檔案室搬遷過(guò)程檔案保護(hù)之我見

文／冀中能源峰峰集團(tuán)馬頭洗選廠 崔敏俠

本單位新檔案室建成后，大量的檔案要從舊檔案室搬至新檔案室，由于搬運(yùn)的檔案是本單位自成立以來(lái)所有室藏的檔案，包括財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、文書檔案，還有一些老照片、影像資料。這些珍貴的檔案是本單位幾代人辛勤工作的結(jié)晶，是企業(yè)的各項(xiàng)職能活動(dòng)共同作用的結(jié)果，它綜合反映企業(yè)的基本面貌和全部活動(dòng)，為企業(yè)的生存與發(fā)展起著舉足輕重的作用。所以，從保護(hù)檔案的角度出發(fā)，對(duì)搬運(yùn)檔案這項(xiàng)工作提出了更高的要求，既要保證檔案的安全，又要保證檔案的完整；既要考慮遇到突發(fā)事件的處理，還要考慮檔案不散落、不破損等現(xiàn)象的發(fā)生。在搬運(yùn)過(guò)程中，如何做到忙而不亂、有條不紊，能夠順利地完成搬運(yùn)任務(wù)，對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)顯得尤為重要。因此，要做好搬運(yùn)前制定周密的搬運(yùn)計(jì)劃，搬運(yùn)中的檔案保護(hù)，搬運(yùn)后檔案整理?yè)尵鹊鹊雀黜?xiàng)工作。結(jié)合本單位這次檔案搬遷過(guò)程中應(yīng)注意的問題，以及采取的措施，談?wù)剛€(gè)人的看法。

一、制定周密的搬運(yùn)計(jì)劃，做好搬運(yùn)前準(zhǔn)備

一是在檔案搬運(yùn)前要制定詳細(xì)的搬遷計(jì)劃，如：搬運(yùn)的具體時(shí)間，詳細(xì)的路線；搬運(yùn)人員的確定，車輛的確定；搬運(yùn)的數(shù)量及搬運(yùn)的次數(shù)。

二是對(duì)搬運(yùn)人員講解搬遷中過(guò)程中應(yīng)注意的問題，如：檔案的安全與保護(hù)、搬運(yùn)人員的自身安全，防止發(fā)生磕碰、遇到突發(fā)事件的處理等等。重大問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，不能隱瞞。

二、搬運(yùn)過(guò)程中的檔案保護(hù)

在搬遷過(guò)程中檔案人員的職責(zé)是：要認(rèn)真做好檔案的清點(diǎn)、包裝、運(yùn)輸?shù)戎T環(huán)節(jié)工作，保證檔案安全，杜絕檔案資料遺失，全程監(jiān)督指導(dǎo)檔案搬遷過(guò)程。

檔案在搬遷時(shí)要注意的事項(xiàng)是：1.包裝時(shí)用膠帶封檔案柜，膠帶要粘牢，檔案柜要封實(shí)，防止在搬運(yùn)過(guò)程中檔案柜不慎被打開，碰傷人員。2.為了便于今后查找，檔案柜上的編號(hào)一定要粘牢。3.搬遷中對(duì)封箱的檔案柜，不得與其它辦公用品混放，不得與易燃易爆和其它危險(xiǎn)物品放在一起，堅(jiān)決落實(shí)防火、防腐蝕措施。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案工作的保密規(guī)定，嚴(yán)防泄密，所以保衛(wèi)人員與檔案人員要隨車全程押送。5.在搬遷過(guò)程中，涉及的人員比較多，有時(shí)會(huì)非常混亂，門都是敞開的，搬遷人員在樓道走來(lái)走去，因此需要采取防盜措施，以確保小偷等閑雜人員乘虛而入。

三、搬遷后的檔案保護(hù)與搶救

檔案搬到新庫(kù)房后，檔案及檔案庫(kù)房的管理都會(huì)出現(xiàn)更多的問題，檔案的整理、鑒定、保護(hù)、搶救、消毒、防蟲成為工作的重點(diǎn)，需要檔案人員去解決。

一是根據(jù)規(guī)定對(duì)所有檔案進(jìn)行重新鑒定。對(duì)于那些不規(guī)范的檔案，要進(jìn)行重新整理，發(fā)現(xiàn)破損及時(shí)補(bǔ)救；而對(duì)于那些不能重新整理的檔案，要進(jìn)行搶救性保護(hù)，如復(fù)印原件備查，輸入電腦保存進(jìn)行拷貝，最大限度地保存原始檔案信息。

二是為了防止蟲害的發(fā)生，對(duì)搬遷后的檔案，一定要進(jìn)行消毒。地板、墻面和屋頂?shù)忍幱锌锥春涂p隙時(shí)要封死，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)使用驅(qū)蟲劑對(duì)防止害蟲的破壞起到一定作用，本單位采取的措施是放置樟腦丸。在使用樟腦丸時(shí)還要用透氣的紙包住，避免與檔案直接接觸。

檔案室搬遷工作是一項(xiàng)緊張有序的工作，在此過(guò)程中，要想做到檔案的完整與安全，確保檔案萬(wàn)無(wú)一失，是檔案職能部門的職責(zé)，也是每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)，通過(guò)這次檔案室搬遷，談?wù)勛约盒碌捏w會(huì)：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，做好預(yù)案。在搬運(yùn)檔案的工作中，要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視及有關(guān)部門的支持與配合。如調(diào)用保衛(wèi)部門全程跟蹤檔案搬遷工作，對(duì)檔案的安全保護(hù)起到了積極的作用。

（二）清點(diǎn)檔案，做好臺(tái)賬。舊檔案室條件簡(jiǎn)陋，檔案存放于箱柜類儲(chǔ)具里，經(jīng)過(guò)人員流動(dòng)，原有的標(biāo)識(shí)與記號(hào)模糊不清。在搬遷前，需要清點(diǎn)檔案，認(rèn)真做好臺(tái)帳，使檔案案卷目錄與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，真正做到熟悉館藏，摸清底數(shù)，為檔案搬遷作準(zhǔn)備。

（三）嚴(yán)密組織，精心實(shí)施。確定檔案運(yùn)輸計(jì)劃，對(duì)承運(yùn)檔案運(yùn)輸任務(wù)的單位提出要求，并按規(guī)定的線路運(yùn)輸，確保檔案的安全。如果一次不能完成搬運(yùn)任務(wù)，合理制定搬運(yùn)次數(shù)及及每次搬運(yùn)數(shù)量，充分估計(jì)搬遷工作中可能遇到的問題與難題。

（四）有效保護(hù)，做好“八防”。檔案搬遷完畢后，對(duì)于檔案的缺失和破損，有污漬的，檔案人員要最大程度的采取各種有效措施予以保護(hù)，不能置之不理。對(duì)于庫(kù)房的管理，要嚴(yán)格按照檔案管理的“八防”要求去執(zhí)行。

四、總結(jié)

檔案室的搬遷這項(xiàng)任務(wù)，工作人員做到了有條不紊，忙而不亂，確保了檔案的安全與完整。檔案在整個(gè)過(guò)程中，不亂、不少、不損、不污。檔案搬入到新檔案室后，保管條件大大改善，更利于檔案的保護(hù)。在不久的將來(lái)，檔案管理水平必將會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍。