新形勢下航空企業檔案管理信息化建設初探

徐紅艷

摘 要：面對信息技術發展的新形勢，航空企業面臨檔案管理的信息化建設。本文首先分析了檔案管理面臨的信息化新形勢，指出了航空企業檔案管理的主要內容，進而提出了以信息資源為核心的檔案管理模式。接著對新形勢下航空企業檔案管理信息化建設進行了探討，最后對航空企業檔案信息化管理平臺建設進行了總結。

關鍵詞：新形勢；航空企業；檔案管理；信息化

當前傳統行業都面臨著互聯網及信息技術發展的沖擊，航空企業也面臨著在新形勢下的設計與管理的變革。設計與管理新模式，驅動著檔案管理的信息化建設。構建以信息資源為核心的檔案信息化管理平臺是當下航空企業需要去思考和解決的。雖然目前基于全信息資源的設計與管理模式正在建設中，其應用并沒有規模化，但檔案信息化管理平臺的同步建設很需要也很必要。

航空企業的檔案管理主要以產品檔案數據為主，與企業的產品研發制造密切相關。本文重點針對航空企業檔案管理的主要內容進行總結，然后提出了檔案信息化管理平臺的建設模式。構建集成的檔案信息化管理平臺，將產品全生命周期數據納入檔案管理。在以信息資源為核心的檔案管理模式下，企業對檔案管理提出了新的需求，進行檔案信息化管理平臺建設時需要充分考慮這一點，要從思想上認識到檔案管理在企業中處于越來越重要的地位。

1 檔案管理面臨信息化新形勢

1、信息技術的發展驅動著航空研究制造企業的設計與管理模式變革

信息技術作為一種手段，正驅動著航空企業的設計與管理模式的變革。

企業逐漸體會到了在產品設計和管理上應用網絡與信息技術帶來便利，將越來越多的業務提到線上模式。這樣在企業設計與管理上逐漸形成了一個統一的信息化平臺，實現了集中的統一的管理，同時也解決了一企多地協同的難題。以信息化技術為核心的設計與管理協同模式正在航空企業逐漸形成。

2、企業設計與管理模式的變革迫切的要求檔案管理的信息化

航空企業的檔案管理部門是整個企業的數據中心，需要檔案管理部門加強信息化建設，構建統一高效的檔案信息化管理平臺，才能更好的為企業發展服務。

企業設計與管理的新模式正在逐漸形成，但目前各航空企業并沒有建立起完善的新模式思路，仍會受到信息技術發展的變化影響。但可以確定的是，以信息技術為驅動構建的設計與管理新模式，必然是以信息資源作為核心數據媒介的，就必然要求檔案管理進行同步變革，要求同步構建基于信息資源的檔案管理新模式。

2 航空企業檔案管理的主要內容

航空企業檔案管理最主要的是進行企業產品的檔案管理，為反應檔案信息化條件下檔案管理為生產活動服務的目的，本文按照航空產品的生產過程中的文檔類型進行分類，分為產品的設計檔案、工藝與制造檔案、售后與維護檔案及其他四類。規范的檔案管理，需要將產品所有相關檔案納入管理。

1、產品設計檔案

產品設計占據著航空研究企業的核心地位。每一型號航空產品都需要經過預研、研制、投產、定型、批產等階段。由于航空產品的結構復雜，機電液高度集成，每個階段又同時存在著多種類型的設計文檔，包括結構圖紙文件、電氣圖紙文件、軟件、調試及實驗文檔等。簽署完整并發布的設計文檔，需要按照各自的標準化要求進行歸檔。設計文檔的更改也需要按照相應的檔案更改要求走變更手續。

2、工藝與制造檔案

每一型號產品經過設計完整，就進入了制造階段。在產品制造活動中產生了大量的投產信息、物料資源以及工藝文件等數據。這些都需要納入企業檔案進行統一管理。每一個工號、每一份工藝文件都對應著一種產品設計檔案，在檔案管理中，其除了需要按照歸檔要求進行歸檔外，還需要建立檔案文檔之間的內在聯系，以便于維護及進一步的決策支持開發。

