新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理探索

熊梅

[摘要] 現(xiàn)階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展逐漸步入新常態(tài)，呈現(xiàn)出不同的發(fā)展理念和趨勢(shì)，為了有效順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，以全新的工作思維和視角開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理。具體到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理，尤其是檔案管理，更應(yīng)該不斷融入新的工作理念，以人為本，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，為廣大患者服務(wù)。該文就新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行了探討，就其中存在的問(wèn)題、原因以及管理策略進(jìn)行了進(jìn)一步分析。

[關(guān)鍵詞] 經(jīng)濟(jì)新常態(tài)；醫(yī)院；檔案管理；以人為本

[中圖分類(lèi)號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2015）10（a）-0019-03

醫(yī)院的檔案管理，對(duì)于醫(yī)院重大決策的科學(xué)性具有重要意義。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，新的時(shí)代大背景對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了新的要求，為了不斷適應(yīng)新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理的需要，就應(yīng)該不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行有益探索，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理新模式，發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

1醫(yī)院檔案管理實(shí)踐中的問(wèn)題研究

一直以來(lái)，由于傳統(tǒng)觀念的影響根深蒂固，難以撼動(dòng)，在醫(yī)院檔案管理中，相關(guān)責(zé)任部門(mén)的重視度不夠，檔案管理的重要性得不到有效發(fā)揮，尤其是在人員、設(shè)備、場(chǎng)所等的管理方面，更加得不到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視。受這種因素的影響，醫(yī)院檔案管理一直受到諸多問(wèn)題的煩擾。

1.1醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)

具體到醫(yī)院的檔案管理，其主要內(nèi)容和職責(zé)應(yīng)該包括對(duì)各種檔案管理制度的制定，對(duì)不同工作人員人事檔案、各種文件資料的收集、保管、建檔、歸檔和整理保管、利用等環(huán)節(jié)[1]。與此同時(shí)，檔案移交工作也是檔案管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到檔案管理水平的高低。通過(guò)借助現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化指日可待。完善的醫(yī)院檔案管理，應(yīng)該具有健全的管理制度，臨床醫(yī)療科室、二線醫(yī)技、后勤部門(mén)等具有明確分工，并具有明確的績(jī)效考核管理制度，在制度、管理手段、職位設(shè)置以及辦公場(chǎng)所管理方面都具有規(guī)范性。

1.2醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題

1.2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高 在任何工作崗位，人員素質(zhì)是關(guān)系到工作效果的關(guān)鍵因素。在醫(yī)院檔案管理工作中，現(xiàn)有的管理人員素質(zhì)相對(duì)低下，工作積極性難以提高，這也成為了制約現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要因素。主要表現(xiàn)在：第一，醫(yī)院檔案管理人員“魚(yú)龍混雜”，現(xiàn)有工作人員多是其他部門(mén)或二三線科室人員頂替的，人員專(zhuān)業(yè)度不匹配，學(xué)歷偏低，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，甚至對(duì)檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)。第二，在現(xiàn)有的管理人員中，很多工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作都不甚了解，大數(shù)據(jù)平臺(tái)無(wú)法應(yīng)用其中，發(fā)揮現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)，再加上管理人員對(duì)檔案管理學(xué)知識(shí)欠缺，常識(shí)性錯(cuò)誤常常難以避免。第三，檔案管理制度缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，可操作性差，造成了檔案管理中無(wú)形的人為損害[2]。

1.2.2管理制度和管理場(chǎng)所匱乏，資料存在不同程度的遺失 在檔案管理中，很多醫(yī)院都存在不完善的地方。很多醫(yī)院對(duì)于衛(wèi)生主管部門(mén)關(guān)于檔案管理的要求置若罔聞，對(duì)檔案缺乏明確的管理機(jī)制和管理標(biāo)準(zhǔn)。在很多情況下，醫(yī)院檔案并沒(méi)有專(zhuān)用的庫(kù)房，只能將醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工檔案進(jìn)行整理，而其他方面的則散落在醫(yī)院各處，更不用談將資料檔案進(jìn)行分類(lèi)、收集、補(bǔ)充、審核、裝訂了，從而導(dǎo)致了醫(yī)院檔案資料嚴(yán)重缺失，人力資源管理困難重重。

1.2.3醫(yī)院檔案利用率低下 具體到醫(yī)院檔案的利用，很多醫(yī)院并沒(méi)有做到位。在實(shí)踐中，檔案管理并不是獨(dú)立的學(xué)科范疇，更不是邊緣化的信息資源，但是，在實(shí)際的管理工作中，檔案管理始終都不能被列入醫(yī)院工作的重點(diǎn)。縱觀眾多醫(yī)院的檔案管理，資源難以做到有效整合，檔案管理工作逐漸被邊緣化，對(duì)檔案資料的整理、研究和分析利用都難以有效執(zhí)行。

2進(jìn)一步強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的重要性

在現(xiàn)代，社會(huì)分工日益明確，在醫(yī)院工作的各種分工中，檔案管理工作也不斷趨向現(xiàn)代化，成為了維系醫(yī)院日常工作不可或缺的一部分。比如，人事檔案管理工作，是檔案管理的重要組成部分，是貫徹黨和國(guó)家方針政策的重要途徑，是了解員工政治思想水平、行為作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力和工作表現(xiàn)的重要依據(jù)，是醫(yī)院黨委和行政領(lǐng)導(dǎo)踐行知人善任的重要依據(jù)。為此，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理有著重要的實(shí)際意義。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

2.1促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案信息資源的共享

在當(dāng)今社會(huì)，生活節(jié)奏不斷加快，信息也是瞬息萬(wàn)變。在如今，人類(lèi)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，很多三甲醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)，通過(guò)現(xiàn)代化的信息手段，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)和管理。具體到醫(yī)院檔案管理，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息模擬技術(shù)的綜合應(yīng)用，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，促進(jìn)醫(yī)院管理的現(xiàn)代化，提高管理效率，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高。在這其中，檔案管理工作也必須不斷實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。比如，在醫(yī)院的檔案管理中，某個(gè)科室想要對(duì)醫(yī)務(wù)人員的學(xué)歷信息、專(zhuān)業(yè)信息、技術(shù)職稱(chēng)和培訓(xùn)情況等，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，即可在最短的時(shí)間內(nèi)獲得相關(guān)信息。再比如，醫(yī)院的固定資產(chǎn)、藥品購(gòu)入、醫(yī)院資源和人員結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)信息，雖然復(fù)雜，但是在大數(shù)據(jù)平臺(tái)下，醫(yī)院部門(mén)可以在短時(shí)間內(nèi)掌握明確的信息資源，這有利于促進(jìn)不同科室之間的友好協(xié)作，促進(jìn)醫(yī)院信息資源的共享，從而有效提高醫(yī)院的工作效率，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

2.2為醫(yī)院管理者的科學(xué)決策提供信息依據(jù)

醫(yī)院檔案信息的存在，主要對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和管理進(jìn)行記錄和總結(jié)，是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)成果的反映。為此，妥善做好醫(yī)院檔案管理工作，做好員工檔案的信息存檔，做好文件、信息、資源的保管工作，是醫(yī)院檔案管理的重要義務(wù)，其信息完整度是全院所有部門(mén)中最完整的一個(gè)。通過(guò)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和信息化，更加有利于醫(yī)院開(kāi)展后續(xù)工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)醫(yī)院信息檔案資源的利用程度不斷提高，并以此作為重要的信息依據(jù)，輔助醫(yī)院決策，促進(jìn)醫(yī)院決策的科學(xué)性，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3提高醫(yī)院相關(guān)部門(mén)和科室的工作效率

對(duì)于醫(yī)院而言，科室工作流程化十分明顯，但是，具體到不同的醫(yī)院，流程也不盡相同。在不同科室之間、不同部門(mén)之間，都需要特定的聯(lián)系，形成相互配合、相互協(xié)調(diào)的工作關(guān)系。如果醫(yī)務(wù)人員之間能夠借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)患者信息資源共享，則可以有效提高患者就診的便利程度，提高工作效率。與此同時(shí)，檔案資源管理的完善，也更加有利于促進(jìn)醫(yī)院的節(jié)能降耗，控制資金投入。

3新常態(tài)下醫(yī)院檔案管理工作的有益探索

對(duì)現(xiàn)有醫(yī)院檔案資源進(jìn)行有效整合，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的發(fā)展，通過(guò)醫(yī)院檔案管理工作的加強(qiáng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案資源與大數(shù)據(jù)平臺(tái)的有效整合，從而促進(jìn)信息資源的共享。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理的規(guī)劃，為醫(yī)院重大決策提供有效的數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)醫(yī)院決策的有效性、科學(xué)性和合理性，從而提高醫(yī)院不同部門(mén)的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的流程化進(jìn)程[3]。由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的有效整合，能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

