淺析如何做好文書檔案工作

文／吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心　關(guān)春光

淺析如何做好文書檔案工作

文／吉林市龍?zhí)秴^(qū)城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心關(guān)春光

文書檔案是全局性工作，是真實的工作記錄，是內(nèi)控管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。提高文書檔案管理和利用效率，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作創(chuàng)新、事業(yè)開拓提供重要的依據(jù)和參考。要明確文書檔案的重要意義，做好資料的收集與整理，提高數(shù)字化和系統(tǒng)化管理水平，加快發(fā)展步伐，提高使用效率。

文書檔案；規(guī)范化；系統(tǒng)化；管理

文書檔案工作是全局性工作，在行政管理事務(wù)中產(chǎn)生，通常由文件、指示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等組成，它是真實的工作記錄，同時也是單位內(nèi)部控制管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提高文書檔案管理和利用效率，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作創(chuàng)新、事業(yè)開拓提供重要的依據(jù)和參考。

一、明確任務(wù)，認(rèn)清文書檔案工作的重要意義

文書檔案管理工作的好壞，反映了一個單位內(nèi)部制度是否健全。文書檔案既是憑證，又是參考，它是客觀的歷史記錄，可以為工作提供正、反兩方面的參考。單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到了其重要意義才能將文書檔案工作作為重點工作來抓，才能更多的在文書檔案方面投入，文書檔案管理人員只有認(rèn)識到了其內(nèi)在的重要意義，才能健全文書檔案的管理制度，更積極的投身于檔案管理工作之中。

二、耐心細(xì)致，做好文書檔案資料的收集與整理

檔案資料的收集與整理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它是做好文書檔案工作的前提。只有收集到完整的工作資料，才能形成全面的文書檔案。這就需要文書檔案工作者制訂詳細(xì)的收集計劃，明確收集目標(biāo)，提高收集效率，深入基層，爭取更多人的理解與配合，更廣泛、更全面的收集盡量具體的第一手資料。

在收集工作結(jié)束后，就要進(jìn)入整理階段。一般情況下，收集到的資料比較零散，多是工作中形成的固定格式的文件，這就需要文書檔案工作者根據(jù)歸檔需求及立卷要求，對收集到的資料進(jìn)行細(xì)致的整理，按照歸檔要求及用途等進(jìn)行分類，達(dá)到文書檔案裝訂要求，以便于下一步裝訂歸檔工作的開展。

三、取長補(bǔ)短，提高文書檔案數(shù)字化管理水平

在辦公自動化已經(jīng)普及的今天，計算機(jī)在文書檔案管理方面的作用越來越突顯出來。改變早已根深蒂固的思想，發(fā)現(xiàn)并利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的巨大優(yōu)勢，提高文書檔案數(shù)字化管理水平。建立電子檔案目錄，充實電子檔案數(shù)據(jù)庫，將復(fù)雜的人工操作，利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的平臺，實現(xiàn)電子檔案的時實傳送。數(shù)字化管理水平的提高，既節(jié)省了人力成本，減少了查詢時間，提高了工作效率，也保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

四、標(biāo)本兼治，提高文書檔案的系統(tǒng)化管理

文書檔案管理有著嚴(yán)格的要求，從資料的收整與整理，立卷與歸檔，查閱與利用，每一步驟都需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行。除專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案局、檔案館）具有文書檔案的系統(tǒng)化管理水平外，其余基層單位很少能夠達(dá)到對文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理。從實際工作出發(fā)，建立系統(tǒng)的文書檔案管理體系是當(dāng)前工作的一項重點。這需要有領(lǐng)導(dǎo)的重視，有充足的財力投入，有檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高等作為前提。堅持從基礎(chǔ)做起，從基層抓起，文書檔案的系統(tǒng)化管理工作才能夠?qū)崿F(xiàn)。

五、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，推進(jìn)文書檔案業(yè)務(wù)能力的提升

檔案員的業(yè)務(wù)水平，關(guān)系到文書檔案的管理水平，直接影響文書檔案工作的質(zhì)量。為了適應(yīng)現(xiàn)代化辦公條件的文書檔案的相關(guān)要求，所有的檔案員都要從工作實際出發(fā)，不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)與工作能力的提高。檔案知識是在不斷的工作與學(xué)習(xí)中逐步積累起來的。要積極參加上級專業(yè)機(jī)構(gòu)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。同時在工作中，要積極向前輩請教，使業(yè)務(wù)工作得到延續(xù)，保留好的經(jīng)驗與做法。經(jīng)常與其它單位的同行進(jìn)行溝通，互相交流學(xué)習(xí)，也可以發(fā)現(xiàn)不足，縮小差距。在實際工作中，還要注意理論聯(lián)系實際，創(chuàng)造性的開展工作。通過檔案員業(yè)務(wù)水平的提高，帶動整個文書檔案管理水平的提升。

六、創(chuàng)新服務(wù)，加快文書檔案的發(fā)展步伐

收集、整理、保存檔案是為了更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。這就需要文書檔案工作者有創(chuàng)新的工作思路、創(chuàng)新的管理意識，不斷提高文書檔案的綜合發(fā)展步伐。而文書檔案工作者的創(chuàng)新思維理論則是開展一切創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。要牢固樹立文書檔案是為發(fā)展服務(wù)的理念，只有將檔案資料進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)的分類，才能提高文書檔案管理的服務(wù)效率。要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，從閉門管理檔案轉(zhuǎn)變到開門迎接使用者，為使用者提供便捷的查詢服務(wù)和查閱服務(wù)。

七、注重實效，提高文書檔案的使用效率

收集整理文書檔案的最終目的是使用，是為了方便查閱者的使用，是為了發(fā)揮其對現(xiàn)實工作的輔助與參考作用。提高文書檔案的使用效率，要從編制實用的檔案目錄、健全檔案查閱記錄簿、檔案借閱記錄簿方面入手，做好檔案利用的前期工作。同時，要注重檔案資料的保存條件，既要最大程度發(fā)揮檔案的利用效率，又要確保文書檔案不受損傷。

八、結(jié)語

做好文書檔案管理工作，符合社會發(fā)展需求，既需要全社會的重視，也需要檔案工作者沉下心思，耐住寂寞，踏踏實實地在各種資料中尋找所需，以堅定的毅力，書寫真實的歷史記錄。