如何應對檔案數字化管理后保密與泄密工作

文／新疆庫爾勒市質量監督檢測站 王梅林

隨著社會經濟、科學技術的快速發展，人們越發認識到數字化管理在檔案管理工作中的重要性和便捷性，并且逐步加大了檔案信息化管理的力度和范圍。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。

檔案數字化管理的本質就是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。如果檔案數字化管理工作得到了科學應用，將會對企業的信息安全和經濟安全產生重要的影響。因此，檔案管理人員要對檔案工作進行充分的利用，并探尋如何做好檔案數字化管理的保密工作與泄密工作。

一、對基礎制度建設進行完善

檔案管理制度是做好信息保密工作的基礎，唯有加強對基礎制度的建設完善才能夠使檔案管理工作有章可循、有法可依。因此，在進行檔案數字化管理的過程中，應將規章制度作為工作的標準，對不同層級的人設置不同的權限，不能越級對檔案庫中的資料進行查詢，每個檔案、文件都設定不同的權限，例如，高層管理者可以閱覽所有的內容，中層管理者可以閱讀除重要文件以外的文件，基層人員可以閱讀高層管理者下發的通知、文件等，通過這種權限管理的方式，就可以使檔案庫中的文件有條不紊，按照規章制度進行，確保了檔案的安全性。

二、在檔案管理中引入監理機制

監理機制能夠對檔案數字化管理工作中的流程進行有效控制，并對每個環節的工作效率、工作效果進行監督，利用科學的監理方法，從而對檔案數字化管理的工作流程、文件處理進度等進行全面控制，保障文件在處理過程中的安全性，防止被不法分子竊取。首先，監理機制能夠介入文檔儲存的每一個環節中，對文檔儲存的方式、格式、級別進行審核，確保其能夠更加規范化，歸入到適當的文件庫中。其次，監理機制能夠對及時發現文檔處理、傳遞過程中存在的問題，并對可能產生安全問題的部分進行提示，防止操作人員出現失誤，保障文檔在處理的過程中能夠將錯誤降到最低，并且保障檔案處理過程中的安全性。最后，監理機制能夠對檔案管理過程中常見的問題進行分析，并提出改善建議，幫助檔案管理人員完善系統、修復漏洞，使檔案數字化管理的可行性、安全性和運行穩定性得到增強。

三、加強對專業技術人才的引進

計算機專業人才對數字化管理有一定的認識，相對于單純的檔案管理人員來說，他們技術含量較高，能夠對檔案庫中的信息建立防火墻，防止被網絡病毒、木馬攻擊，并且能夠快速對檔案庫中的信息進行整理、歸類。因此，在檔案管理隊伍中，應加大引入具有計算機技術的專業人才，將其作為檔案管理的重要骨干人才加以培養，并且使其具備檔案管理的基礎知識，從而能夠將檔案管理的知識與計算機知識進行融合，并結合企業的實際情況，使檔案數字化管理更加適用于企業的檔案發展模式，并且利用創新的計算機處理系統和軟件，加強對企業檔案信息的保護，防止重要文件的泄露，保障系統運行的穩定性和安全性。

四、加強對數字化基礎設施的投入

在檔案數字化建設的初期，很多企業屬于試探階段，試圖觀察檔案數字化管理是否能夠切實提高工作效率，保障檔案信息的安全。因此，很多企業在初期并沒有投入大量的資金和設備來保障檔案數字化管理運行的穩定性和安全性。但是隨著時代的發展，越來越多的高新技術、設備得以發展，設備、軟件的安全性也有所提升，能夠有效阻擋外界的攻擊，保障信息安全。但是很多企業的高層管理者沒有意識到外界科學技術的快速變化，思維依然停留在建設初期的水平，沒有及時對設備和軟件進行更新，導致檔案數字化管理停滯不前，無法實現高速的信息處理和保障信息安全。在這種情況下，高層管理者應盡快轉變思路，加大對設備和軟件的投入力度，使其能夠緊跟數字化世界的變化，時刻對檔案管理進行更新，促進檔案數字化管理向著現代、高效、安全、穩定的方向進行發展。

五、結語

隨著時代的發展，企業和檔案管理員應重視數字化管理的重要作用和檔案保密工作的重要性，加強對檔案信息的管理，防止重要信息的泄露，切實保障企業內部信息的安全性和系統運行的穩定性。