淺析如何做好文書檔案工作

文／吉林市龍潭區城市社區衛生服務管理中心　關春光

淺析如何做好文書檔案工作

文／吉林市龍潭區城市社區衛生服務管理中心關春光

文書檔案是全局性工作，是真實的工作記錄，是內控管理的關鍵環節。提高文書檔案管理和利用效率，可以為領導決策、工作創新、事業開拓提供重要的依據和參考。要明確文書檔案的重要意義，做好資料的收集與整理，提高數字化和系統化管理水平，加快發展步伐，提高使用效率。

文書檔案；規范化；系統化；管理

文書檔案工作是全局性工作，在行政管理事務中產生，通常由文件、指示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等組成，它是真實的工作記錄，同時也是單位內部控制管理的一個關鍵環節，提高文書檔案管理和利用效率，可以為領導決策、工作創新、事業開拓提供重要的依據和參考。

一、明確任務，認清文書檔案工作的重要意義

文書檔案管理工作的好壞，反映了一個單位內部制度是否健全。文書檔案既是憑證，又是參考，它是客觀的歷史記錄，可以為工作提供正、反兩方面的參考。單位領導認識到了其重要意義才能將文書檔案工作作為重點工作來抓，才能更多的在文書檔案方面投入，文書檔案管理人員只有認識到了其內在的重要意義，才能健全文書檔案的管理制度，更積極的投身于檔案管理工作之中。

二、耐心細致，做好文書檔案資料的收集與整理

檔案資料的收集與整理是一項復雜的系統工程，它是做好文書檔案工作的前提。只有收集到完整的工作資料，才能形成全面的文書檔案。這就需要文書檔案工作者制訂詳細的收集計劃，明確收集目標，提高收集效率，深入基層，爭取更多人的理解與配合，更廣泛、更全面的收集盡量具體的第一手資料。

在收集工作結束后，就要進入整理階段。一般情況下，收集到的資料比較零散，多是工作中形成的固定格式的文件，這就需要文書檔案工作者根據歸檔需求及立卷要求，對收集到的資料進行細致的整理，按照歸檔要求及用途等進行分類，達到文書檔案裝訂要求，以便于下一步裝訂歸檔工作的開展。

三、取長補短，提高文書檔案數字化管理水平

在辦公自動化已經普及的今天，計算機在文書檔案管理方面的作用越來越突顯出來。改變早已根深蒂固的思想，發現并利用計算機及互聯網的巨大優勢，提高文書檔案數字化管理水平。建立電子檔案目錄，充實電子檔案數據庫，將復雜的人工操作，利用計算機及互聯網的平臺，實現電子檔案的時實傳送。數字化管理水平的提高，既節省了人力成本，減少了查詢時間，提高了工作效率，也保護了紙質檔案。

四、標本兼治，提高文書檔案的系統化管理

文書檔案管理有著嚴格的要求，從資料的收整與整理，立卷與歸檔，查閱與利用，每一步驟都需要按照統一的標準、規范進行。除專業檔案機構（檔案局、檔案館）具有文書檔案的系統化管理水平外，其余基層單位很少能夠達到對文書檔案進行系統化管理。從實際工作出發，建立系統的文書檔案管理體系是當前工作的一項重點。這需要有領導的重視，有充足的財力投入，有檔案員業務素質的提高等作為前提。堅持從基礎做起，從基層抓起，文書檔案的系統化管理工作才能夠實現。

五、加強學習，推進文書檔案業務能力的提升

檔案員的業務水平，關系到文書檔案的管理水平，直接影響文書檔案工作的質量。為了適應現代化辦公條件的文書檔案的相關要求，所有的檔案員都要從工作實際出發，不斷加強自身業務知識的學習與工作能力的提高。檔案知識是在不斷的工作與學習中逐步積累起來的。要積極參加上級專業機構組織的業務培訓，豐富業務知識，提高業務水平。同時在工作中，要積極向前輩請教，使業務工作得到延續，保留好的經驗與做法。經常與其它單位的同行進行溝通，互相交流學習，也可以發現不足，縮小差距。在實際工作中，還要注意理論聯系實際，創造性的開展工作。通過檔案員業務水平的提高，帶動整個文書檔案管理水平的提升。

六、創新服務，加快文書檔案的發展步伐

收集、整理、保存檔案是為了更好的服務于經濟社會發展。這就需要文書檔案工作者有創新的工作思路、創新的管理意識，不斷提高文書檔案的綜合發展步伐。而文書檔案工作者的創新思維理論則是開展一切創新工作的基礎。要牢固樹立文書檔案是為發展服務的理念，只有將檔案資料進行科學的系統的分類，才能提高文書檔案管理的服務效率。要轉變服務意識，從閉門管理檔案轉變到開門迎接使用者，為使用者提供便捷的查詢服務和查閱服務。

七、注重實效，提高文書檔案的使用效率

收集整理文書檔案的最終目的是使用，是為了方便查閱者的使用，是為了發揮其對現實工作的輔助與參考作用。提高文書檔案的使用效率，要從編制實用的檔案目錄、健全檔案查閱記錄簿、檔案借閱記錄簿方面入手，做好檔案利用的前期工作。同時，要注重檔案資料的保存條件，既要最大程度發揮檔案的利用效率，又要確保文書檔案不受損傷。

八、結語

做好文書檔案管理工作，符合社會發展需求，既需要全社會的重視，也需要檔案工作者沉下心思，耐住寂寞，踏踏實實地在各種資料中尋找所需，以堅定的毅力，書寫真實的歷史記錄。