企業檔案管理存在的問題及解決途徑

劉莉

[摘 要]企業的文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等等，都要求要比較完整和真實地保存下來，要為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史的證明。檔案管理成為企業生產、經營等各項工作規范性管理的基礎與前提。作為企業管理工作者，必須充分認識到檔案管理工作在企業生存發展中具有基礎性作用和保護企業知識產權的重要性。

[關鍵詞]企業；檔案；問題；途徑

一、企業檔案管理存在的問題

1.檔案管理觀念滯后

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發揮程度。檔案管理水平越高，檔案對企業經營的支撐作用就越大，反之亦然。許多企業由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。

2.對檔案價值重視不夠

公司管理層對檔案工作的重視程度決定著檔案管理水平的高低。管理層對檔案工作重視程度越高，檔案管理水平就越高。管理層對檔案工作重視程度不夠，影響了企業檔案工作的開展。

3.檔案管理人員素質不高

檔案管理人員素質的高低直接影響著檔案管理水平的高低及檔案利用效果的好壞。從事檔案工作的人員少，相對又缺乏檔案專業管理人員，相互學習、相互交流的機會較少，檔案工作人員缺乏計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，素質水平良莠不齊。

二、提高企業檔案管理水平的路徑

1.規范化、科學化的檔案管理，是企業首要做好的一項基礎性工作

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產業的組成部分，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。首先必須具備完整的硬件設施，嚴格按照《檔案法》的明確規定，以單位具體情況科學安排檔案室的工作庫房選址，合理分布好辦公、閱覽和庫房三室的位置，并配備好成套必需的辦公用具，為檔案工作的順利開展做好充分的準備工作。

2.增強做好檔案工作的自覺性，積極拓展檔案信息資源

進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規范檔案管理的前提下積極拓展檔案信息資源，這是當前檔案管理工作的一個重點。目前，單位的檔案管理是將平時上級下發的收文、公司內部發文和簽報分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分類以件裝訂保存，內容是簡單地將行政、黨群、人事、經營管理、綜合業務管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管階段。檔案人員要通過檔案專業理論知識學習和考察外地先進檔案館，系統地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，對檔案管理的各項具體工作要有了進一步的了解和把握。要全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，明確了日后管理檔案工作的發展方向。檔案管理人員要充分認識到，要將檔案管理工作做細做實，首先要制定一個工作計劃安排收集資料、歸檔工作具體時間，定時向各科室各部門收集相關文件，盡可能齊全完整，并要做到隨收隨歸，方便平時查找，提高工作效率和檔案資料的質量。同時，要著力完善檔案類目的編排和存放工作，從細處做起，保護好檔案和便于今后利用檔案，為解決企業發展所需各項問題發揮余力。

3.自覺提高業務技能，適應新形勢下檔案工作的新要求

努力提高檔案人員自身專業知識和業務能力，認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度，這是新形勢下檔案管理工作的基本要求。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。要經常舉辦各類培訓，要讓檔案員深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來自于資源的搜集、檔案的分類方法，來自于所探究的如何針對企業特點構建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。要讓檔案員深知參加檔案培訓的目的，就是要把理論知識應用到實踐中去。如何能學以致用，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。必須要求每個檔案員都要有扎扎實實的業務功底和較強的管理能力和服務意識。一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎；二是要勤總結，勤改進，不斷創新。

4.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化開展

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。一是將檔案管理制度正式納入企業管理制度，明確管理檔案的部門或人員；二是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全；三是辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。而要將檔案管理工作納入企業管理程序，納入企業各部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

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