新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

徐文錕

[摘要]隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，在新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院文書檔案發(fā)揮著非常重要的作用。文書檔案作為醫(yī)院重要事件的真實(shí)、原始記錄，是醫(yī)院管理工作的重要依據(jù)，能夠?yàn)獒t(yī)院在發(fā)展過程中提供重要的信息支持，因此需要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文書檔案的管理，加快推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作規(guī)范和完善的進(jìn)程，使其在醫(yī)院發(fā)展過程中能夠起到重要的作用。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；文書檔案；管理；特點(diǎn)；現(xiàn)狀；策略

近年來，醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院在經(jīng)營管理工作中所面臨的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，這就對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院公文檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)性工作，醫(yī)院文書檔案是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的重要記載，是確保醫(yī)院能夠良性發(fā)展的重要信息依據(jù)，這就對(duì)文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的管理工作，使其為醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。

一、醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案不僅記載著醫(yī)院的發(fā)展史，更是醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)資料的匯總，因此在醫(yī)院發(fā)展和管理工作中發(fā)揮著非常重要的作用。新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：

（一）規(guī)范性。文書檔案多以領(lǐng)導(dǎo)部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴(yán)格對(duì)公文的類型、檢查和傳遞等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的規(guī)范性管理。

（二）服務(wù)性。醫(yī)院文書檔案作為醫(yī)院及部門各項(xiàng)決策的重要依據(jù)和參考，其具有較強(qiáng)的服務(wù)性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對(duì)其服務(wù)性進(jìn)行重視，進(jìn)一步對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務(wù)。

（三）保密性。文書檔案是對(duì)醫(yī)院重要事件的真實(shí)記錄，同時(shí)也是各項(xiàng)公文活動(dòng)資料的匯總，可以說醫(yī)院內(nèi)部的許多重要信息都會(huì)由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫(yī)院的內(nèi)部信息資料，具有一定的保密性，一旦發(fā)生信息的泄露，則會(huì)對(duì)醫(yī)院帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展。

二、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理基礎(chǔ)較差

長期以來醫(yī)院文書檔案管理都處于封閉的狀態(tài)，更重視于保管工作。而且不同時(shí)期對(duì)文書檔案管理質(zhì)量要求也不同，檔案缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)則，再加在醫(yī)院發(fā)展過程中，對(duì)檔案工作缺乏重視，經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，檔案管理人員整體素質(zhì)較低，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理基礎(chǔ)較差，不利于各項(xiàng)檔案工作的順利開展。

（二）文書工作與文書檔案工作脫節(jié)

在醫(yī)院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態(tài)，這就導(dǎo)致文書工作與檔案工作存在許多脫節(jié)的情況，無法實(shí)現(xiàn)有效的銜接。同時(shí)醫(yī)院文書人員由于自身檔案意識(shí)淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時(shí)進(jìn)行收集，收集范圍不明確等問題，同時(shí)還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號(hào)不規(guī)范等情況，文書處理的質(zhì)量不高，這就文書檔案收集工作的質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時(shí)還會(huì)對(duì)文件價(jià)值鑒定及文件之間的有機(jī)聯(lián)系帶來較大的影響。

（三）文書檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實(shí)際工作中，文書人員自身檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也沒有履行對(duì)文書人員的指導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)，這就導(dǎo)致文書檔案存在許多不規(guī)范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

（四）文書檔案管理不規(guī)范

醫(yī)院發(fā)展過程中，對(duì)于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導(dǎo)致工作人員對(duì)于文書檔案歸檔界限在認(rèn)識(shí)上較為模糊，在實(shí)際工作中，檔案不能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象較為常見，檔案極易發(fā)生毀損和丟失。同時(shí)在當(dāng)前文書檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，管理手段較為落后，這就導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對(duì)檔案的服務(wù)性帶來不利影響。

二、新時(shí)期提高醫(yī)院文書檔案管理水平的策略

（一）提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí)，才能讓檔案人員對(duì)文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

（二）優(yōu)化文書檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行，在目前形勢下，醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率，以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容，對(duì)文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入，對(duì)文書檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時(shí)間，將檢索中的認(rèn)為失誤率降低，保證檢索準(zhǔn)確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。

（三）以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量

規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處，院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級(jí)負(fù)責(zé)，加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。

（四）提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)，通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理，同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。

三、結(jié)束語

加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案的管理，不僅需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，加大資金投入，同時(shí)，檔案部門要加大對(duì)專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)；另一方面，要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各部門間的管理與溝通，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的飛躍。

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