中職學校檔案管理體系的建立

雷碧芬

摘 要：中職學校的檔案管理非常重要，對于學校的教育教學和管理具有重要的意義。我國目前的中職教育面臨著改革，對于學校檔案管理有新的發展方向。在教育教學改革背景下，建立健全中職學校檔案管理的體系，對中職學校的發展有著巨大的影響。本文主要對中職學校的檔案管理工作體系進行詳細的分析和討論。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;體系;分析

目前，中職教育面臨著改革，尤其是中職學校的檔案管理工作越來越緊迫。在新環境下，檔案管理工作不斷適應中職教育教學，但是在檔案管理上還有一些問題。中職學校應致力于檔案管理體系的建設，加快檔案管理制度建設，推進中職學校檔案網絡管理，促進檔案工作現代化發展，使中職學校檔案管理不斷向前發展。

一、目前中職學校檔案管理現狀

目前，中職學校在具體的檔案管理工作中，還存在諸多的問題。尤其是檔案管理現狀中中職學校領導不重視，對于檔案管理認識不夠。一些學校領導沒有加強重視中職檔案工作管理，人為中職學校在教育行政層面上的作用不大，不重視學校檔案建設，沒有嚴格要求和執行檔案管理。

其次，中職學校對于檔案管理的人員配置不足，且檔案工作人員的素質較為低下。很多中職學校中的檔案管理人員普遍素質低下，這也是中職檔案工作普遍存在的難題。一些中職院校的檔案工作管理人員甚至就一個人，且有的學校是從其他管理部門臨時借調來進行檔案管理。且這種檔案工作管理人員沒有檔案專業背景，又沒有充分學習和培訓過檔案管理，對于中職學校檔案管理工作沒有科學的認識和掌握，也造成了中職學校檔案管理工作始終跟不上時代的發展，不能有效走上科學化的發展道路。

再次，中職學校的檔案管理方式比較單一，有的學校在檔案管理上仍舊采用手工操作的方式，然后進行立卷和分類、歸檔等工作，對于檔案管理效率非常低下，且查閱檔案比較麻煩。加上檔案現代化硬件設施不完整，檔案室的通風和防潮、防火和防盜等相關條件都沒有達到規定要求。因此，檔案工作保管受到較大的影響。

二、建立中職學校檔案管理體系的策略

首先，要建立健全中職學校檔案管理體系，重視中職院校檔案制度的建設。要求中職學校廣大教師和學生，都要好好學習有關檔案規定和法律，加大檔案知識和管理宣傳。有效提高師生的檔案意識，使得檔案工作管理避免形式主義和口頭主義，檔案管理工作要建立完整的檔案管理制度，使檔案工作有法可依。還要加強要有關學校領導工作，主抓檔案管理體系建設，保證檔案體系形成一整套管理體系。爭取跟進中職教學的現代化管理，形成統一檔案管理，統一的檔案收集和整理，保證檔案工作齊頭并進，提高管理效率，保證檔案工作的高效性。

其次，要完善中職檔案管理信息化和數字化建設，保證檔案管理的現代化。中職學校檔案管理工作實現數字化管理以及信息化建設，不僅是檔案管理現代化的重要目標，而且是檔案工作的必由之路。檔案管理工作要提高認識，建立完善的檔案信息化管理和數字化建設，形成高效、方便的檔案管理體系。同時科學實現檔案管理的技術化目標，提高檔案管理的效率。

再次，中職學校檔案管理分類和收集，應本著學校檔案歸檔的“以我為主”原則，對中職學校檔案進行科學收集和整理。對于中職學校中的重點資料，如相關會議資料和協議書、材料等，應按照不同的方式進行分析和整理。具體如，中職學校下發的重點材料、學校公務活動重要文件，相關協議書和工資等分配材料的歸檔和保存。

最后，對于匯總至學校在收集和整理相關文件時，一定要按照具體的材料和年度劃分，保證材料歸檔整理。加強硬件配套建設，同時還要強調檔案管理和存放的原則和管理。還要加強檔案室的保管保存要求，對檔案室進行防火和防盜、防潮、方塵、防蟲、防高溫和防光、防霉等措施，保證檔案存放的萬無一失。

三、建立健全中職學校檔案管理體系

中職學校檔案管理工作是衡量學校的師資辦學質量和管理水平的重要標志，同時也是對中職學校的重要評估內容之一。對于中職學校檔案管理體系主要包括：檔案管理組織機構、檔案設置、檔案管理制度等，實現檔案目標管理標準化、規范化、制度化和科學化。

一是加強硬件建設，成立檔案室，配備專業技術人員，設置專門辦公場所，安裝防潮、防磁等設施，配備電腦和復印機、密集架和圖柜等，使檔案目標管理實現標準化;二是定期做好文件的收集、歸檔工作，嚴格歸檔程序，使檔案目標管理實現規范化;三是建立了《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案網絡化管理制度》等，完善了檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，使檔案目標管理實現制度化;四是建立了電子檔案系統，檔案目標管理實現科學化，加強管理人員的技術培訓。

此外，中職學校的檔案管理體系中，還應重視檔案信息化管理水平，檔案管理人員要加強自身的學習和培訓。改變傳統的檔案管理模式，積極學習新型檔案管理要求，適應目前現代化的中職檔案管理要求，精通檔案業務，為師生提供優質服務。

四、結語

綜上所述，中職學校檔案管理應建立起完整的體系，檔案工作人員應轉變工作思路和工作態度，努力提高自身的業務能力，強化對檔案工作管理，使中職學校檔案管理體系建立起來，使學校檔案工作運行良好。

參考文獻：

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