3、售后與維護檔案

產品完成生產制造及交付用戶后，需要進行定期的維護，還包括一些必要的返修或是更改等。這些活動產生的文檔資料也是產品檔案管理重要的一部分。從售后及維護檔案資料，可以綜合分析產品質量情況，進行市場業務拓展，同時為產品改進換代提供支持。

4、其他檔案

在產品生命周期中，還存在著其他一些檔案，比如產品投競標資料、物料及外協件報價及成本資料、實驗演示數據等。這些檔案在傳統檔案管理模式下，往往不受重視而被忽略了。其實在信息化條件下，擁有完善的檔案管理，將這些不被重視的檔案數據納入管理系統，作為一種知識資源存在，將會不定期發揮其應有的作用，為企業減低成本和提高效率貢獻力量。

3 以信息資源為核心的檔案管理模式

檔案管理的基本原則是進行文件保管。在信息化條件下，管理的是信息資源文件。信息資源文件的保管區別于傳統紙質文件的保管方法，需要有其新的管理模式。需要構建集成的檔案信息化管理平臺。在此基礎上，將產品全生命周期文檔信息資源納入管理。同時，信息化技術的發展也賦予了檔案管理新的內容，即需要考慮企業發展對信息資源的需求，將企業研發制造送上快車道，為企業精益決策提供數據支撐。

1、構建集成的檔案信息化管理平臺

目前航空企業中有的企業信息化程度高，數字檔案館已經通過評定，而有的還處于實體管理或者檔案信息管理系統階段，有的正在建設數字化檔案館。隨著計算機技術及數據分析及數據挖掘技術的發展，依托大數據還可以實現檔案數據的整合，可以滿足企業發展更多樣化的需求。

企業產品檔案構建起企業的知識資源庫。檔案資源的整合是知識管理的要求，是建立在集成的基礎上的。目前大多航空企業都使用PDM系統進行產品數據的管理。PDM系統就是一種集成的檔案信息化管理平臺。PDM系統提供了一種開放的集成環境，供用戶進行多樣化的檔案資源的管理。企業通過定制開發，將特定的檔案數據通過特定的流程納入PDM進行管理。

以PDM為檔案信息化管理平臺，必須以信息資源作為核心內容進行平臺的開發建設。由于檔案管理內容的多樣性，在建設該平臺時，必須考慮信息資源的融合。比如，在航空企業進行產品生產活動中，結構設計文件目前以二維CAD圖紙為主，正在向全三維設計轉型。在過渡時期，存在著多型號多類型的文檔同步管理的問題。傳統的二維CAD圖紙多數以紙質文檔進行簽署歸檔和下發，而在信息化條件下，初步的方案便是二維CAD圖紙以電子化形式歸檔和下發，此時檔案信息化管理平臺就需要增加建設針對此類型的電子文檔的設計、簽署和下發流程和和制定對應的管理方法。更進一步的方案是全三維設計模型的設計、簽署和下發。此時檔案信息化平臺又需要增加對全三維設計模型的支持。單純構建設計文件的全三維模型檔案支持或許還算容易，但是在產品全生命周期活動中，設計三維模型不是獨立存在的，還有與之進行關聯的工藝和制造檔案、售后與維護檔案等。這就需要檔案信息化管理平臺將這些產品數據全部納入管理，即要將各類檔案集成起來。

集成的檔案信息化管理平臺建設是一個長期的過程，各企業產品不同，檔案數據存在差異，其具體的構建方式、實現形式和管理方法需要航空企業在實踐中進行探索，才能構建適合自己企業的檔案信息化管理平臺。

2、 構建產品全生命周期信息資源

信息化條件下，檔案管理變得方便和快捷。在集成化的檔案信息化管理平臺支持下，為了完整構建航空企業知識庫，提高企業核心競爭力，需要從產品全生命周期出發，構建完整的產品檔案庫，即是要將產品各階段產生的文檔納入管理，另一層面，對于文檔自身來說，檔案信息化管理平臺需要管理文檔產生、變更、使用的全過程。

首先，對于產品全生命周期過程，檔案管理要做到全信息化管理。以標準化的文檔模板和流程驅動進行全生命周期信息資源的發布和積累。對于產品設計階段，總體部門進行總體設計，按照標準化模板完成總體框架構建，并進行任務分解，將標準化的任務書分解到各分系統。其中產生的總體設計框架文檔及分系統任務書納入檔案信息系統管理，簽署發布后，通過信息渠道下發到各分系統。各分系統再進行詳細的分系統結構、電氣設計。設計中的各類文檔、分析報告、實驗數據以各自標準化模板進行編制，然后納入檔案管理平臺。進一步的，設計文件以流程驅動，下發到生產制造環節，編制工藝文件，再下發到制造車間，實施生產制造。接著再到最后的產品檢驗、實驗、產品銷售、售后維護等。每一階段的文檔數據按照特定模板與流程納入檔案信息化管理平臺。這樣就建立起了產品全生命周期的信息資源。

其次，對于各項文檔來說，其編制、簽署、發布、變更和廢棄全過程也應納入檔案信息化管理平臺。各項設計文檔有其階段標記。在產品模樣研制階段，以某種基線狀態使用投產，而進入試樣及定型階段后，設計文檔發生了改進設計，履行變更手續后再行發布和投產。各階段產品文檔全部數據都納入檔案信息化管理平臺，包括各歷史版本文檔、各種更改單等，各項內容有序的、關聯的組織起來，形成規范的信息資源數據。

3、將企業對信息資源的需求作為檔案管理的新任務

傳統的企業檔案管理工作只是以實體文件保管為主，較少去從企業資源及知識需求角度出發去探索檔案資源的利用。企業很難直接中檔案中去尋求效率和效益的突破。這也就將檔案管理工作被動化、邊緣化，沒有將其置于顯要位置。而在檔案管理的信息化條件下，檔案管理滋生出了其新的任務，其重要性及重視程度也需要得到提高。

納入檔案管理的信息資源包含了企業產品的全部信息，是企業的寶貴的知識資源庫。而航空研究制造企業為技術密集型企業，知識庫技術含量高，也來之不易，需要對其進行充分利用。在檔案信息化管理平臺構建起企業產品知識庫，用于產品全生命周期信息資源的前提下，檔案管理應將企業對信息資源的需求作為新形勢下的新任務。在知識競爭的時代，誰擁有了知識，誰就擁有了競爭力。檔案中的信息資源不能主動為企業發展服務，我們需要從需求出發，對檔案管理平臺進行定制開發，用以契合企業的現實發展需求。比如，航空企業可以在構建三化資源庫和構建快速設計平臺方面，充分利用檔案信息化管理平臺。

“三化”是指通用化、組件化、系列化。產品研發中充分利用三化思想，利用三化資源，可以有效的繼承原有的成熟設計。要利用好三化資源庫，需要檔案信息化管理平臺做好充分的支撐。三化資源庫不僅僅是設計檔案的簡單保存。檔案信息化管理平臺需要開發出各類型數據支撐接口，保障基于信息化的協同設計與制造平臺對于三化資源庫的引用，同時要進一步的規范和擴充三化資源。

構建快速設計平臺是市場化條件下現代航空企業迫切的追求。在檔案保存依靠紙質形式進行的傳統模式下，檔案管理平臺并不能為企業設計貢獻多少知識力量，因為檢索和查找起來實在是不方便。尤其是現在設計文檔電子化，更是無法繼承原有的紙質檔案。而以信息資源為核心的檔案信息化管理平臺的上線，為快速的設計平臺的建設提供了便利。大量信息知識資源儲存在檔案管理平臺中，這正為快速設計平臺提供了其需求的知識庫。在快速設計平臺構建時即提出對信息資源的需求，就可以在檔案信息化管理平臺的建設上加以考慮和定制開發，提供為快速設計平臺服務的接口。

