淺談人力資源檔案的信息化管理

隋晶

摘 要：形勢的發展要求我國檔案部門與時俱進。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；信息化

人事檔案是在人事管理活動中形成的，人事檔案管理是對人事檔案實體的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，它可以為人力資源管理提供基礎信息。微觀的人力資源管理就是運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理組織、協調、培訓和調配等工作，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和監督，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人、人事相宜，使組織成長與個人能力發展相適應。人力資源管理活動包括人力資源規劃，招聘與配置，培訓與開發，績效管理，薪酬與福利管理，勞動關系管理等內容。因此，人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產生各種信息的有效載體，人事檔案的內容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發。

1 人力資源檔案管理信息化建設的必要性分析

1.1 人力資源檔案管理的信息化建設是人力資源管理創新發展的必然要求

知識經濟和信息技術的不斷向前推進，使得越來越多的組織認識到競爭的實質就是人才戰略的競爭。因此，人力資源管理的受關注度達到了一個空前的程度。人力資源管理在整個管理中的地位，也被提升到了戰略決策支持的高度，人力資源管理信息化必將成為人力資源管理工作大踏步前進的重要途徑。因此，人力資源管理的創新發展需要在管理的各個方面全面推進信息化進程，這當然包括人力資源檔案管理的信息化建設。傳統的手工管理方式正逐步被計算機技術、網絡技術所取代，大量電子文檔的出現使人力資源檔案信息化建設具備利用現代化技術手段和管理方式的條件。

1.2 人力資源檔案管理的信息化建設是人力資源

檔案管理現代化的必由之路。長期以來檔案保管方式與利用環境的制約使得人力資源檔案管理基本處于封閉、半封閉的管理狀態，人力資源檔案的特殊性更是在其自身披上了一層神秘面紗，讓人望而卻步，何其談檔案信息資源的開發與利用。這種落后的管理方式已然不能滿足信息社會對人力資源檔案信息的需求。隨著信息技術的迅猛發展和廣泛應用，人力資源檔案信息化建設的迫切程度日益凸現出來。積極推進人力資源檔案信息化建設可以進一步提高人力資源檔案信息資源開發利用的能力，有利于實現人力資源檔案信息資源共享。

1.3 人力資源檔案管理的信息化建設是提升人力資源檔案服務水平的有力抓手

檔案管理的最終目的就是更好地提供服務利用。信息技術和網絡技術的高效便捷使組織內外對人力資源檔案利用方式及需求發生了很大的變化，傳統的管理和服務方式不再被接受和認同。而現代信息技術的普遍應用正是轉變傳統人工管理模式，有效提高人力資源檔案信息的利用率和使用價值的重要手段。通過開發各種數據庫與管理系統，通過鏈接人力資源檔案信息到信息庫就能更好地查詢調閱相關信息，直接生成檔案數據信息材料，既提高了檔案的利用效率，又最大限度地保護了紙質檔案材料。既能保證人力資源檔案信息的真實性與時效性，又能使人力資源檔案管理規范統一。

2 人力資源檔案的信息化管理

2.1 人力資源檔案的數字化管理

傳統的人力資源檔案都是以紙質載體為主，檔案管理人員的數據錄入工作任務繁重，勞動強度大，調檔和查閱都很困難，且需要占用大量的檔案存儲庫房、櫥柜和檔案架盒空間。而現代化的人力資源數字化檔案則克服了這些缺點，不僅可以節省大量的人力、物力和財力，而且可以方便地根據需要無限量地復制檔案資源，更可以無損地長期保存這些數字化檔案資源。因此，人力資源檔案信息化管理中的首要任務，就是要對人力資源檔案進行數字化處理。即將原來的紙質檔案資源，通過電子掃描的方式轉化為以數字化方式存在的電子檔案，也可以直接稱其為數字化檔案。人力資源檔案的數字化建設是實現其數字化存儲、網絡化連接和利用計算機系統進行現代化管理的首要條件。

2.2 人力資源檔案的載體類型管理

在當前信息社會處于大數據時代的歷史環境中，人力資源檔案管理的主要任務就是擁有大量有價值的人力資源檔案信息數據，并保證這些檔案數據的質量和相關性，以及具備快速的數據處理能力和掌握相應的數據處理技術，從而最終實現人力資源檔案為用戶提供優質服務的目的。在人力資源檔案管理過程中，可以形成多元化的檔案載體類型資源。在傳統的紙質人力資源檔案中，檔案的載體類型相對較少，一般僅以紙質的各種文字記錄、照片和證明資料為主。而在大數據環境中的信息化人力資源檔案中，檔案的載體類型大為增加。其中最為典型的是增加了具有明顯的數字化人力資源檔案特征的一些載體類型，如人力資源錄音檔案、人力資源錄像檔案、人力資源多媒體檔案、人力資源光盤檔案、人力資源三維虛擬檔案和人力資源檔案數據庫等類型。

2.3 人力資源檔案的網絡化管理

經過數字化建設所形成的人力資源檔案，需要利用現代化的計算機網絡技術進行聯網，才可以實現在各種不同層次、不同類型、不同地域、不同網絡范圍內的用戶對人力資源檔案資源的共享利用，因此，網絡化管理是最終實現人力資源檔案網絡化利用和泛在化服務的重要技術手段。人力資源檔案的網絡化管理與利用方式可有多種，如網絡化管理中的網絡歸檔和網絡組卷，網絡服務中的網絡查詢、網絡咨詢和網絡檢索，網絡獲取中的網絡調檔、網絡借閱和網絡復制，網絡傳送中的網絡上傳和網絡下載，網絡保存中的各種開放網絡存儲等。

2.4 人力資源檔案的網絡安全化管理

人力資源檔案的網絡安全保障問題是其現代化建設中帶來的最突出問題。由于網絡環境中的安全問題相當突出，因此，需要在實際工作中通過不斷改進安全防范技術、升級管理系統、加強保密措施等技術和方法加以解決。首先是網絡安全保護問題。要防止由于工作人員操作失誤、設備及網絡故障、計算機病毒、網絡黑客攻擊等因素造成人力資源檔案的信息內容被修改、損毀、刪除或遺失。其次是網絡安全保密問題。對于涉及保密的人力資源檔案，需要制定相應的保密制度，采取相應的保密管理措施，按照人力資源檔案的保密程度分為完全公開、部分公開和完全保密進行分級管理。

總之，推進人事檔案管理現代化進程除了對電子信息技術、網絡技術的充分利用，還要求人事檔案管理機構、工作人員要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，培養新思維，開拓新思路。在科技進步和科技管理理念的指導下，學習、吸收、開發和利用與人事檔案管理相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，促進我國人事檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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