3.1切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，強(qiáng)化管理人員素質(zhì)

在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，為了有效規(guī)范醫(yī)院的檔案管理，首先應(yīng)該樹(shù)立全新的工作理念，提高工作人員的整體素質(zhì)。首先，當(dāng)代檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)理念，全面提升個(gè)人綜合素質(zhì)，改變檔案管理是邊緣工作，自己是邊緣人的理念，積極為醫(yī)院的發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。其次，為了有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升，必須認(rèn)清自己的短板，創(chuàng)造機(jī)會(huì)，提升自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，尤其是人力資源、檔案管理、計(jì)算機(jī)操作以及醫(yī)療衛(wèi)生等學(xué)科，更是重中之重，讓每一位醫(yī)院檔案工作人員都成為與時(shí)俱進(jìn)的專(zhuān)業(yè)性人才。

3.2立木為信，積極建立健全醫(yī)院檔案管理制度

為了有效做好醫(yī)院檔案管理工作，確保醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，就必須不斷健全醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案管理工作有法可依，有規(guī)可循，杜絕檔案管理中的不合理現(xiàn)象，確保檔案資料的規(guī)范使用[4]。眾所周知，在醫(yī)院檔案管理的實(shí)際中，管理工作人事相關(guān)，涉及到的方面眾多，對(duì)于檔案的規(guī)范管理，能夠有效了解醫(yī)院的成長(zhǎng)歷史，保存經(jīng)營(yíng)機(jī)密，讓檔案資料真正成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，為促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)決策做出貢獻(xiàn)。比如，在醫(yī)院檔案管理中，對(duì)檔案外形的要求，必須是明確分類(lèi)，編排有序，目錄清晰，裝訂整齊劃一。在檔案內(nèi)容方面，必須保證其完整性、條理性、實(shí)用性和真實(shí)性。并借助現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，創(chuàng)建屬于自己的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將檔案作為基礎(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，并建立嚴(yán)格的干部管理制度，確保建立現(xiàn)代化檔案管理制度。

3.3提高對(duì)醫(yī)院檔案管理的工作重要性的認(rèn)識(shí)，挖掘其中的價(jià)值

在醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐中，要想做好這一領(lǐng)域的工作，就必須正確認(rèn)識(shí)其重要性，從而深入挖掘檔案管理的內(nèi)在價(jià)值。為此，在日常管理中，需要對(duì)醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)務(wù)管理人員進(jìn)行必要的人文訓(xùn)練，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，管理人員應(yīng)該在日常工作中積極引入先進(jìn)的管理理念，強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，用足夠的時(shí)間保證醫(yī)院檔案信息的合理開(kāi)發(fā)和利用[5]。為了保證本院的信息檔案資源優(yōu)勢(shì)能夠向經(jīng)營(yíng)效益優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化，就必須詳細(xì)、系統(tǒng)地編寫(xiě)整體介紹，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)展跟蹤服務(wù)[6]。另一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，加大投入，改善檔案管理的資金、人員和場(chǎng)所條件，為真正實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理打好基礎(chǔ)，從而不斷提高檔案管理的科技含量，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.4轉(zhuǎn)變檔案管理工作中的服務(wù)方式

在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該萬(wàn)象更新，通過(guò)這種新變化，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)發(fā)展的需求，構(gòu)建服務(wù)型檔案管理模式，更好地為患者服務(wù)，用中國(guó)精神講中國(guó)故事，促進(jìn)中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)。為此，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該積極迎合當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，轉(zhuǎn)變工作方式，全心全意為廣大患者謀福利，善于學(xué)習(xí)新知識(shí)、新理念和新方法，并去實(shí)踐應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化服務(wù)模式的建立[7]。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該給予檔案工作人員一定的支持和鼓勵(lì)，積極投入人力、物力、財(cái)力，不斷完善檔案管理的軟硬件條件，設(shè)置渠道，促進(jìn)醫(yī)院的改革和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)改革目標(biāo)。

4結(jié)語(yǔ)

綜上，在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，為了有效提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，促進(jìn)醫(yī)院更好地為患者服務(wù)，作為醫(yī)院檔案管理工作者，就應(yīng)該不斷運(yùn)用新思路、新理念和新方法，積極促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高。

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（收稿日期：2015-07-07）