新常態下醫院檔案管理探索

熊梅

[摘要] 現階段，我國經濟發展逐漸步入新常態，呈現出不同的發展理念和趨勢，為了有效順應時代發展趨勢，以全新的工作思維和視角開展經營管理。具體到醫院的經營管理，尤其是檔案管理，更應該不斷融入新的工作理念，以人為本，充分調動管理人員的工作積極性，為廣大患者服務。該文就新常態下醫院檔案管理工作進行了探討，就其中存在的問題、原因以及管理策略進行了進一步分析。

[關鍵詞] 經濟新常態；醫院；檔案管理；以人為本

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2015）10（a）-0019-03

醫院的檔案管理，對于醫院重大決策的科學性具有重要意義。在經濟新常態下，新的時代大背景對醫院檔案管理提出了新的要求，為了不斷適應新常態下醫院檔案管理的需要，就應該不斷對檔案管理進行有益探索，創新醫院檔案管理新模式，發揮醫院檔案管理的作用，推動醫院的可持續發展。

1醫院檔案管理實踐中的問題研究

一直以來，由于傳統觀念的影響根深蒂固，難以撼動，在醫院檔案管理中，相關責任部門的重視度不夠，檔案管理的重要性得不到有效發揮，尤其是在人員、設備、場所等的管理方面，更加得不到醫院領導的重視。受這種因素的影響，醫院檔案管理一直受到諸多問題的煩擾。

1.1醫院檔案管理的內容與職責

具體到醫院的檔案管理，其主要內容和職責應該包括對各種檔案管理制度的制定，對不同工作人員人事檔案、各種文件資料的收集、保管、建檔、歸檔和整理保管、利用等環節[1]。與此同時，檔案移交工作也是檔案管理的重要內容，關系到檔案管理水平的高低。通過借助現有的計算機數據庫平臺，醫院檔案管理實現現代化指日可待。完善的醫院檔案管理，應該具有健全的管理制度，臨床醫療科室、二線醫技、后勤部門等具有明確分工，并具有明確的績效考核管理制度，在制度、管理手段、職位設置以及辦公場所管理方面都具有規范性。

1.2醫院檔案管理的問題

1.2.1檔案管理人員整體素質不高 在任何工作崗位，人員素質是關系到工作效果的關鍵因素。在醫院檔案管理工作中，現有的管理人員素質相對低下，工作積極性難以提高，這也成為了制約現階段醫院檔案管理實現現代化的重要因素。主要表現在：第一，醫院檔案管理人員“魚龍混雜”，現有工作人員多是其他部門或二三線科室人員頂替的，人員專業度不匹配，學歷偏低，缺乏檔案管理專業人才，甚至對檔案管理工作沒有進行過系統學習。第二，在現有的管理人員中，很多工作人員對于計算機操作都不甚了解，大數據平臺無法應用其中，發揮現代檔案管理的優勢，再加上管理人員對檔案管理學知識欠缺，常識性錯誤常常難以避免。第三，檔案管理制度缺乏嚴謹性，可操作性差，造成了檔案管理中無形的人為損害[2]。

1.2.2管理制度和管理場所匱乏，資料存在不同程度的遺失 在檔案管理中，很多醫院都存在不完善的地方。很多醫院對于衛生主管部門關于檔案管理的要求置若罔聞，對檔案缺乏明確的管理機制和管理標準。在很多情況下，醫院檔案并沒有專用的庫房，只能將醫院領導和職工檔案進行整理，而其他方面的則散落在醫院各處，更不用談將資料檔案進行分類、收集、補充、審核、裝訂了，從而導致了醫院檔案資料嚴重缺失，人力資源管理困難重重。

1.2.3醫院檔案利用率低下 具體到醫院檔案的利用，很多醫院并沒有做到位。在實踐中，檔案管理并不是獨立的學科范疇，更不是邊緣化的信息資源，但是，在實際的管理工作中，檔案管理始終都不能被列入醫院工作的重點?？v觀眾多醫院的檔案管理，資源難以做到有效整合，檔案管理工作逐漸被邊緣化，對檔案資料的整理、研究和分析利用都難以有效執行。

