淺談檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

吳剛等

摘 要：檔案管理的現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求，也是自身發(fā)展的必然趨勢，本文就檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)實意義，以及檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實現(xiàn)路徑提出一些看法，以實事求是的精神，有計劃、有目的、有階段的完成檔案的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息資源傳播、利用效率，為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮重大作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)實意義；實現(xiàn)路徑

1 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)實意義

檔案管理的現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然要求，也是自身發(fā)展的必然趨勢，只有采用現(xiàn)代化管理，才能解決檔案收集、管理、利用等方面面臨的種種難題，從而帶來顯而意見的效果和收益。

（一）提高管理效率?，F(xiàn)代化建設(shè)使得檔案管理達(dá)到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息資源數(shù)據(jù)只需一次錄入，就可以多次利用，并可在內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)檢索可實現(xiàn)即時查詢，檔案查借工作實現(xiàn)電腦管理，能夠極大地減輕工作人員負(fù)擔(dān)。而且電腦管理方便、快捷，只要傳輸程序和數(shù)據(jù)庫設(shè)置合理，就不需要過多的人參與工作，大大解決了機(jī)關(guān)冗員問題。管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

（二）便于開發(fā)利用。檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理，信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效性和利用的廣泛性。相比較而言，現(xiàn)代化手段儲存的各種信息更便于利用和開發(fā)。紙質(zhì)文件只能記錄文字、圖表等信息，而電子文件利用很小的空間卻可以同時記錄文字、圖表、聲音、影像等各種媒體信息，且具有直觀性、選擇性、易操作性，開發(fā)利用的速度快。

（三）提高服務(wù)效率?，F(xiàn)代化建設(shè)直接利用現(xiàn)代通訊設(shè)備傳遞、查找信息，大大縮短了檔案信息資源的處理時間，提高檔案信息利用的時效性。數(shù)據(jù)庫的管理能夠調(diào)取相同或類似內(nèi)容的文件，為解決問題提供更多參考，無形中節(jié)約了大量的查閱時間。還可提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實現(xiàn)資源共享，科技人員可在自己的電腦上就可查閱檔案資料，便于二次利用和開發(fā)，從而縮短了編著時間。

2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的實現(xiàn)路徑

檔案現(xiàn)代化化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面內(nèi)容。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括硬件和軟件兩個方面。硬件條件主要包括計算機(jī)、掃描儀等圖文輸入、輸出設(shè)備及存儲設(shè)備。軟件系統(tǒng)主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。其核心是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和先進(jìn)的管理應(yīng)用軟件。這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建立先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)先進(jìn)的管理應(yīng)用軟件，才能充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化的整體效益。其關(guān)鍵是舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，加快設(shè)備更新改造的步伐。

（二）信息資源建設(shè)。建設(shè)完備充實的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心。主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。要運用現(xiàn)代手段，將各種載體的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的轉(zhuǎn)換處理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將數(shù)字化信息加以匯集、編輯、整合，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于用戶進(jìn)行檢索、傳輸、摘錄和分析處理。檔案部門在接收電子檔案時，必須要向文件處理部門提出相應(yīng)要求；文件處理部門提供檔案信息資源時，也應(yīng)考慮檔案管理部門對歸檔的要求。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。檔案信息的收集、傳遞、儲存、檢索、利用，必須要用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是檔案管理現(xiàn)代化快速、有序、健康發(fā)展的保障。主要包括管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范。在這方面，國家已頒布了一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》是CAD電子文件收集、歸檔與利用的統(tǒng)一規(guī)范；《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不要自行執(zhí)行，避免交叉打架，便于文件共享。

（四）人才隊伍建設(shè)。人是管理活動中最活躍的因素?，F(xiàn)代科技無法取代人的因素，現(xiàn)代技術(shù)要靠人來掌握，精密設(shè)備要靠人來操作，管理的職責(zé)也要由人完成。檔案管理現(xiàn)代化，對檔案工作者提出更高要求。首先，要有扎實的傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)，對檔案的分類、鑒定標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)、管理成竹在胸。其次，要熟練掌握計算機(jī)軟件的應(yīng)用，注意電子介質(zhì)的保存和維護(hù)。還要更加重視檔案和文件的保密工作。最后，要根據(jù)本單位實際，把傳統(tǒng)檔案管理和計算機(jī)管理有機(jī)地結(jié)合起來，真正使兩種方式發(fā)揮各自的優(yōu)點，提高工作效率和服務(wù)效率。在人才隊伍建設(shè)上，要堅持培養(yǎng)和引進(jìn)并舉，通過繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)知識、管理意識和操作技能，同時積極引進(jìn)高校計算機(jī)、信息處理以及相關(guān)專業(yè)的高層次畢業(yè)生，打造一支具有現(xiàn)代科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案干部隊伍。

3 總結(jié)

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是社會發(fā)展的必然結(jié)果，也是一個逐步推進(jìn)和實施的過程。我們必須以科學(xué)的態(tài)度，以實事求是的精神，有計劃、有目的、有階段的完成檔案的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息資源傳播、利用效率，為地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展發(fā)揮重大作用。