實(shí)施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實(shí)完整

王義江

摘要：隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，電子檔案技術(shù)得到廣泛利用，并逐漸呈現(xiàn)出取代紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。在這種社會(huì)背景下，為了更好的保證電子檔案文件管理工作能夠安全、有效、科學(xué)的開展，檔案部門在明確電子文件內(nèi)涵的前提下，指出了電子文件檔案管理工作要點(diǎn)。這里我們就與之相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單探討。

關(guān)鍵詞：電子文件；有效管理；檔案

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案事業(yè)也取得突出成績(jī)，以電子檔案為主的檔案工作新思路、新方式逐漸被人們認(rèn)可。面對(duì)不斷增多的電子檔案文件，如何才能在管理中更好的對(duì)這些檔案資源進(jìn)行收集、歸類、歸檔已成為當(dāng)今檔案部門工作重點(diǎn)。這里我們就具體電子文件的管理職責(zé)、原則做詳細(xì)分析，并得出了下面結(jié)論。

1、電子文件含義

伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是非常重要的信息資源和珍貴財(cái)富。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》CGB/T188942002）中對(duì)電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

從上述電子文件檔案含義中我們得知，在目前工作中，不管是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類文件，還是用各種智能電器拍攝的視頻、音頻以及照片文件，他們都隸屬與電子文件，同時(shí)這一文件還包含了計(jì)算機(jī)在運(yùn)行中所發(fā)出的指令、運(yùn)行環(huán)境記錄等內(nèi)容。

2、明確電子文件的管理職責(zé)

目前，隨著電子文件數(shù)量的不斷增多，要想合理開展電子檔案工作，就必須要明確電子文件的管理職責(zé)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性與有效性，通過電子文件管理部門與檔案形成部門、收集部門之間的良好合作以及協(xié)調(diào)方式開展工作，并正確的劃分每一個(gè)部門需要擔(dān)負(fù)的檔案管理職責(zé)，具體的工作重點(diǎn)包含以下方面：

2.1檔案行政管理部門的工作職責(zé)

行政部門檔案管理工作是國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的大力支持，在具體管理工作中深刻引入信息化技術(shù)，且同信息化管理部門溝通交流，讓本區(qū)域的電子文檔在信息傳輸?shù)拿恳粋€(gè)過程都得到科學(xué)管理與監(jiān)督。由于當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理模式出現(xiàn)時(shí)間不長(zhǎng)，各項(xiàng)工作都處于摸索階段，受經(jīng)驗(yàn)不成熟、制度不完善等因素的影響，使得電子檔案管理工作中難免會(huì)產(chǎn)生一定的問題。因此，在具體管理中我們需要引入新技術(shù)對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，從技術(shù)、理念等方面提高管理效率，強(qiáng)化檔案工作質(zhì)量。

2.2電子文件行政單位的工作職責(zé)

電子文件是一個(gè)系統(tǒng)、綜合的內(nèi)容，它的管理屬于全過程管理體制，從檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、檔案的收集到檔案的歸檔，是一個(gè)系統(tǒng)過程，它的全過程涉及到檔案部門、信息部門等多個(gè)不同部門，它在具體管理中不僅要各單位相互協(xié)調(diào)，而且要各單位都做好自身職責(zé)，制定科學(xué)的管理規(guī)范，從而確保檔案管理工作的正常開展。

2.2.1檔案部門

由于電子文件本身是一種新技術(shù)、新產(chǎn)品，其管理方法和模式都處于摸索階段，這就要求檔案部門在工作中不斷加大管理力度，并且科學(xué)、合理的引入信息技術(shù)，讓檔案部門的工作同信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)形成一個(gè)有機(jī)整體，建立一個(gè)科學(xué)、合理的電子檔案文件管理制度。在該部門的工作中，整個(gè)工作內(nèi)容包含了電子歸檔要求、電子文件的管理期限、檔案形式等。同時(shí)，在管理中還需要強(qiáng)化本單位與社會(huì)之間的聯(lián)系，確保檔案管理系統(tǒng)能滿足時(shí)代發(fā)展、行業(yè)進(jìn)步的需求。

2.2.2信息化工作部門的職責(zé)

實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性、有效性和科學(xué)性是當(dāng)今檔案管理工作的核心內(nèi)容，也是不斷引入各種新技術(shù)、新方法對(duì)檔案管理策略進(jìn)行優(yōu)化的主要手段。在具體的管理中，整個(gè)工作內(nèi)容包含了檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)單位的交流與溝通，由系統(tǒng)開發(fā)單位根據(jù)檔案管理部門對(duì)檔案管理工作提出的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，并與系統(tǒng)開發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等信息。

2.3電子文件形成部門的職責(zé)

電子文件形成部門在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格按照本單位檔案部門的規(guī)定要求，要對(duì)電子文件的積累、歸檔等工作進(jìn)行完成。

實(shí)際上，電子文件有效管理工作并不是一個(gè)人、也不是一個(gè)部門就能夠做好的，這需要每一個(gè)相關(guān)部門的參與，只有真正意識(shí)到電子文件管理工作的重要性，積極主動(dòng)的參與進(jìn)來，才會(huì)為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.明確電子文件的管理原則

檔案部門對(duì)電子文件要實(shí)行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效，并對(duì)電子文件實(shí)行全過程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一管理原則。

電子文件的真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒有被非法修改，形式上也沒有發(fā)生改變。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。

電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。

電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識(shí)別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。

所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運(yùn)行過程中，對(duì)系統(tǒng)安全和自身數(shù)據(jù)安全的一個(gè)過程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個(gè)方面：首先，電子文件的修改十分簡(jiǎn)便，并不會(huì)留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境生存的，而在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易發(fā)生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發(fā)生文件丟失、篡改等情況。最后，因?yàn)樯矸菡J(rèn)定技術(shù)水平較低，還無法對(duì)操作者身份進(jìn)行準(zhǔn)確的認(rèn)定，致使電子文件合法操作者很難對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效控制。因此，上述這些問題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國(guó)當(dāng)前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點(diǎn)問題。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，可以得知，只有加強(qiáng)做好電子文件管理工作，才能充分保障電子歸檔工作的有效開展，確保電子檔案信息的真實(shí)、完整。

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