2進一步強化醫院檔案管理的重要性

在現代，社會分工日益明確，在醫院工作的各種分工中，檔案管理工作也不斷趨向現代化，成為了維系醫院日常工作不可或缺的一部分。比如，人事檔案管理工作，是檔案管理的重要組成部分，是貫徹黨和國家方針政策的重要途徑，是了解員工政治思想水平、行為作風、業務能力和工作表現的重要依據，是醫院黨委和行政領導踐行知人善任的重要依據。為此，強化醫院檔案管理有著重要的實際意義。這主要表現在兩個方面。

2.1促進大數據時代醫院檔案信息資源的共享

在當今社會，生活節奏不斷加快，信息也是瞬息萬變。在如今，人類已經步入信息化時代，很多三甲醫院都實現了大數據信息資源共享平臺的建設，通過現代化的信息手段，促進醫院的現代化經營和管理。具體到醫院檔案管理，通過對計算機技術、網絡技術和信息模擬技術的綜合應用，利用大數據平臺，促進醫院管理的現代化，提高管理效率，促進醫院經濟效益的提高。在這其中，檔案管理工作也必須不斷實現現代化，實現信息資源的共享。比如，在醫院的檔案管理中，某個科室想要對醫務人員的學歷信息、專業信息、技術職稱和培訓情況等，通過大數據平臺，即可在最短的時間內獲得相關信息。再比如，醫院的固定資產、藥品購入、醫院資源和人員結構等數據信息，雖然復雜，但是在大數據平臺下，醫院部門可以在短時間內掌握明確的信息資源，這有利于促進不同科室之間的友好協作，促進醫院信息資源的共享，從而有效提高醫院的工作效率，提高醫院的服務質量。

2.2為醫院管理者的科學決策提供信息依據

醫院檔案信息的存在，主要對醫院的經營和管理進行記錄和總結，是對醫院經營成果的反映。為此，妥善做好醫院檔案管理工作，做好員工檔案的信息存檔，做好文件、信息、資源的保管工作，是醫院檔案管理的重要義務，其信息完整度是全院所有部門中最完整的一個。通過促進醫院檔案管理的科學化、現代化和信息化，更加有利于醫院開展后續工作，促進醫院檔案管理的程序化和標準化，促進醫院信息檔案資源的利用程度不斷提高，并以此作為重要的信息依據，輔助醫院決策，促進醫院決策的科學性，促進醫院的可持續發展。

2.3提高醫院相關部門和科室的工作效率

對于醫院而言，科室工作流程化十分明顯，但是，具體到不同的醫院，流程也不盡相同。在不同科室之間、不同部門之間，都需要特定的聯系，形成相互配合、相互協調的工作關系。如果醫務人員之間能夠借助大數據平臺實現患者信息資源共享，則可以有效提高患者就診的便利程度，提高工作效率。與此同時，檔案資源管理的完善，也更加有利于促進醫院的節能降耗，控制資金投入。

3新常態下醫院檔案管理工作的有益探索

對現有醫院檔案資源進行有效整合，加強醫院檔案管理，是現階段經濟新常態背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，隨著經濟形勢的發展，通過醫院檔案管理工作的加強，能夠有效實現醫院傳統檔案資源與大數據平臺的有效整合，從而促進信息資源的共享。通過對醫院檔案管理的規劃，為醫院重大決策提供有效的數據支持，促進醫院決策的有效性、科學性和合理性，從而提高醫院不同部門的工作效率，促進醫院的流程化進程[3]。由此可見，通過對醫院檔案管理工作的有效整合，能夠促進經濟新常態下醫院的可持續發展。

3.1切實轉變檔案管理理念，強化管理人員素質

在經濟新常態下，為了有效規范醫院的檔案管理，首先應該樹立全新的工作理念，提高工作人員的整體素質。首先，當代檔案管理工作應該摒棄傳統理念，全面提升個人綜合素質，改變檔案管理是邊緣工作，自己是邊緣人的理念，積極為醫院的發展獻計獻策。其次，為了有效促進醫院檔案管理質量的提升，必須認清自己的短板，創造機會，提升自己的專業知識和業務能力，尤其是人力資源、檔案管理、計算機操作以及醫療衛生等學科，更是重中之重，讓每一位醫院檔案工作人員都成為與時俱進的專業性人才。

