檔案室搬遷過程檔案保護之我見

文／冀中能源峰峰集團馬頭洗選廠 崔敏俠

本單位新檔案室建成后，大量的檔案要從舊檔案室搬至新檔案室，由于搬運的檔案是本單位自成立以來所有室藏的檔案，包括財務檔案、科技檔案、文書檔案，還有一些老照片、影像資料。這些珍貴的檔案是本單位幾代人辛勤工作的結晶，是企業的各項職能活動共同作用的結果，它綜合反映企業的基本面貌和全部活動，為企業的生存與發展起著舉足輕重的作用。所以，從保護檔案的角度出發，對搬運檔案這項工作提出了更高的要求，既要保證檔案的安全，又要保證檔案的完整；既要考慮遇到突發事件的處理，還要考慮檔案不散落、不破損等現象的發生。在搬運過程中，如何做到忙而不亂、有條不紊，能夠順利地完成搬運任務，對于檔案工作者來說顯得尤為重要。因此，要做好搬運前制定周密的搬運計劃，搬運中的檔案保護，搬運后檔案整理搶救等等各項工作。結合本單位這次檔案搬遷過程中應注意的問題，以及采取的措施，談談個人的看法。

一、制定周密的搬運計劃，做好搬運前準備

一是在檔案搬運前要制定詳細的搬遷計劃，如：搬運的具體時間，詳細的路線；搬運人員的確定，車輛的確定；搬運的數量及搬運的次數。

二是對搬運人員講解搬遷中過程中應注意的問題，如：檔案的安全與保護、搬運人員的自身安全，防止發生磕碰、遇到突發事件的處理等等。重大問題要及時向領導匯報工作，不能隱瞞。

二、搬運過程中的檔案保護

在搬遷過程中檔案人員的職責是：要認真做好檔案的清點、包裝、運輸等諸環節工作，保證檔案安全，杜絕檔案資料遺失，全程監督指導檔案搬遷過程。

檔案在搬遷時要注意的事項是：1.包裝時用膠帶封檔案柜，膠帶要粘牢，檔案柜要封實，防止在搬運過程中檔案柜不慎被打開，碰傷人員。2.為了便于今后查找，檔案柜上的編號一定要粘牢。3.搬遷中對封箱的檔案柜，不得與其它辦公用品混放，不得與易燃易爆和其它危險物品放在一起，堅決落實防火、防腐蝕措施。4.嚴格遵守國家有關檔案工作的保密規定，嚴防泄密，所以保衛人員與檔案人員要隨車全程押送。5.在搬遷過程中，涉及的人員比較多，有時會非常混亂，門都是敞開的，搬遷人員在樓道走來走去，因此需要采取防盜措施，以確保小偷等閑雜人員乘虛而入。

三、搬遷后的檔案保護與搶救

檔案搬到新庫房后，檔案及檔案庫房的管理都會出現更多的問題，檔案的整理、鑒定、保護、搶救、消毒、防蟲成為工作的重點，需要檔案人員去解決。

一是根據規定對所有檔案進行重新鑒定。對于那些不規范的檔案，要進行重新整理，發現破損及時補救；而對于那些不能重新整理的檔案，要進行搶救性保護，如復印原件備查，輸入電腦保存進行拷貝，最大限度地保存原始檔案信息。

二是為了防止蟲害的發生，對搬遷后的檔案，一定要進行消毒。地板、墻面和屋頂等處有孔洞和縫隙時要封死，檔案庫房內使用驅蟲劑對防止害蟲的破壞起到一定作用，本單位采取的措施是放置樟腦丸。在使用樟腦丸時還要用透氣的紙包住，避免與檔案直接接觸。

檔案室搬遷工作是一項緊張有序的工作，在此過程中，要想做到檔案的完整與安全，確保檔案萬無一失，是檔案職能部門的職責，也是每個檔案管理人員的職責，通過這次檔案室搬遷，談談自己新的體會：

（一）領導重視，做好預案。在搬運檔案的工作中，要積極爭取領導的重視及有關部門的支持與配合。如調用保衛部門全程跟蹤檔案搬遷工作，對檔案的安全保護起到了積極的作用。

（二）清點檔案，做好臺賬。舊檔案室條件簡陋，檔案存放于箱柜類儲具里，經過人員流動，原有的標識與記號模糊不清。在搬遷前，需要清點檔案，認真做好臺帳，使檔案案卷目錄與檔案實體一一對應，真正做到熟悉館藏，摸清底數，為檔案搬遷作準備。

（三）嚴密組織，精心實施。確定檔案運輸計劃，對承運檔案運輸任務的單位提出要求，并按規定的線路運輸，確保檔案的安全。如果一次不能完成搬運任務，合理制定搬運次數及及每次搬運數量，充分估計搬遷工作中可能遇到的問題與難題。

（四）有效保護，做好“八防”。檔案搬遷完畢后，對于檔案的缺失和破損，有污漬的，檔案人員要最大程度的采取各種有效措施予以保護，不能置之不理。對于庫房的管理，要嚴格按照檔案管理的“八防”要求去執行。

四、總結

檔案室的搬遷這項任務，工作人員做到了有條不紊，忙而不亂，確保了檔案的安全與完整。檔案在整個過程中，不亂、不少、不損、不污。檔案搬入到新檔案室后，保管條件大大改善，更利于檔案的保護。在不久的將來，檔案管理水平必將會有一個質的飛躍。