體之間都是息息相關的，整體缺一不可。某單位認為無價值的文件，可能對另一單位來說卻是極為重要的，所以文件歸檔范圍急需明確，以防重要文件的遺失。表現三，對檔案信息資源的開發利用不足。工程類企業的檔案十分繁雜，其中出文字之外，還有圖標以及圖紙等文件信息，這些文件信都至關重要，存在非常大的利用價值。從目前的情況來看，工程類企業對檔案的挖掘利用不足，不能實現這些文檔的價值。最后一點就是檔案內容失真。記錄檔案的根本目的在于記錄真實的過程，然而現在很多工程類企業的檔案存在填寫不規范，施工和記錄脫離、驗收與簽字不符合的情況，導致檔案內容存在不準確的現象。

3 工程類企業檔案管理問題的原因分析

（一）檔案管理人員方面的原因

工程類企業的檔案管理人員一般來說素質偏低，從專業院校畢業的專業人才十分緊缺。再加上崗位上的管理人員工作流動性比較大，經常調換崗位，或者部分管理人員沒有發現和意識到管理工作的重要性，從而產生怠慢和消極的情緒，辭職離職現象也比較常見，這就導致這些檔案沒有專職的長期的管理人員，不同資料分別交予不同部門的人員來進行保管，常常出現需要某些檔案材料的時候，管理人員難以在短時間內準確找到，這樣長此以往，不僅浪費時間還給企業帶來難以估計的損失。

（二）企業管理者缺乏重視

由于企業的檔案部門一直都被認為是企業的邊緣部門，幾乎沒有企業愿意高薪聘請專業的檔案管理工作人員，所以這就導致檔案管理工作發展進度遲緩。再加上，工程類企業對檔案的管理理念十分淡薄，因為他們并沒有了解到檔案的管理工作對整個企業生產的重要作用和意義，他們僅僅認為檔案管理不會給企業帶來經濟效益，所以對這項工作僅僅局限于不丟失的狀態。得不到企業管理者的重視，企業的檔案管理工作就會發展緩慢或停滯。

（三）與現代網絡信息技術脫軌

現在社會是網絡時代，網絡信息技術遍布每個角落，然而工程類企業檔案雖然是企業十分寶貴的資源之一，然而現在幾乎全部的檔案管理工作還是手工操作，工作效率低，對于后期的數據查詢和分析都十分的不方便，缺乏網絡信息技術的應用，這與信息時代的發展要求格格不入。工程類企業檔案管理的信息技術的開發和應用已經十分迫切，這種與現代化網絡信息技術脫軌的現象應早日解決，以提高檔案管理工作的效率。

4 檔案管理的建議和策略

（一）規范檔案填寫

工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現的前提條件。由于建筑行業的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。

（二）建立檔案管理文化

建立檔案管理文化要創造良好的工作氛圍，明確規定各個崗位的分工和職責，建立健全激勵約束考核機制，讓檔案管理工作者提升自我工作能力。要更加重視檔案價值的挖掘，定期和不定期地召開檔案管理會議力求完善現有管理制度和文化的不足之處。加大檔案價值的宣傳力度，開設培訓班，對單位個人及檔案管理人員宣傳基建工程檔案，讓整個企業從上到下的開始注重檔案管理工作。與此同時，要更加重視和積極的探索如何利用現代網絡信息技術，以便讓檔案管理工作更好更快地發展。通過各方面的努力，來切實提高檔案管理人員和工程類企業以及社會大眾對檔案價值的深刻認識。

（三）對檔案管理人員進行素質提升

人才是一切工作的根本，所以檔案管理工作也一樣。檔案管理工作的好壞核心在于人才培養的成功與否。由于大部分文檔管理工作持質量低以及續性差，主要原因在于檔案管理人員人手不夠和在職人員的素質偏低。加強檔案管理工作人員的培養和定期進行文檔管理培訓以及考核，才能夠大力度的提高檔案管理工作人員的綜合素質，培養符合工程文件、檔案管理要求的復合型人才。除此之外，還應設置專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，明確每個檔案工作者的工作責任，確立責任制。只有建立系統規范的檔案管理制度，才能保證檔案的規范管理和充分有效的利用。

（四）加速檔案網絡信息技術建設

大力推行對縮微檔案磁介質檔案，電子文件檔案在工程檔案中運用）目前，國外的多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于日前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定，電子文件光盤存儲，歸檔與檔案管理要求，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向）近幾年，一些建筑公司也開始對照片檔案，錄像檔案以及紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，大大提高了檔案管理工作的效率。

參考文獻

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