4 新形勢下航空企業檔案管理信息化建設探討

雖然說檔案信息化管理平臺的建設逐漸得到企業領導的重視，同時我們也清醒的認識到其為企業發展帶來的好處，但是在實際的檔案信息化管理平臺建設中，仍然存在著很多問題需要解決。新形勢下航空企業檔案管理信息化建設過程中應充分注意以下幾點：

1）傳統紙質檔案與信息化資源檔案并存管理

目前正是航空產品設計制造逐漸走線無紙化的過渡階段，部分原有型號沿用著紙質檔案，而新研試點型號在走向無紙化。這種傳統紙質檔案與信息化資源檔案并存的情況，給檔案管理部門帶來了管理上的壓力。同時，由于全信息資源歸檔應用不多，也減緩了檔案的信息化管理平臺的建設。

2）多平臺信息資源的整合

立足于全信息資源管理的檔案信息化管理平臺需要將各類型數據文檔納入管理，就需要包容和整合多平臺的數據信息。單純保存和發布電子文檔不難，但是要將每種文檔按照關聯關系保存，并能各級重用就不容易了。比如設計BOM發布后，要形成工藝BOM，就不能依靠工藝人員去全新建立工藝BOM再保存。一方面這樣任務量巨大，另一方面設計與工藝的關聯性丟失了，一旦設計更改，不僅會造成繁重的工藝的檔案維護任務，還容易產生錯誤。多平臺信息資源的關聯整合，還不太容易，需要一步步探索前行，逐漸在實踐中擴展，才能最終集成的包含全生命周期信息資源的檔案信息化管理平臺。

3）信息化條件下檔案管理思路的變化

信息化條件下，檔案管理需要有思路上的變化。檔案管理的信息資源有了更靈活的屬性，數據分析與處理工具越來越強大，基于大數據的智能化的分析系統逐漸出現，這都給檔案信息化管理平臺提供了新的方向。新形勢下，檔案管理工作者還應當把企業對于信息資源的需求作為其新的重要任務加以對待。

4）信息安全問題不容忽視

航空企業的產品檔案數據保密要求高，進行檔案信息化管理平臺建設必須要考慮檔案數據的安全。當前信息技術發展中，很多潛在的安全問題并不可預期，我們在建設檔案管理平臺時，如果稍不注意，可能導致企業保密檔案被非法竊取，不僅給企業自身帶來嚴重損失，還可能會導致泄露國家秘密，危害國家安全。

5 總結

在信息技術支撐下，航空企業的設計與管理模式發生了變革，隨之而來的檔案管理問題也得到了重視，檔案管理的信息化建設正在隨著基于信息資源的設計與管理平臺的構建同步展開。構建產品全生命周期資源的集成的檔案信息化管理平臺是檔案管理的發展方向。同時，作為數據中心的檔案管理部門應以企業對信息資源的需求作為新的任務，融入企業核心角色，為企業的快速發展貢獻力量。

雖然，目前階段檔案信息化管理平臺的構建還存在著諸多問題，但是隨著信息技術的發展，航空企業信息化設計與管理平臺的逐漸深入應用，這些問題都會得到解決。我們應該堅定信念，時刻關注信息技術發展，同時要不斷更新觀念，與時俱進，在實踐中探索好的經驗和方法，進行科學管理，將檔案管理的價值發揮到最大。

參考文獻

[1]曹飛雪. 淺談知識管理視角下航空企業檔案信息資源管理[J]. 航空檔案增刊，2013.

[2]萬秀萍，李全慶. 檔案信息化：主要模式、驅動機制與政策選擇[J]. 檔案學研究，2009.4.

[3]王會粉，于文蓮. 檔案知識管理的特征及其系統構建[J].黑龍江科技信息，2012（2）：181.