3.2立木為信，積極建立健全醫院檔案管理制度

為了有效做好醫院檔案管理工作，確保醫院檔案管理的規范化和科學化，就必須不斷健全醫院檔案管理制度，確保檔案管理工作有法可依，有規可循，杜絕檔案管理中的不合理現象，確保檔案資料的規范使用[4]。眾所周知，在醫院檔案管理的實際中，管理工作人事相關，涉及到的方面眾多，對于檔案的規范管理，能夠有效了解醫院的成長歷史，保存經營機密，讓檔案資料真正成為醫院領導決策的參謀，為促進醫院科學決策做出貢獻。比如，在醫院檔案管理中，對檔案外形的要求，必須是明確分類，編排有序，目錄清晰，裝訂整齊劃一。在檔案內容方面，必須保證其完整性、條理性、實用性和真實性。并借助現階段的大數據平臺，創建屬于自己的檔案信息數據庫，并將檔案作為基礎，借助計算機進行輔助管理，并建立嚴格的干部管理制度，確保建立現代化檔案管理制度。

3.3提高對醫院檔案管理的工作重要性的認識，挖掘其中的價值

在醫院檔案管理的實踐中，要想做好這一領域的工作，就必須正確認識其重要性，從而深入挖掘檔案管理的內在價值。為此，在日常管理中，需要對醫護人員以及醫務管理人員進行必要的人文訓練，加強對檔案管理工作的重視程度。在經濟新常態背景下，管理人員應該在日常工作中積極引入先進的管理理念，強化自身的管理意識，用足夠的時間保證醫院檔案信息的合理開發和利用[5]。為了保證本院的信息檔案資源優勢能夠向經營效益優勢轉化，就必須詳細、系統地編寫整體介紹，并通過計算機網絡技術，開展跟蹤服務[6]。另一方面，醫院領導應該加強對檔案管理工作的重視，加大投入，改善檔案管理的資金、人員和場所條件，為真正實現大數據管理打好基礎，從而不斷提高檔案管理的科技含量，實現資源共享。

3.4轉變檔案管理工作中的服務方式

在經濟新常態下，醫院檔案管理工作也應該萬象更新，通過這種新變化，適應社會經濟形勢發展的需求，構建服務型檔案管理模式，更好地為患者服務，用中國精神講中國故事，促進中國夢的實現。為此，醫院檔案管理工作人員應該積極迎合當下的經濟形勢，轉變工作方式，全心全意為廣大患者謀福利，善于學習新知識、新理念和新方法，并去實踐應用，促進醫院檔案管理工作現代化服務模式的建立[7]。此外，醫院領導也應該給予檔案工作人員一定的支持和鼓勵，積極投入人力、物力、財力，不斷完善檔案管理的軟硬件條件，設置渠道，促進醫院的改革和發展，實現醫院的現代化經營改革目標。

4結語

綜上，在經濟新常態下，為了有效提高醫院檔案管理的質量和效率，促進檔案管理工作的現代化，促進醫院更好地為患者服務，作為醫院檔案管理工作者，就應該不斷運用新思路、新理念和新方法，積極促進醫院檔案管理的現代化建設，促進醫院經濟效益和社會效益的提高。

[參考文獻]

[1] 卓曉波.新常態經濟下醫院檔案管理工作的新思路探索[J].卷宗，2015，5（10）：14.

[2] 王漢丹.醫院經濟檔案管理存在的問題及建議[J].青春歲月，2015（17）：429.

[3] 施文大，徐紅培，周金萍，等.醫院檔案規范化管理的實踐與思考[J].中國衛生產業，2015（11）：73-74.

[4] 王勇.淺談醫院人事檔案管理工作創新思路[J].科技創新導報，2015（7）：195.

[5] 曹文波.新常態經濟下醫院檔案管理工作的新思路[J].經濟師，2015（3）：227-228.

[6] 張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012（6）：219，221.

[7] 李奕恒.信息化時代醫院檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2010（16）：51-52.

（收稿日期：2015-07-07）